公司月結(jié)快遞管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司月結(jié)快遞的管理，確?？爝f服務(wù)的高效、準(zhǔn)確、安全，滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需求，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門因業(yè)務(wù)需要使用月結(jié)快遞服務(wù)的相關(guān)活動。3.職責(zé)分工人事行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一與快遞服務(wù)供應(yīng)商洽談月結(jié)協(xié)議，確定服務(wù)條款、價格、結(jié)算方式等。定期評估快遞服務(wù)供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量，協(xié)調(diào)處理服務(wù)過程中的問題。負(fù)責(zé)對公司員工進(jìn)行月結(jié)快遞使用規(guī)范的培訓(xùn)和指導(dǎo)。各部門負(fù)責(zé)本部門月結(jié)快遞的申請、使用和管理。明確專人負(fù)責(zé)與人事行政部對接快遞相關(guān)事宜，確保信息傳遞準(zhǔn)確及時。監(jiān)督本部門員工正確使用月結(jié)快遞服務(wù)，對違規(guī)行為進(jìn)行糾正。財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核快遞費用報銷單據(jù)，按照月結(jié)協(xié)議及時支付快遞費用。定期與快遞服務(wù)供應(yīng)商核對賬目，確保費用結(jié)算準(zhǔn)確無誤。二、快遞服務(wù)供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商選擇人事行政部根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和快遞服務(wù)要求，通過市場調(diào)研、招標(biāo)、詢價等方式，選擇具有良好信譽(yù)、服務(wù)質(zhì)量高、價格合理的快遞服務(wù)供應(yīng)商。評估快遞服務(wù)供應(yīng)商時，重點考慮以下因素：服務(wù)網(wǎng)絡(luò)覆蓋范圍，確保能夠滿足公司業(yè)務(wù)涉及地區(qū)的快遞需求。服務(wù)質(zhì)量，包括快遞時效性、準(zhǔn)確性、安全性等方面的表現(xiàn)。價格合理性，綜合考慮服務(wù)內(nèi)容和價格水平，確保性價比高。售后服務(wù)，供應(yīng)商對快遞問題的處理能力和響應(yīng)速度。公司資質(zhì)和信譽(yù)，是否具有合法經(jīng)營資質(zhì)，有無不良記錄。選定快遞服務(wù)供應(yīng)商后，人事行政部與其簽訂月結(jié)協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、費用結(jié)算方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.供應(yīng)商管理人事行政部定期對快遞服務(wù)供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評估，評估周期為每季度一次。評估內(nèi)容包括：快遞準(zhǔn)時送達(dá)率，統(tǒng)計實際送達(dá)時間與承諾送達(dá)時間相符的快遞數(shù)量占總快遞數(shù)量的比例?？爝f破損率，統(tǒng)計在運輸過程中出現(xiàn)破損的快遞數(shù)量占總快遞數(shù)量的比例。快遞丟失率，統(tǒng)計丟失的快遞數(shù)量。客戶投訴率，統(tǒng)計客戶對快遞服務(wù)提出投訴的次數(shù)。服務(wù)響應(yīng)速度，記錄供應(yīng)商對快遞問題的處理時間。根據(jù)評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)獎勵，如續(xù)簽合同、增加業(yè)務(wù)量等；對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商提出整改要求，如限期改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量、降低價格等。若供應(yīng)商在規(guī)定期限內(nèi)未能達(dá)到整改要求，人事行政部有權(quán)終止與其簽訂的月結(jié)協(xié)議，并重新選擇供應(yīng)商。人事行政部應(yīng)與快遞服務(wù)供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解其服務(wù)政策和業(yè)務(wù)變動情況，確保公司能夠及時調(diào)整快遞使用策略，以適應(yīng)公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。三、月結(jié)快遞申請與審批1.申請流程各部門因業(yè)務(wù)需要使用月結(jié)快遞服務(wù)時，由部門指定的專人填寫《月結(jié)快遞使用申請表》（以下簡稱“申請表”）。申請表應(yīng)詳細(xì)填寫寄件人信息、收件人信息、寄件內(nèi)容、預(yù)計重量、快遞類型（如文件、包裹等）、寄件時間等內(nèi)容。申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至人事行政部。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核申請內(nèi)容，確?？爝f使用符合公司業(yè)務(wù)需求和相關(guān)規(guī)定。2.審批原則人事行政部收到申請表后，根據(jù)以下原則進(jìn)行審批：申請內(nèi)容是否真實、準(zhǔn)確，與公司業(yè)務(wù)相關(guān)?？爝f使用是否必要，是否有其他更合適的溝通或傳遞方式。預(yù)計快遞費用是否在合理范圍內(nèi)，是否符合公司預(yù)算控制要求。對于常規(guī)業(yè)務(wù)的快遞申請，人事行政部應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成審批；對于緊急業(yè)務(wù)的快遞申請，應(yīng)在[X]小時內(nèi)完成審批，并及時通知申請人。3.特殊情況處理若因業(yè)務(wù)緊急，無法按照正常流程提前申請月結(jié)快遞，申請人應(yīng)在寄件前及時向部門負(fù)責(zé)人說明情況，并在寄件后[X]個工作日內(nèi)補(bǔ)辦申請手續(xù)。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在收到補(bǔ)辦申請后[X]個工作日內(nèi)完成審核，并提交至人事行政部。人事行政部應(yīng)根據(jù)實際情況進(jìn)行審批。對于涉及公司重要文件、機(jī)密信息或價值較高物品的快遞申請，人事行政部應(yīng)在審批時采取更為嚴(yán)格的審核措施，確?？爝f過程的安全可靠。必要時，可要求申請人采取加密、保價等額外措施。四、快遞使用規(guī)范1.包裝要求寄件人應(yīng)根據(jù)快遞內(nèi)容的性質(zhì)、重量、尺寸等因素，選擇合適的包裝材料，確?？爝f在運輸過程中不受損壞。對于文件類快遞，應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)的文件封套進(jìn)行包裝，并確保文件平整、牢固地放置在封套內(nèi)。對于包裹類快遞，應(yīng)使用紙箱、泡沫箱等硬質(zhì)包裝材料，并在包裝內(nèi)填充足夠的緩沖材料，如氣泡墊、海綿等，以防止物品在運輸過程中碰撞、擠壓受損。對于易碎物品，應(yīng)在包裝上明顯標(biāo)注“易碎物品”字樣，并采取特殊的防護(hù)措施，如增加多層緩沖材料、使用專門的易碎品包裝等。2.填寫要求寄件人應(yīng)按照快遞面單上的要求，準(zhǔn)確填寫寄件人信息、收件人信息、寄件內(nèi)容、重量、體積等內(nèi)容。填寫內(nèi)容應(yīng)清晰、完整、準(zhǔn)確，不得涂改或模糊不清。收件人信息應(yīng)包括姓名、聯(lián)系電話、詳細(xì)地址等，確?？爝f能夠準(zhǔn)確送達(dá)收件人手中。若收件人地址有變動，寄件人應(yīng)及時更新收件人信息。寄件內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)描述快遞內(nèi)所包含的物品，不得使用模糊或不確定的表述。對于涉及商業(yè)機(jī)密或敏感信息的快遞，應(yīng)按照公司相關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行處理。3.寄件要求寄件人應(yīng)將填寫完整、包裝妥當(dāng)?shù)目爝f及時送至公司指定的快遞收發(fā)點，由快遞收發(fā)點統(tǒng)一安排取件。對于需要保價的快遞，寄件人應(yīng)按照快遞公司的要求辦理保價手續(xù)，并支付相應(yīng)的保價費用。保價金額應(yīng)根據(jù)快遞內(nèi)物品的實際價值合理確定，避免過高或過低保價。寄件人應(yīng)妥善保管快遞單號，以便查詢快遞物流信息和進(jìn)行費用結(jié)算?？爝f發(fā)出后，寄件人應(yīng)及時將快遞單號告知部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)對接人員。五、快遞費用結(jié)算與報銷1.費用結(jié)算快遞服務(wù)供應(yīng)商每月[X]日前向人事行政部提供上月的月結(jié)快遞費用賬單。人事行政部應(yīng)及時核對賬單信息，確保費用明細(xì)準(zhǔn)確無誤。若發(fā)現(xiàn)賬單存在問題，人事行政部應(yīng)在收到賬單后的[X]個工作日內(nèi)與快遞服務(wù)供應(yīng)商進(jìn)行溝通核實，并要求其進(jìn)行調(diào)整。財務(wù)部門根據(jù)人事行政部核對無誤的賬單，按照月結(jié)協(xié)議的約定，在每月[X]日前完成快遞費用的支付。2.報銷流程各部門員工在使用月結(jié)快遞服務(wù)后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將快遞面單、發(fā)票等相關(guān)憑證提交至部門負(fù)責(zé)人處。部門負(fù)責(zé)人對報銷憑證進(jìn)行審核，確保憑證真實、合法、有效，且與快遞使用申請表內(nèi)容相符。審核通過后，在憑證上簽字確認(rèn)，并提交至人事行政部。人事行政部對報銷憑證進(jìn)行再次審核，重點審核快遞費用是否符合公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和預(yù)算控制要求。審核無誤后，在憑證上加蓋審核章，并提交至財務(wù)部門。財務(wù)部門對報銷憑證進(jìn)行最終審核，審核通過后按照公司財務(wù)報銷制度進(jìn)行報銷處理。報銷款項將直接支付至員工個人銀行賬戶或按照公司規(guī)定進(jìn)行其他方式的支付。六、快遞跟蹤與查詢1.物流信息跟蹤人事行政部負(fù)責(zé)定期跟蹤公司月結(jié)快遞的物流信息，及時了解快遞的運輸狀態(tài)，包括收件、中轉(zhuǎn)、派送等環(huán)節(jié)。對于重要或緊急的快遞，人事行政部應(yīng)重點關(guān)注其物流信息，確保能夠及時掌握快遞的動態(tài)情況。若發(fā)現(xiàn)快遞出現(xiàn)延誤、異常等情況，應(yīng)及時與快遞服務(wù)供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，督促其盡快解決問題。2.查詢方式員工可通過快遞服務(wù)供應(yīng)商提供的官方網(wǎng)站、手機(jī)APP等渠道，輸入快遞單號查詢快遞物流信息。人事行政部也可根據(jù)員工提供的快遞單號，協(xié)助員工查詢快遞物流信息，并及時將查詢結(jié)果反饋給員工。七、違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定以下行為屬于月結(jié)快遞使用違規(guī)行為：未經(jīng)審批擅自使用月結(jié)快遞服務(wù)。虛報快遞內(nèi)容、重量、費用等信息。違反快遞包裝要求，導(dǎo)致快遞在運輸過程中受損。未按照規(guī)定及時提交報銷憑證或提供虛假報銷憑證。其他違反本制度規(guī)定的行為。2.處理措施對于首次發(fā)生違規(guī)行為的員工，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行批評教育，并要求其立即整改。對于多次發(fā)生違規(guī)行為或違規(guī)情節(jié)嚴(yán)重的員工，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、績效扣分、解除勞動合同等。因員工違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，公司將要求員工