合同執(zhí)行臺(tái)賬管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同執(zhí)行的規(guī)范化管理，確保合同的有效履行，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本合同執(zhí)行臺(tái)賬管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門簽訂的各類合同（包括但不限于銷售合同、采購(gòu)合同、租賃合同、服務(wù)合同等）的執(zhí)行管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等行為應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.全面管理原則：對(duì)合同執(zhí)行的全過(guò)程進(jìn)行跟蹤、監(jiān)督和管理，確保合同各項(xiàng)條款得到有效落實(shí)。3.責(zé)任明確原則：明確各部門及相關(guān)人員在合同執(zhí)行過(guò)程中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。4.及時(shí)準(zhǔn)確原則：及時(shí)記錄合同執(zhí)行情況，確保臺(tái)賬信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。二、合同執(zhí)行臺(tái)賬的建立（一）臺(tái)賬建立的主體公司設(shè)立專門的合同管理部門（或指定專人）負(fù)責(zé)合同執(zhí)行臺(tái)賬的建立與維護(hù)。各業(yè)務(wù)部門應(yīng)配合合同管理部門提供相關(guān)合同執(zhí)行信息。（二）臺(tái)賬內(nèi)容合同執(zhí)行臺(tái)賬應(yīng)詳細(xì)記錄以下信息：1.合同基本信息：包括合同編號(hào)、合同名稱、簽訂日期、簽訂雙方、合同金額、合同期限等。2.合同執(zhí)行情況：合同履行進(jìn)度：按時(shí)間節(jié)點(diǎn)記錄合同的履行情況，如已完成的工作內(nèi)容、未完成的工作內(nèi)容及預(yù)計(jì)完成時(shí)間等?？铐?xiàng)收付情況：記錄合同款項(xiàng)的收付時(shí)間、金額、方式等，包括預(yù)付款、到貨款、驗(yàn)收款、質(zhì)保金等。交付情況：對(duì)于涉及貨物交付或服務(wù)提供的合同，記錄交付時(shí)間、交付數(shù)量、交付質(zhì)量等情況。變更情況：記錄合同執(zhí)行過(guò)程中發(fā)生的變更事項(xiàng)，包括變更原因、變更內(nèi)容、變更時(shí)間等。3.溝通協(xié)調(diào)記錄：記錄與合同對(duì)方在執(zhí)行過(guò)程中的溝通情況，如會(huì)議紀(jì)要、往來(lái)函件等。4.問(wèn)題及處理情況：記錄合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題及解決措施、處理結(jié)果等。5.其他相關(guān)信息：如合同的驗(yàn)收情況、售后服務(wù)情況等。（三）臺(tái)賬建立的流程1.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)將合同副本提交給合同管理部門。2.合同管理部門收到合同副本后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)建立合同執(zhí)行臺(tái)賬，并將臺(tái)賬初始信息錄入系統(tǒng)。3.在合同執(zhí)行過(guò)程中，各業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期（每月[X]日前）向合同管理部門報(bào)送合同執(zhí)行情況，合同管理部門及時(shí)更新臺(tái)賬信息。三、合同執(zhí)行跟蹤與監(jiān)督（一）跟蹤方式1.定期檢查：合同管理部門定期（每季度）對(duì)合同執(zhí)行臺(tái)賬進(jìn)行檢查，核實(shí)合同執(zhí)行情況與臺(tái)賬記錄是否一致。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，合同管理部門不定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查關(guān)鍵合同的履行進(jìn)度、款項(xiàng)收付等情況。3.實(shí)地考察：對(duì)于涉及重要項(xiàng)目或大額合同的執(zhí)行情況，合同管理部門可實(shí)地考察項(xiàng)目進(jìn)展情況，與合同對(duì)方進(jìn)行溝通交流。（二）監(jiān)督措施1.預(yù)警機(jī)制：合同管理部門根據(jù)合同執(zhí)行臺(tái)賬信息，對(duì)可能出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的合同進(jìn)行預(yù)警。如發(fā)現(xiàn)合同履行進(jìn)度滯后、款項(xiàng)收付異常等情況，及時(shí)向合同承辦部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出預(yù)警通知。2.協(xié)調(diào)解決：對(duì)于合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，合同管理部門應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通，共同研究解決方案，確保合同順利履行。3.責(zé)任追究：對(duì)因工作失誤或故意違規(guī)導(dǎo)致合同未能有效履行，給公司造成損失的，按照公司相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任部門及責(zé)任人的責(zé)任。四、合同款項(xiàng)收付管理（一）收款管理1.合同承辦部門負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的催收工作，按照合同約定的收款時(shí)間和方式及時(shí)向合同對(duì)方收取款項(xiàng)。2.收到款項(xiàng)后，合同承辦部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將收款情況告知財(cái)務(wù)部門，并協(xié)助財(cái)務(wù)部門進(jìn)行核對(duì)。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同執(zhí)行臺(tái)賬和收款情況，及時(shí)開(kāi)具發(fā)票，并做好賬務(wù)處理。（二）付款管理1.合同承辦部門根據(jù)合同執(zhí)行情況，填寫(xiě)付款申請(qǐng)單，注明付款金額、付款原因、付款時(shí)間等信息，并提交相關(guān)審批流程。2.審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行付款，并在付款后及時(shí)更新合同執(zhí)行臺(tái)賬。3.對(duì)于預(yù)付款項(xiàng)，合同承辦部門應(yīng)在合同簽訂后，按照公司預(yù)付款管理規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并跟蹤預(yù)付款的使用情況。五、合同變更管理（一）變更申請(qǐng)合同執(zhí)行過(guò)程中，如因各種原因需要變更合同條款，合同承辦部門應(yīng)填寫(xiě)合同變更申請(qǐng)單，詳細(xì)說(shuō)明變更原因、變更內(nèi)容等，并提交相關(guān)證明材料。（二）變更審批合同變更申請(qǐng)單經(jīng)合同承辦部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給合同管理部門進(jìn)行審核。合同管理部門審核通過(guò)后，報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。重大合同變更需經(jīng)公司董事會(huì)或股東會(huì)批準(zhǔn)。（三）變更執(zhí)行合同變更申請(qǐng)獲得批準(zhǔn)后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)與合同對(duì)方協(xié)商簽訂變更協(xié)議，并將變更協(xié)議副本提交給合同管理部門。合同管理部門根據(jù)變更協(xié)議更新合同執(zhí)行臺(tái)賬。六、合同終止管理（一）終止條件合同在以下情況下可終止：1.合同期滿，雙方不再續(xù)簽。2.合同約定的終止條件成就。3.雙方協(xié)商一致提前終止合同。4.因不可抗力或其他法定原因?qū)е潞贤瑹o(wú)法履行而終止。（二）終止申請(qǐng)合同承辦部門在合同滿足終止條件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)合同終止申請(qǐng)單，說(shuō)明合同終止原因、終止時(shí)間等信息，并提交相關(guān)證明材料。（三）終止審批合同終止申請(qǐng)單經(jīng)合同承辦部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給合同管理部門進(jìn)行審核。合同管理部門審核通過(guò)后，報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）終止執(zhí)行合同終止申請(qǐng)獲得批準(zhǔn)后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)與合同對(duì)方辦理終止手續(xù)，如結(jié)算款項(xiàng)、交接資料等。合同管理部門根據(jù)終止情況更新合同執(zhí)行臺(tái)賬，并將合同執(zhí)行情況進(jìn)行歸檔。七、合同執(zhí)行臺(tái)賬的查詢與使用（一）查詢權(quán)限1.公司內(nèi)部人員可根據(jù)工作需要，經(jīng)授權(quán)后查詢合同執(zhí)行臺(tái)賬相關(guān)信息。2.合同管理部門負(fù)責(zé)對(duì)查詢權(quán)限進(jìn)行管理，確保信息安全。（二）使用范圍合同執(zhí)行臺(tái)賬信息主要用于公司內(nèi)部的合同管理、決策支持、風(fēng)險(xiǎn)防控等工作。未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得將臺(tái)賬信息提供給外部單位或個(gè)人。八、合同執(zhí)行臺(tái)賬的歸檔與保管（一）歸檔要求1.合同執(zhí)行臺(tái)賬應(yīng)定期（每年[X]月底前）進(jìn)行歸檔，確保臺(tái)賬信息的完整性和準(zhǔn)確性。2.歸檔的臺(tái)賬資料應(yīng)包括紙質(zhì)版和電子版，紙質(zhì)版應(yīng)裝訂成冊(cè)，電子版應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（二）保管期限合同執(zhí)行臺(tái)賬的保管期限為自合同終止之日起[X]年。保管期限屆滿后，按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行銷毀。（三）保管責(zé)任合同管理部門負(fù)責(zé)合同執(zhí)行臺(tái)賬的保管工作，明確專人負(fù)責(zé)，確保臺(tái)賬資料的安全與完整。因保管不善導(dǎo)致臺(tái)賬