文書檔案整理省檔案局經(jīng)科處處長曾修倫文書檔案整理省檔案局經(jīng)科處處長曾修倫交流問題一、概念與范圍二、“案卷”的整理方法三、“件”的整理方法四、兩種整理方法比較

交流問題一、概念與范圍一、概念與范圍1.文書檔案的概念2.農(nóng)村文書檔案范圍3.文書檔案整理

一、概念與范圍1.文書檔案的概念1.文書檔案的概念

文書檔案，又稱管理性檔案，是指機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會組織在領(lǐng)導和管理等活動中形成的具有保存價值的文件。

1.文書檔案的概念文書檔案，又稱管理性檔案，是指機關(guān)、團2.農(nóng)村文書檔案的范圍鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案黨群工作類文件、人大工作類文件、行政事務管理類文件、編制人事勞資類文件、社會事業(yè)工作類文件、城建土地環(huán)保類文件、經(jīng)濟發(fā)展財貿(mào)類文件、政法保衛(wèi)類文件行政村文書檔案黨群村務類文件、綜合治理類文件、社會保障類文件、農(nóng)業(yè)管理類文件、企業(yè)管理類文件

2.農(nóng)村文書檔案的范圍鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案3.文書檔案整理

文書檔案的整理工作，就是按照一定原則對檔案實體進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。

3.文書檔案整理文書檔案的整理工作，就是按照一定原則對檔三、“件”的整理方法

（一）整理的原則

（二）整理單位

（三）“件”的整理方法與步驟三、“件”的整理方法（一）整理的原則（一）“件”整理的原則

遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用?！白裱募男纬梢?guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系”是指在操作時，將歸檔文件按照不同年度、不同問題（機構(gòu)）等文件形成過程中的客觀規(guī)律進行相對集中，維護不同文件間的有機聯(lián)系；在最低一級類目內(nèi)排列文件時，按“事由原則”將同一事由形成的文件集中排列在一起，使文件間的有機聯(lián)系得以充分體現(xiàn)。

（一）“件”整理的原則遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有“區(qū)分不同價值”是指依照《機關(guān)檔案歸檔和不歸檔范圍》和《文書檔案保管期限表》的規(guī)定，區(qū)分歸檔范圍內(nèi)不同文件的價值，劃定不同的保管期限。對于保存價值大、保管期限長的文件重點整理和保管；對保存價值小保管期限短的文件，根據(jù)條件區(qū)別對待；對無保存價值不須歸檔的文件，則予以銷毀?！皡^(qū)分不同價值”是指依照《機關(guān)檔案歸檔和不歸檔范圍》和《文書（二）歸檔文件的整理單位

整理單位：件對“件”和“為一件”的確定，原則上，整理的單位應為“自然件”，即單份文件，一般以每份文件為一件。遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。”（二）歸檔文件的整理單位整理單位：件⒈會議文件的確定：按內(nèi)容（問題）分別確定為件。⒉會議記錄：以會議各類各為一件。如黨組會議記錄、行政會議記錄等。⒊調(diào)查處理事項：一文一件。⒋信息簡報：每期為一件。⒌請示與批復：一般為一件，分開時各為一件。⒍文件正本與不同稿本：一般來說，文件的正本與定稿為一件，但定稿過厚不易裝訂的，也可單獨作為一件；重要文件如法律法規(guī)、重要標準、規(guī)范等須保留歷次修改稿的，其正本與歷次修改稿（包括定稿）各為一件。⒈會議文件的確定：按內(nèi)容（問題）分別確定為件。⒎正文與附件：附件是指附屬于正文之后的其他文件材料，作為正文的補充說明或參考材料，如附帶的圖表、統(tǒng)計數(shù)字、正文批準或發(fā)布的法規(guī)性文件等。一般來說，正文與附件為一件；如附件數(shù)量較多或不厚裝訂時，也可各為一件。⒏原件與復制件對于制成材料、字跡材料等不利于檔案保管的文件（如熱敏傳真件、鉛筆圓珠筆書寫的重要文件），以及使用中出現(xiàn)破損的文件，應復制后歸檔。復制件應與原件作為一件。⒎正文與附件：附件是指附屬于正文之后的其他文件材料，作為正文⒐轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文是一份文件的不同部分，前者往往包括貫徹意見及執(zhí)行要求，后者則是具體內(nèi)容，它們在發(fā)揮文件效力方面難以分割，因此也應作為一件。⒑報表、名冊、圖冊報表、名冊、圖冊等一般每冊（本）內(nèi)容都相對完整，具有獨立的檢索價值，因此應按照其本來的裝訂方式，一冊（本）作為一件。⒐轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文⒒來文與復文來文與復文是對聯(lián)系密切的來往性質(zhì)的文件材料的概括性表述，也包括去文與復文，從文種上看包括請示與批復、報告與批示、函與復函、通知與報告等。根據(jù)檢索需要的不同，此類文件可以作為一件，也可分別作為一件。⒒來文與復文⒓正文與文件處理單文書處理較規(guī)范的單位，文件在運轉(zhuǎn)過程中一般都附有文件處理單。文件處理單真實地記錄了文件的辦理過程，是歸檔文件不可分割的重要組成部分，應與文件作為一件。（說明：信息化程度高的單位，短期保管的發(fā)文建議不再走紙文書審簽批程序）⒓正文與文件處理單（三）“件”的整理方法與步驟

1.分類⒉裝訂3.排列4.蓋歸檔章5.編號6.編目7.裝盒（三）“件”的整理方法與步驟1.分類1.分類

包括年度分類法、問題（機構(gòu)）分類法、保管期限分類法。

①年度分類：按照文件材料形成的年度進行分類，每年形成的歸檔文件材料分為一類。

1.分類包括年度分類法、問題（機構(gòu)）分類法、保管期限分類法注意：一般按照文件材料的成文日期（落款時間）歸類?？缒甓鹊膸讉€日期的文件材料，按照以下辦法歸類：成文日期與收文日期跨年度，文件材料歸入后一年度；法規(guī)性文件的成文日期與批準日期跨年度，歸入后一年度；計劃、總結(jié)、預算決算、統(tǒng)計報表等文件材料，成文日期與其內(nèi)容針對的日期跨年度，歸入文件形成年度；幾份文件合為一件時，以裝訂時排列在前的文件時間為準。注意：一般按照文件材料的成文日期（落款時間）歸類。②機構(gòu)（或問題）分類法。按照文件形成的部門（或文件材料內(nèi)容所說明的問題（事由、主題））進行歸類。③保管期限分類法。按照歸檔文件的保管年限進行分類。保管期限，就是規(guī)定的檔案保管的年限。在實際工作中，往往需要將二種或三種分類法組合成復式分類法才能保證分類工作的意義。②機構(gòu)（或問題）分類法。按照文件形成的部門（或文件材料內(nèi)容所《規(guī)則》規(guī)定：年度分類法和保管期限分類法是復式分類法的必選項，問題（機構(gòu)）分類法是選擇項。因此，歸檔文件的分類方法實際上包括年度—問題（機構(gòu)）—保管期限分類法、保管期限—年度—問題（機構(gòu)）分類法、問題（機構(gòu)）—年度—保管期限分類法、年度—保管期限分類法、保管期限—年度分類法等五種。建議：在發(fā)文多的機關(guān)或鄉(xiāng)鎮(zhèn)采用年度—問題（機構(gòu)）—保管期限分類法，這是因為：使用這種分類方法，不用將永、定期三種保管期限的檔案分別單獨排列，節(jié)約檔案庫空間。對于發(fā)文數(shù)量少的單位和行政村，可將這一方案簡化為年度――保管期限兩級分類，節(jié)約盒具和檔案存儲空間?！兑?guī)則》規(guī)定：年度分類法和保管期限分類法是復式分類法的必選項注意：同一層次不能出現(xiàn)兩個分類標準。上位類應包含下位類，同類之間是平行關(guān)系（按照問題分類后，就應該再有機構(gòu)分類，按照機構(gòu)分類后，就不應該出現(xiàn)問題分類）。關(guān)于零散文件：將零散文件放入相應類別歸檔文件的最后，并在備注欄中說明，或?qū)⒘闵⑽募c所屬事由中相關(guān)文件裝訂為一件，在歸檔文件目錄備注欄中說明注意：同一層次不能出現(xiàn)兩個分類標準。⒉裝訂

裝訂的順序：主要是指每一份文件的順序①正本在前，定稿在后。②正文在前，附件在后。③原件在前，復制件在后。④轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后。⑤復文在前，來文在后。⑥漢文本在前，少數(shù)民族文字在后。⑦中文本在前，外文本在后。

⒉裝訂裝訂的順序：主要是指每一份文件的順序裝訂質(zhì)量要求

裝訂前，應將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊，便于將來翻閱利用。采用左側(cè)裝訂的，應將左側(cè)、下端對齊。具有永久和30年保存價值的文件要去掉金屬物，文件頁數(shù)少的（10張以下）按要求用乳膠或固體膠在文件的左上角粘貼；文件頁數(shù)多的（10張以上）采用三孔一線在文件的左側(cè)裝訂；或使用不銹鋼訂書釘裝訂。10年保管的文件可不拆除金屬物；已經(jīng)成冊的圖冊、出版物可保持原冊封。裝訂質(zhì)量要求裝訂前，應將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊，便于3.排列

①排列的原則事由原則即同一事由的相關(guān)文件應當排列在一起。這里的事由是一個比較原則性的概念，可以是指一件具體的事，或一個具體的問題，或一段較緊密的工作過程等。通過界定“事由”使密切相關(guān)、參照性強的文件從實體上相對集中，可以進一步體現(xiàn)出最低一級類目內(nèi)歸檔案文件之間的有機聯(lián)系，方便檢索利用。3.排列①排列的原則事由原則②排列方法同一事由內(nèi)的歸檔文件按時間先后或文件的重要程度排列。不同事由的歸檔文件排列，可采取按不同事由文件形成時間的先后順序、事由的重要程度進行排列。排列的順序要相應穩(wěn)定。②排列方法4.蓋歸檔章

歸檔章一般應加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位；如果領(lǐng)導批示占用上述位置時，可將歸檔章蓋在首頁的其它空白位置，但以上端為宜。如果文件首頁確無蓋章位置或因材質(zhì)無從蓋章或重要文件須保持原貌的，也可在文件首頁前另附紙頁加蓋歸檔章；硬抄會議記錄本可用不干膠蓋章后貼于記錄本正面上方或用白紙蓋章并經(jīng)裁剪（比歸檔章略大）后再貼于記錄本正面上方。4.蓋歸檔章歸檔章一般應加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位歸檔章式樣歸檔章式樣5.編號

編號的項目《規(guī)則》規(guī)定歸檔文件的編號項目包括：全宗號、年度、保管期限、問題（機構(gòu)）、室編件號、館編件號。也就是歸檔章上的內(nèi)容。全宗號檔案館給予的一組數(shù)碼。年度指歸檔文件的形成年度。填寫時，應采用公元紀年，以4位阿拉伯數(shù)字表示，不得簡寫。保管期限按照現(xiàn)行的國家檔案局《關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》分為永久、30年、10年三種。行政村為永久、定期。5.編號編號的項目問題（機構(gòu)）按照本鄉(xiāng)鎮(zhèn)分類方案中的類目名（機構(gòu)或問題）填寫，如機構(gòu)名稱過長時，可使用本單位內(nèi)部規(guī)范簡稱。室編件號指歸檔文件在分類方案的最低一級類目（保管期限）內(nèi)的排列順序號。如某鄉(xiāng)鎮(zhèn)2009年—黨群工作—永久即將永久類的文件按文件排列順序從“1”開始標注。也就是說，如果在一個鄉(xiāng)鎮(zhèn)內(nèi)設(shè)有8個內(nèi)設(shè)機構(gòu)（或分為8個問題），那么在一個年度內(nèi)就應該有24個流水號。編號（即填寫歸檔章內(nèi)容）時，應使用符合檔案保護要求的字跡材料，如碳素墨水，也可使用打號機打號。問題（機構(gòu)）按照本鄉(xiāng)鎮(zhèn)分類方案中的類目名（機構(gòu)或問題）填寫6.編目

歸檔文件應根據(jù)分類方案和室編件號編制歸檔文件目錄。即按照分類、排列的結(jié)果，逐類、逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地提示歸檔文件的全貌。編目應以“件”為單位進行，一件檔案在目錄中只體現(xiàn)為一個條目。歸檔文件目錄的項目歸檔文件目錄的項目包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)和備注項。

6.編目歸檔文件應根據(jù)分類方案和室編件號編制歸檔文件目錄。件號：指室編件號。責任者：制發(fā)文件單位全稱或規(guī)范簡稱（有的采用文件簽發(fā)人，是錯誤的）文號：文件字號。題名：文件名稱。題名過于籠統(tǒng)或無文件的，要重新擬寫。日期：即文件形成時間。填寫時，以8位阿拉伯數(shù)字標注年、月、日，即前4位表示年，中間2位表示月，后2位表示日，月、日是1位數(shù)的，在數(shù)字前補0。如2004年5月29日標注為20040529。頁數(shù)：即一件歸檔文件的總頁數(shù)。備注：說明缺頁、密級等必須說明的問題。件號：指室編件號。規(guī)則》沒有規(guī)定目錄中各欄目的詳細尺寸，也沒有規(guī)定目錄是橫式，還是豎式。大家可以根據(jù)美觀、實用的原則確定各單位的目錄式樣，但要長期保持一致，不要隨意更改。采用《規(guī)則》的前提是使用計算機管理檔案，因此歸檔文件目錄一般應是打印件，打印目錄時要使用激光打印機。并且目錄用紙采用國際標準A4型紙。規(guī)則》沒有規(guī)定目錄中各欄目的詳細尺寸，也沒有規(guī)定目錄是橫式，歸檔文件目錄式樣歸檔文件目錄式樣歸檔文件目錄封面

歸檔文件目錄封面目錄編制完后，要將分類方案的最低一級類目的所有目錄裝訂成冊，并編制目錄封面目錄編制完后，要將分類方案的最低一級類目的所有目錄裝訂成冊，7.裝盒

①裝盒要求歸檔文件應嚴格按照件號的先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相應條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對應地找到文件實體。裝盒時，應按分類方案將不同類別的歸檔文件裝入不同的檔案盒。即不同形成年度的歸檔文件不應放入同一檔案盒，不同保管期限的歸檔文件不應放入同一檔案盒，分問題（機構(gòu)）的情況下，不同問題（機構(gòu)）形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒。7.裝盒①裝盒要求②填寫檔案盒封面、脊背②填寫檔案盒封面、脊背盒脊、盒底邊盒脊、盒底邊③填寫備考表備考表上的項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人、日期。（有的在盒上印制有備考表）注意：盒內(nèi)沒有要求放置文件目錄③填寫備考表備考表上的項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查四、兩種整理方式比較

1．整理的基本單位不同2．分類有區(qū)別3．檔號構(gòu)成的要素不同。4．編制的檢索工具不同。5．部分文件的類別劃分不同。鄉(xiāng)鎮(zhèn)應按縣級檔案行政管理部門的要求選擇整理方式。四、兩種整理方式比較1．整理的基本單位不同優(yōu)劣比較案卷在行政村一級易于安全保管不容易丟失，但整理工序多，組卷難度大，不便于保密和提供利用?！凹北阌谡?、提供利用（復印、保密）方便。鄉(xiāng)鎮(zhèn)應按縣級檔案行政管理部門的要求選擇合理的整理方式?！稓w檔文件整理規(guī)則》是雖然推薦標準，但一級行業(yè)主管部門正文要求執(zhí)行就具有法律效率。優(yōu)劣比較28、舉一而反三，聞一而知十，及學者用功之深，窮理之熟，然后能融會貫通，以至于此。――朱熹

29、讀書之樂樂陶陶，起并明月霜天高?！祆?/p>

30、讀書之法無他，惟是篤志虛心，反復詳玩，為有功耳。――朱熹

31、讀書無疑者須教有疑，有疑者卻要無疑，到這里方是長進?！祆?/p>

32、為學之道，莫先于窮理；窮理之要，必先于讀書。——朱熹

33、讀書譬如飲食，從容咀嚼，其味必長；大嚼大咀，終不知味也。——朱熹

34、讀書無疑者，須教有疑，有疑者，卻要無疑，到這里方是長進。——朱熹

35、舉一而反三，聞一而知十，及學者用功之深，窮理之熟，然后能融會貫通，以至于此?！祆?6、我從未知道過有什么苦惱是不能為一小時的讀書所排遣的。——孟德斯鳩

37、喜愛讀書，就等于把生活中寂寞無聊的時光換成巨大享受的時刻。——孟德斯鳩38、有時間讀書，有時間又有書讀，這是幸福；沒有時間讀書，有時間又沒書讀，這是苦惱?！?/p>

39、讀書人不一定有知識，真正的常識是懂得知識，會思想，能工作?！焯亓?8、舉一而反三，聞一而知十，及學者用功之深，窮理之熟，然后文書檔案整理省檔案局經(jīng)科處處長曾修倫文書檔案整理省檔案局經(jīng)科處處長曾修倫交流問題一、概念與范圍二、“案卷”的整理方法三、“件”的整理方法四、兩種整理方法比較

交流問題一、概念與范圍一、概念與范圍1.文書檔案的概念2.農(nóng)村文書檔案范圍3.文書檔案整理

一、概念與范圍1.文書檔案的概念1.文書檔案的概念

文書檔案，又稱管理性檔案，是指機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會組織在領(lǐng)導和管理等活動中形成的具有保存價值的文件。

1.文書檔案的概念文書檔案，又稱管理性檔案，是指機關(guān)、團2.農(nóng)村文書檔案的范圍鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案黨群工作類文件、人大工作類文件、行政事務管理類文件、編制人事勞資類文件、社會事業(yè)工作類文件、城建土地環(huán)保類文件、經(jīng)濟發(fā)展財貿(mào)類文件、政法保衛(wèi)類文件行政村文書檔案黨群村務類文件、綜合治理類文件、社會保障類文件、農(nóng)業(yè)管理類文件、企業(yè)管理類文件

2.農(nóng)村文書檔案的范圍鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案3.文書檔案整理

文書檔案的整理工作，就是按照一定原則對檔案實體進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。

3.文書檔案整理文書檔案的整理工作，就是按照一定原則對檔三、“件”的整理方法

（一）整理的原則

（二）整理單位

（三）“件”的整理方法與步驟三、“件”的整理方法（一）整理的原則（一）“件”整理的原則

遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系”是指在操作時，將歸檔文件按照不同年度、不同問題（機構(gòu)）等文件形成過程中的客觀規(guī)律進行相對集中，維護不同文件間的有機聯(lián)系；在最低一級類目內(nèi)排列文件時，按“事由原則”將同一事由形成的文件集中排列在一起，使文件間的有機聯(lián)系得以充分體現(xiàn)。

（一）“件”整理的原則遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有“區(qū)分不同價值”是指依照《機關(guān)檔案歸檔和不歸檔范圍》和《文書檔案保管期限表》的規(guī)定，區(qū)分歸檔范圍內(nèi)不同文件的價值，劃定不同的保管期限。對于保存價值大、保管期限長的文件重點整理和保管；對保存價值小保管期限短的文件，根據(jù)條件區(qū)別對待；對無保存價值不須歸檔的文件，則予以銷毀?！皡^(qū)分不同價值”是指依照《機關(guān)檔案歸檔和不歸檔范圍》和《文書（二）歸檔文件的整理單位

整理單位：件對“件”和“為一件”的確定，原則上，整理的單位應為“自然件”，即單份文件，一般以每份文件為一件。遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用?！保ǘw檔文件的整理單位整理單位：件⒈會議文件的確定：按內(nèi)容（問題）分別確定為件。⒉會議記錄：以會議各類各為一件。如黨組會議記錄、行政會議記錄等。⒊調(diào)查處理事項：一文一件。⒋信息簡報：每期為一件。⒌請示與批復：一般為一件，分開時各為一件。⒍文件正本與不同稿本：一般來說，文件的正本與定稿為一件，但定稿過厚不易裝訂的，也可單獨作為一件；重要文件如法律法規(guī)、重要標準、規(guī)范等須保留歷次修改稿的，其正本與歷次修改稿（包括定稿）各為一件。⒈會議文件的確定：按內(nèi)容（問題）分別確定為件。⒎正文與附件：附件是指附屬于正文之后的其他文件材料，作為正文的補充說明或參考材料，如附帶的圖表、統(tǒng)計數(shù)字、正文批準或發(fā)布的法規(guī)性文件等。一般來說，正文與附件為一件；如附件數(shù)量較多或不厚裝訂時，也可各為一件。⒏原件與復制件對于制成材料、字跡材料等不利于檔案保管的文件（如熱敏傳真件、鉛筆圓珠筆書寫的重要文件），以及使用中出現(xiàn)破損的文件，應復制后歸檔。復制件應與原件作為一件。⒎正文與附件：附件是指附屬于正文之后的其他文件材料，作為正文⒐轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文是一份文件的不同部分，前者往往包括貫徹意見及執(zhí)行要求，后者則是具體內(nèi)容，它們在發(fā)揮文件效力方面難以分割，因此也應作為一件。⒑報表、名冊、圖冊報表、名冊、圖冊等一般每冊（本）內(nèi)容都相對完整，具有獨立的檢索價值，因此應按照其本來的裝訂方式，一冊（本）作為一件。⒐轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文⒒來文與復文來文與復文是對聯(lián)系密切的來往性質(zhì)的文件材料的概括性表述，也包括去文與復文，從文種上看包括請示與批復、報告與批示、函與復函、通知與報告等。根據(jù)檢索需要的不同，此類文件可以作為一件，也可分別作為一件。⒒來文與復文⒓正文與文件處理單文書處理較規(guī)范的單位，文件在運轉(zhuǎn)過程中一般都附有文件處理單。文件處理單真實地記錄了文件的辦理過程，是歸檔文件不可分割的重要組成部分，應與文件作為一件。（說明：信息化程度高的單位，短期保管的發(fā)文建議不再走紙文書審簽批程序）⒓正文與文件處理單（三）“件”的整理方法與步驟

1.分類⒉裝訂3.排列4.蓋歸檔章5.編號6.編目7.裝盒（三）“件”的整理方法與步驟1.分類1.分類

包括年度分類法、問題（機構(gòu)）分類法、保管期限分類法。

①年度分類：按照文件材料形成的年度進行分類，每年形成的歸檔文件材料分為一類。

1.分類包括年度分類法、問題（機構(gòu)）分類法、保管期限分類法注意：一般按照文件材料的成文日期（落款時間）歸類?？缒甓鹊膸讉€日期的文件材料，按照以下辦法歸類：成文日期與收文日期跨年度，文件材料歸入后一年度；法規(guī)性文件的成文日期與批準日期跨年度，歸入后一年度；計劃、總結(jié)、預算決算、統(tǒng)計報表等文件材料，成文日期與其內(nèi)容針對的日期跨年度，歸入文件形成年度；幾份文件合為一件時，以裝訂時排列在前的文件時間為準。注意：一般按照文件材料的成文日期（落款時間）歸類。②機構(gòu)（或問題）分類法。按照文件形成的部門（或文件材料內(nèi)容所說明的問題（事由、主題））進行歸類。③保管期限分類法。按照歸檔文件的保管年限進行分類。保管期限，就是規(guī)定的檔案保管的年限。在實際工作中，往往需要將二種或三種分類法組合成復式分類法才能保證分類工作的意義。②機構(gòu)（或問題）分類法。按照文件形成的部門（或文件材料內(nèi)容所《規(guī)則》規(guī)定：年度分類法和保管期限分類法是復式分類法的必選項，問題（機構(gòu)）分類法是選擇項。因此，歸檔文件的分類方法實際上包括年度—問題（機構(gòu)）—保管期限分類法、保管期限—年度—問題（機構(gòu)）分類法、問題（機構(gòu)）—年度—保管期限分類法、年度—保管期限分類法、保管期限—年度分類法等五種。建議：在發(fā)文多的機關(guān)或鄉(xiāng)鎮(zhèn)采用年度—問題（機構(gòu)）—保管期限分類法，這是因為：使用這種分類方法，不用將永、定期三種保管期限的檔案分別單獨排列，節(jié)約檔案庫空間。對于發(fā)文數(shù)量少的單位和行政村，可將這一方案簡化為年度――保管期限兩級分類，節(jié)約盒具和檔案存儲空間?！兑?guī)則》規(guī)定：年度分類法和保管期限分類法是復式分類法的必選項注意：同一層次不能出現(xiàn)兩個分類標準。上位類應包含下位類，同類之間是平行關(guān)系（按照問題分類后，就應該再有機構(gòu)分類，按照機構(gòu)分類后，就不應該出現(xiàn)問題分類）。關(guān)于零散文件：將零散文件放入相應類別歸檔文件的最后，并在備注欄中說明，或?qū)⒘闵⑽募c所屬事由中相關(guān)文件裝訂為一件，在歸檔文件目錄備注欄中說明注意：同一層次不能出現(xiàn)兩個分類標準。⒉裝訂

裝訂的順序：主要是指每一份文件的順序①正本在前，定稿在后。②正文在前，附件在后。③原件在前，復制件在后。④轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后。⑤復文在前，來文在后。⑥漢文本在前，少數(shù)民族文字在后。⑦中文本在前，外文本在后。

⒉裝訂裝訂的順序：主要是指每一份文件的順序裝訂質(zhì)量要求

裝訂前，應將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊，便于將來翻閱利用。采用左側(cè)裝訂的，應將左側(cè)、下端對齊。具有永久和30年保存價值的文件要去掉金屬物，文件頁數(shù)少的（10張以下）按要求用乳膠或固體膠在文件的左上角粘貼；文件頁數(shù)多的（10張以上）采用三孔一線在文件的左側(cè)裝訂；或使用不銹鋼訂書釘裝訂。10年保管的文件可不拆除金屬物；已經(jīng)成冊的圖冊、出版物可保持原冊封。裝訂質(zhì)量要求裝訂前，應將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊，便于3.排列

①排列的原則事由原則即同一事由的相關(guān)文件應當排列在一起。這里的事由是一個比較原則性的概念，可以是指一件具體的事，或一個具體的問題，或一段較緊密的工作過程等。通過界定“事由”使密切相關(guān)、參照性強的文件從實體上相對集中，可以進一步體現(xiàn)出最低一級類目內(nèi)歸檔案文件之間的有機聯(lián)系，方便檢索利用。3.排列①排列的原則事由原則②排列方法同一事由內(nèi)的歸檔文件按時間先后或文件的重要程度排列。不同事由的歸檔文件排列，可采取按不同事由文件形成時間的先后順序、事由的重要程度進行排列。排列的順序要相應穩(wěn)定。②排列方法4.蓋歸檔章

歸檔章一般應加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位；如果領(lǐng)導批示占用上述位置時，可將歸檔章蓋在首頁的其它空白位置，但以上端為宜。如果文件首頁確無蓋章位置或因材質(zhì)無從蓋章或重要文件須保持原貌的，也可在文件首頁前另附紙頁加蓋歸檔章；硬抄會議記錄本可用不干膠蓋章后貼于記錄本正面上方或用白紙蓋章并經(jīng)裁剪（比歸檔章略大）后再貼于記錄本正面上方。4.蓋歸檔章歸檔章一般應加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位歸檔章式樣歸檔章式樣5.編號

編號的項目《規(guī)則》規(guī)定歸檔文件的編號項目包括：全宗號、年度、保管期限、問題（機構(gòu)）、室編件號、館編件號。也就是歸檔章上的內(nèi)容。全宗號檔案館給予的一組數(shù)碼。年度指歸檔文件的形成年度。填寫時，應采用公元紀年，以4位阿拉伯數(shù)字表示，不得簡寫。保管期限按照現(xiàn)行的國家檔案局《關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》分為永久、30年、10年三種。行政村為永久、定期。5.編號編號的項目問題（機構(gòu)）按照本鄉(xiāng)鎮(zhèn)分類方案中的類目名（機構(gòu)或問題）填寫，如機構(gòu)名稱過長時，可使用本單位內(nèi)部規(guī)范簡稱。室編件號指歸檔文件在分類方案的最低一級類目（保管期限）內(nèi)的排列順序號。如某鄉(xiāng)鎮(zhèn)2009年—黨群工作—永久即將永久類的文件按文件排列順序從“1”開始標注。也就是說，如果在一個鄉(xiāng)鎮(zhèn)內(nèi)設(shè)有8個內(nèi)設(shè)機構(gòu)（或分為8個問題），那么在一個年度內(nèi)就應該有24個流水號。編號（即填寫歸檔章內(nèi)容）時，應使用符合檔案保護要求的字跡材料，如碳素墨水，也可使用打號機打號。問題（機構(gòu)）按照本鄉(xiāng)鎮(zhèn)分類方案中的類目名（機構(gòu)或問題）填寫6.編目

歸檔文件應根據(jù)分類方案和室編件號編制歸檔文件目錄。即按照分類、排列的結(jié)果，逐類、逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地提示歸檔文件的全貌。編目應以“件”為單位進行，一件檔案在目錄中只體現(xiàn)為一個條目。歸檔文件目錄的項目歸檔文件目錄的項目包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)和備注項。

6.編目歸檔文件應根據(jù)分類方案和室編件號編制歸檔文件目錄。件號：指室編件號。責任者：制發(fā)文件單位全稱或規(guī)范簡稱（有的采用文件簽發(fā)人，是錯誤的）文號：文件字號。題名：文件名稱。題名過于籠統(tǒng)或無文件的，要重新擬寫。日期：即文件形成時間。填寫時，以8位阿拉伯數(shù)字標注年、月、日，即前4位表示年，中間2位表示月，后2位表示日，月、日是1位數(shù)的，在數(shù)字前補0。如2004年5月29日標注為20040529。頁數(shù)：即一件歸檔文件的總頁數(shù)。備注：說明缺頁、密級等必須說明的問題。件號：指室編件號。規(guī)則》沒有規(guī)定目錄中各欄目的詳細尺寸，也沒有規(guī)定目錄是橫式，還是豎式。大家可以根據(jù)美觀、實用的原則確定各單位的目錄式樣，但要長期保持一致，不要隨意更改。采用《規(guī)則》的前提是使用計算機管理檔案，因此歸檔文件目錄一般應是打印件，打印目錄時要使用激光打印機。并且目錄用紙采用國際標準A4型紙。規(guī)則》沒有規(guī)定目錄中各欄目的詳細尺寸，也沒有規(guī)定目錄是橫式，歸檔文件目