文秘職業(yè)發(fā)展之路文秘職業(yè)發(fā)展之路/NUMPAGES21第19頁文秘職業(yè)發(fā)展之路文秘職業(yè)發(fā)展之路引言到崗至今，我已經(jīng)在中天建設(shè)這個大家庭里生活工作了整整10個月。從學校到社會，班級到項目部，在我漸漸成長的同時，我深刻地認識到：高職文秘專業(yè)畢業(yè)生只有在掌握扎實的秘書基本職業(yè)技能的基礎(chǔ)上，根據(jù)實際需要擴充相應(yīng)行業(yè)的基本業(yè)務(wù)知識，努力使自己成為復(fù)合型秘書人才，才能在就業(yè)形勢嚴峻的今天找到自己的職業(yè)發(fā)展之路。一、人才市場需求分析浙江企業(yè)的發(fā)展、轉(zhuǎn)型、升級，為文秘專業(yè)畢業(yè)生創(chuàng)造的就業(yè)機會也在不斷增多。浙江經(jīng)濟最顯著的一個特點就是民營企業(yè)多。在民營企業(yè)中雖不乏有因各種原因由國有改制的大集團，然而更多的是家族作坊式的小企業(yè)。初期小企業(yè)穩(wěn)扎穩(wěn)打，只做自己能做的事情，只賺自己可以賺的錢。但近些年來，隨著民營企業(yè)資金的滾動積累，浙江的部分民營企業(yè)已朝規(guī)?；?、公司制度化方向發(fā)展。現(xiàn)代化企業(yè)制度的需求與原用人機制的矛盾愈來愈突出，這對于秘書的選用也不例外。（一）以能為先與以親為先的矛盾民營企業(yè)初期實行的是家族經(jīng)營，用人原則以親為先。秘書一般為家族30歲以下的年輕女性擔任。這種方式的弊端先不去討論，但該部分人員職場表現(xiàn)可以概括為：計算機能力低，英語應(yīng)用普遍不會，市場外部人員對該部分人員的誠實守信有一定的疑慮。（二）專職秘書與兼職秘書的矛盾初期民營企業(yè)選用的秘書均為兼職模式，包括今后很長一段時間內(nèi)這種現(xiàn)象都將存在。一個企業(yè)在發(fā)展期間，追求的無非就是可以以最低的成本創(chuàng)造最大的價值。或許一個計算機專業(yè)、經(jīng)濟管理專業(yè)畢業(yè)的人員在初期確實可以兼任多個崗位的事務(wù)，但其在文秘專業(yè)訓練和專業(yè)素養(yǎng)方面存在嚴重的不足，日后企業(yè)正規(guī)化肯定需要作出一定的調(diào)整。換位思考，這也恰恰是我們文秘專業(yè)畢業(yè)生的一個就業(yè)新思路。為什么我們文秘專業(yè)的畢業(yè)生在保證專業(yè)訓練和專業(yè)素養(yǎng)的同時，不可以向多元化方向發(fā)展呢？在學習和工作中，掌握該企業(yè)涉及行業(yè)的一定基礎(chǔ)知識，做好文秘工作的同時，可以替企業(yè)兼任一定的其他事務(wù)，將使我們?nèi)缁⑻硪怼；谝陨蟽牲c分析，在浙江經(jīng)濟大環(huán)境中，未來浙江民營企業(yè)對于復(fù)合型秘書人才的需求還是有廣闊空間的。在多種行業(yè)民營經(jīng)濟共同發(fā)展的今天，企業(yè)更加需要既懂特定行業(yè)知識又能完成基本行政管理事務(wù)的復(fù)合型秘書人才。復(fù)合型秘書人才可以理解為具有特定行業(yè)知識，而且又能完成基本行政管理事務(wù)的秘書人員。他不僅應(yīng)該具備普通秘書通常意義上需掌握的基本職業(yè)知識與技能，還應(yīng)該了解其特定行業(yè)所需要的行業(yè)知識與技能。秘書工作人員的市場需求正出現(xiàn)多元化和職業(yè)化的傾向，復(fù)合型人才吃香。在市場經(jīng)濟漸漸成熟的今天，秘書跨行業(yè)跨地區(qū)工作司空見慣。二、建筑工程秘書的職業(yè)能力在我近10個月的在崗實習后，獲得了一個正式的工作崗位,期間一個深刻的體會就是：實際工作任務(wù)的專業(yè)性和多元化。（一）我實習的基本情況我工作的地點為工程建設(shè)公司下屬的一個工程項目部，工程建設(shè)施工的一線。這個工作崗位對于文秘專業(yè)可以算是比較極端的跨行就業(yè)。在最初上班時，腦海里一直認為文秘和工程建設(shè)風馬牛不相及，去項目部上班，工作也應(yīng)該是辦公室里負責接待，負責會議的各項服務(wù)，各類文件的校對和存檔管理工作，協(xié)助負責項目部人員考勤，加班統(tǒng)計工作，文書工作等等，但到崗后才發(fā)現(xiàn)想法與實際情況大相徑庭。來建筑領(lǐng)域?qū)嵙?，并打算以后在這一行業(yè)長期發(fā)展下去，對我這個之前從沒有接觸過建筑這一行業(yè)的人而言是極具挑戰(zhàn)的。作為一個建筑工程秘書，工作上領(lǐng)導指派下來需要負責完成的主要有三大方面的內(nèi)容：工程項目預(yù)算、項目部對外接待、工程資料整理。表2.1具體工作內(nèi)容實習崗位主要工作職責典型工作任務(wù)必需的知識與技能建筑工程秘書工程項目預(yù)算工程量計算、套價；施工預(yù)算編制熟悉浙江2003建筑工程定額，了解人工費、材料預(yù)算價格和機械臺班費的組成及取費標準的組成；熟悉工程量計算規(guī)則，掌握計算技巧；了解建筑經(jīng)濟法規(guī)，熟悉工程合同的各項條文，能參與招標、投標和合同談判；電子計算機應(yīng)用的基礎(chǔ)知識，能用神機妙算等專業(yè)造價軟件來編制施工預(yù)算項目部對外接待會議安排、人員接待會議組織與服務(wù)能力、應(yīng)用文寫作能力、商務(wù)接待技能工程資料整理收發(fā)設(shè)計變更、簽證工程檔案資料管理技能、文書工作技能（二）建筑工程秘書的基本專業(yè)知識與技能作為一名文秘實習生，為完成上表所述的工作任務(wù)，我需要掌握一定的工作技能：一方面為秘書的基本職業(yè)技能，另一方面是必須掌握基本的建筑行業(yè)知識。1、基本的秘書職業(yè)知識與技能(1)辦公自動化技能基本辦公軟件的應(yīng)用操作，如Excel、Word等；基本辦公設(shè)備的運用：掃描儀、打印機、傳真機等。對于甲方的發(fā)文以及收文，我們都需要原件掃描，并保存電子版上OA回復(fù)整改。(2)語言文字運用能力文書的起草、資料的整理、項目部文明施工中的對外宣傳、對施工班組民工的安全和技術(shù)教育（如宣傳黑板欄里出宣傳期刊等），都需語言文字運用能力。(3)社交及接待能力經(jīng)常需跟隨領(lǐng)導參加一些接待活動或外出聯(lián)系工作，要求我們可以在特定或者說復(fù)雜的工作環(huán)境中，真正起到承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的作用。(4)組織協(xié)調(diào)能力項目部的工程例會組織，項目部人員之間的協(xié)調(diào)，工作如何簡約、順利地開展，都需要文秘掌握一定的管理能力、協(xié)調(diào)能力和辦事能力。2、掌握基本的建筑行業(yè)知識(1)熟悉基本的建筑制圖識圖能力工程預(yù)算及工程資料整理的工作開展都是建立在對于建筑施工圖紙的認知上的。除卻要了解建筑外型、高度等方面的基本常識外，還要知道設(shè)計單位在建筑圖紙上要體現(xiàn)出來的特點、功能及布局要求。如建筑物局部剪力墻鋼筋的配置、某一軸線位置需砌筑磚墻、水電管線布局走向、門窗依據(jù)設(shè)計要求選用標準、建筑圖中實線與虛線的區(qū)別、門窗的簡易標示（如MLC1500*2100）等等。(2)了解基本的工程施工工序簡單舉例如室內(nèi)墻面抹灰，若為混凝土面，在抹底灰前必須先做一道界面處理加強劑，否則底灰粘不住。這些施工工藝流程如果我不知道，做資料時很容易就漏掉界面加強劑材料檢測環(huán)節(jié)，而且做工程預(yù)算決算時也很容易少算這部分的工程款。故我必須要掌握了解常用的建筑材料、構(gòu)配件制品，知道常用的一般施工工序，以便可以為施工企業(yè)最大程度地對外（對業(yè)主）計算所有的施工成本，對內(nèi)盡可能地節(jié)約，來減少施工成本。(3)了解基本建筑行業(yè)的國家規(guī)范工程質(zhì)量標準和安全技術(shù)知識是工程能否順利通過國家質(zhì)檢和安檢部門驗收的關(guān)鍵。文字資料匯總上填寫的數(shù)據(jù)，如我違反了這些強制性規(guī)范要求，就將給我所實習的施工企業(yè)造成很大的不必要損失。(4)掌握建筑業(yè)常用辦公軟件CAD、神機妙算、廣聯(lián)達等是建筑行業(yè)廣泛運用的一些軟件，在校學習文秘專業(yè)知識時并沒有接觸過，對于現(xiàn)階段的我而言也是一個需要攻克的難點。三、復(fù)合型秘書人才的職業(yè)能力科學技術(shù)的巨大進步，社會分工的細化，對秘書的行業(yè)要求越來越明顯。早在1989年，美國布什總統(tǒng)在秘書節(jié)的賀信中說：“工業(yè)技術(shù)發(fā)展引起的變化，使秘書的許多職責正在呈現(xiàn)嶄新的變化。”就我國而言，目前從事秘書工作的人員大約有2300萬人，遍布在社會的各個行業(yè)。2011年由智聯(lián)招聘網(wǎng)和新浪伊人風采頻道所做的關(guān)于秘書行業(yè)發(fā)展的專題聯(lián)合調(diào)查中，對于“您認為秘書需要專業(yè)背景嗎”的問題，40.4%的被調(diào)查者認為具備行業(yè)專業(yè)知識背景的復(fù)合型秘書人才更受用人單位的青睞。圖3.1關(guān)于秘書是否需要專業(yè)知識背景的調(diào)查從近年來的人才市場及招聘報上招聘信息來看，和以往常見的諸如招聘人員需具備高文憑、形象氣質(zhì)好、文筆好、優(yōu)秀的語言表達能力、能熟練使用電腦及各種辦公設(shè)備等要求相比較，現(xiàn)在的招聘信息除了學歷、工作經(jīng)驗等要求外，更強調(diào)業(yè)務(wù)背景。秘書招聘啟事中大都注明有相關(guān)工作經(jīng)驗者優(yōu)先考慮，如生產(chǎn)部的秘書職位要求有化工或理工背景；資深秘書職位有英語專業(yè)八級或高級口譯證書者優(yōu)先；公關(guān)部門秘書職位要求具備公共關(guān)系管理的基礎(chǔ)知識和一定的實踐經(jīng)驗等。（一）專業(yè)秘書的職業(yè)知識與技能1、語言文字運用能力語言文字運用能力包括口頭表達能力和文字表達能力。秘書部門是上下左右工作聯(lián)系的樞紐，信息交匯的中心，這使秘書與語言文字結(jié)下了不解之緣。秘書必須具備全面而熟練的語言文字運用能力，主要包括以下方面：閱讀能力，秘書人員要經(jīng)常處理大量的文字材料，因此必須善于閱讀?？梢岳斫鉃樽掷镄虚g領(lǐng)會其微言大義，要能夠快讀和泛讀，善于大致瀏覽，領(lǐng)會精神實質(zhì)，提煉濃縮，摘出主旨。視聽能力，就是要會聽并能理解別人的話。秘書人員要善于耐心傾聽和正確理解別人的發(fā)言，并能用簡明的語言加以復(fù)述。言談能力，語言能力是秘書的基本功之一。秘書人員語言能力的基本要求是：鮮明準確、簡練明晰、口齒清楚、語速適中、措辭得體、切合身份。寫作能力，這是文秘人員非常重要的基本功。秘書從事各種應(yīng)用文的寫作，要求熟練掌握各種應(yīng)用文體的寫作要領(lǐng)和技巧，能夠迅速準確地撰寫出觀點正確、內(nèi)容充實、結(jié)構(gòu)嚴謹、格式規(guī)范、文筆精練的各類應(yīng)用文。2、技術(shù)操作能力科技的發(fā)展和辦公自動化的普及對秘書提出了更高的要求。它要求秘書人員必須能夠掌握運用各種現(xiàn)代化的先進辦公設(shè)備。主要包括：計算機操作技術(shù)、復(fù)印技術(shù)、打字技術(shù)、錄音技術(shù)、攝影攝像技術(shù)等現(xiàn)代辦公技術(shù)。3、組織協(xié)調(diào)社交能力主要包括管理能力、協(xié)調(diào)能力、社交能力和辦事能力。管理能力：秘書要為領(lǐng)導出主意、當參謀、搞好服務(wù)性工作。協(xié)調(diào)能力：搞好協(xié)調(diào)是秘書人員的一項經(jīng)常性工作。一是對上協(xié)調(diào)，樹立全局意識。二是橫向協(xié)調(diào)，樹立商量意識。三是對下協(xié)調(diào)，要樹立服務(wù)意識。社交能力：現(xiàn)代秘書人員應(yīng)具備較強的社會活動能力，即善于待人接物的辦事能力。（二）特定行業(yè)復(fù)合型秘書的行業(yè)知識與技能163網(wǎng)站的教育頻道對復(fù)合型秘書的知識概括為：秘書知識的廣度=基礎(chǔ)科學文化知識+本行業(yè)管理知識+電腦應(yīng)用等技術(shù)+社會交流技能。秘書知識的深度=秘書專業(yè)知識技能+輔助對象相匹配的技能。圖3.2秘書知識的廣度圖3.3秘書知識的深度這也就是說，無論是從深度還是從廣度來看，秘書的知識儲備中都應(yīng)具備與工作相對應(yīng)或相匹配的行業(yè)知識。今天的秘書人才更加趨向于專業(yè)化和職業(yè)化的特點。僅就專業(yè)來說，各行各業(yè)都需要具有專業(yè)知識的秘書。如行政秘書、法律秘書、商務(wù)秘書、經(jīng)濟秘書、醫(yī)藥秘書、旅游秘書、信息秘書、新聞秘書、教育秘書等。要求秘書通曉會計學、企業(yè)管理、金融信貸、經(jīng)濟學、保險、稅務(wù)、銷售、證券等，還要具備外語能力、計算機能力等。四、復(fù)合型秘書人才職業(yè)能力的培養(yǎng)途徑（一）高校培養(yǎng)1、定向培養(yǎng)，高校與企事業(yè)單位聯(lián)合辦學，采取定向培養(yǎng)方式。在校最后一年到政府或者企業(yè)學習與實踐，按照企事業(yè)單位所需人才定向進行培訓以提高職業(yè)技能，盡快縮短學校與社會的距離。我們學校就是采用這種“2+1”的模式，兩年在校學習理論知識，最后一年以實習生的身份進入到社會中去，提早感受社會。2、在校前兩年打好秘書專業(yè)基礎(chǔ)，后一年根據(jù)市場需求分別開設(shè)不同行業(yè)類別的相關(guān)專業(yè)課程。以社會需求為導向，進行培訓目標調(diào)整與定位，增強學生的專業(yè)適應(yīng)能力。3、“專升本3+2”方式?！皩Ｉ尽笔悄壳盀榻鉀Q?？粕^續(xù)深造的一種升學方式。但由于秘書專業(yè)未上教育部本科專業(yè)目錄，因此本科秘書專業(yè)很少招“專升本”學生。秘書專業(yè)畢業(yè)生只能接“漢語言文學”、“行政管理學”、“法律”等有限的專業(yè)，而其他有志于從事秘書工作的各專業(yè)的畢業(yè)生又不能報考本科秘書專業(yè)。所以相關(guān)院?？梢試L試從其他專業(yè)的?？飘厴I(yè)生中錄取本科秘書專業(yè)學生，文理工管經(jīng)都可以。再經(jīng)過兩年秘書專業(yè)知識的學習和技能強化訓練，培養(yǎng)應(yīng)用型、綜合型秘書人才，實現(xiàn)秘書人才專業(yè)化的目標。4、高級培訓班方式。利用高校資源，面向社會，招收有一定工作經(jīng)驗的秘書人員，進行專業(yè)化的培訓和強化，培養(yǎng)高層次的秘書人才。如高級文秘培訓班、經(jīng)理助理班、外語能力培訓班等。通過專業(yè)的、系統(tǒng)的充電培訓，拓寬知識領(lǐng)域，增強對外溝通能力，實現(xiàn)新技術(shù)、新知識和應(yīng)用能力的優(yōu)化整合。5、規(guī)范秘書資格培訓。根據(jù)秘書職業(yè)特點及發(fā)展規(guī)律，規(guī)范秘書職業(yè)資格。制定職業(yè)行為標準，由國家有關(guān)管理部門共同制定并執(zhí)行嚴格職業(yè)資格考試。也可以將高校秘書專業(yè)教學與國際的秘書職業(yè)資格考試聯(lián)系起來，拓寬秘書專業(yè)建設(shè)的視野，實現(xiàn)秘書專業(yè)教學與國際接軌，從整體上不斷提高秘書人才的職業(yè)技能和工作水平。（二）自學提高1、自學充電從事秘書工作的人員，為了更好地適應(yīng)現(xiàn)有的工作，應(yīng)該自學充電。如參加各種培訓和認證，補充秘書專業(yè)知識或行業(yè)知識或管理知識等，彌補自己的“先天不足”。這種自學成才的方式是就業(yè)壓力、社會需求下產(chǎn)生的一種自我調(diào)節(jié)、自我適應(yīng)的方式。就拿我自己來說吧，建筑行業(yè)是個完全陌生的領(lǐng)域，想要在這片領(lǐng)域中有所發(fā)展，有所提高，就必須不斷充電，學習掌握這個領(lǐng)域的知識。所以現(xiàn)在一有空我就會看點圖集、施工方案、套價書等，也會上施工現(xiàn)場去看工人工作，了解工作流程。2、前輩傳幫帶工作經(jīng)驗對工作的重要性舉足輕重，前輩們在實踐中一點一滴不斷積累的工作經(jīng)驗，是課本上我們永遠學不到的。這些工作經(jīng)驗對工作相當有幫助，也利于新人快速地學習上位，少走些岔路。我是幸運的，因為我有一位現(xiàn)場經(jīng)驗相當豐富的老師傅帶我，他告訴我很多很多，讓我在這個陌生的領(lǐng)域能夠快速地適應(yīng)，并且很好地融入。3、工作中邊實踐邊總結(jié)實踐是檢驗真理的唯一標準。有些東西書本告訴你的和別人闡述中認為正確的，在你自己實踐中情況卻會截然不同。所以我們在實際工作中得做好總結(jié)，不斷吸取經(jīng)驗教訓，這樣才能不斷提高。在施工單位工作不同于開發(fā)企業(yè)，也不同于造價公司，這里是施工第一現(xiàn)場，很多東西我可以親自去體驗，如使用水平儀、經(jīng)緯儀。自己親身體驗和看書憑空想象的效果完全不同，自己動手實踐過了，就會有新的感悟和發(fā)現(xiàn)。在我們經(jīng)理的建議下，我養(yǎng)成