物業(yè)公司外聯(lián)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范物業(yè)公司外聯(lián)工作，加強與外部相關單位和部門的溝通與合作，提升公司形象，拓展業(yè)務渠道，促進公司各項工作順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于物業(yè)公司各部門及全體員工在對外聯(lián)絡、溝通、協(xié)調等方面的工作。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：外聯(lián)工作必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策要求。2.誠信務實原則：秉持誠實守信、務實高效的態(tài)度開展外聯(lián)活動。3.統(tǒng)一協(xié)調原則：公司各部門在外聯(lián)工作中應相互配合、統(tǒng)一協(xié)調，避免多頭對外、各自為政。4.利益共贏原則：注重與合作伙伴建立長期穩(wěn)定的合作關系，實現(xiàn)互利共贏。二、外聯(lián)工作職責與分工（一）公司層面1.總經(jīng)理全面負責公司外聯(lián)工作的決策與指導。代表公司與重要外部單位和部門進行高層溝通與合作洽談。2.副總經(jīng)理協(xié)助總經(jīng)理開展外聯(lián)工作，負責具體外聯(lián)事務的組織與協(xié)調。分管相關部門的外聯(lián)工作，對其工作進行監(jiān)督與指導。3.綜合管理部作為公司外聯(lián)工作的歸口管理部門，負責制定外聯(lián)工作計劃與方案。建立和維護公司外聯(lián)信息庫，收集、整理、分析外聯(lián)相關信息。組織協(xié)調公司各部門的外聯(lián)活動，安排外聯(lián)接待工作。負責與政府職能部門、行業(yè)協(xié)會等相關機構的日常聯(lián)絡與溝通。4.業(yè)務部門負責本部門業(yè)務范圍內的外聯(lián)工作，包括與客戶、供應商、合作伙伴等的溝通與協(xié)調。配合綜合管理部開展公司整體外聯(lián)活動，及時反饋外聯(lián)工作中發(fā)現(xiàn)的問題和需求。根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展需要，拓展新的外聯(lián)渠道和合作機會。（二）崗位層面1.外聯(lián)專員協(xié)助部門負責人開展外聯(lián)工作，具體落實外聯(lián)任務。負責與外聯(lián)對象進行日常溝通與聯(lián)絡，收集、傳遞外聯(lián)信息。參與外聯(lián)活動的策劃與組織，做好活動的前期準備和現(xiàn)場協(xié)調工作。2.項目經(jīng)理負責所管理項目的外聯(lián)工作，維護與業(yè)主、社區(qū)相關單位等的良好關系。及時處理項目外聯(lián)工作中出現(xiàn)的問題和糾紛，確保項目正常運營。配合公司整體外聯(lián)戰(zhàn)略，推動項目相關業(yè)務的拓展與合作。三、外聯(lián)工作流程（一）外聯(lián)計劃制定1.綜合管理部每年年初根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務需求，制定年度外聯(lián)工作計劃，明確外聯(lián)工作目標、重點任務、責任人及時間節(jié)點等。2.各業(yè)務部門根據(jù)公司年度外聯(lián)工作計劃，結合本部門實際情況，制定本部門年度外聯(lián)子計劃，并報綜合管理部備案。3.外聯(lián)計劃應具有前瞻性、針對性和可操作性，根據(jù)實際情況適時進行調整和完善。（二）外聯(lián)信息收集1.綜合管理部通過多種渠道收集外聯(lián)相關信息，包括政府政策動態(tài)、行業(yè)發(fā)展趨勢、市場需求變化、潛在合作伙伴信息等。2.各業(yè)務部門在日常工作中關注與本部門業(yè)務相關的外聯(lián)信息，及時反饋給綜合管理部。3.鼓勵公司員工積極收集外聯(lián)信息，對提供有價值信息的員工給予適當獎勵。（三）外聯(lián)對象確定1.根據(jù)外聯(lián)計劃和信息收集情況，確定外聯(lián)對象，包括政府部門、行業(yè)協(xié)會、業(yè)主委員會、合作企業(yè)、新聞媒體等。2.對確定的外聯(lián)對象進行詳細分析，了解其需求、關注點和合作意向，制定針對性的外聯(lián)策略。（四）外聯(lián)溝通與洽談1.外聯(lián)專員或相關負責人按照外聯(lián)策略，通過電話、郵件、拜訪、會議等方式與外聯(lián)對象進行溝通與洽談。2.在溝通與洽談過程中，應清晰介紹公司情況、業(yè)務范圍、合作意向等，認真傾聽對方意見和建議，積極回應對方關切的問題。3.對于重要的外聯(lián)洽談，應提前準備詳細的資料和方案，確保洽談效果。（五）合作協(xié)議簽訂1.經(jīng)過溝通與洽談，雙方達成合作意向后，按照公司合同管理相關規(guī)定，起草合作協(xié)議。2.合作協(xié)議應明確雙方的權利和義務、合作內容、合作期限、費用支付、違約責任等條款，確保協(xié)議合法合規(guī)、公平合理。3.合作協(xié)議經(jīng)公司內部審批通過后，由授權代表與對方簽訂。（六）外聯(lián)活動組織1.根據(jù)外聯(lián)工作需要，組織各類外聯(lián)活動，如商務宴請、行業(yè)研討會、項目推介會、客戶答謝會等。2.外聯(lián)活動組織前，應制定詳細的活動方案，包括活動主題、時間、地點、參與人員、活動議程、費用預算等。3.做好活動的籌備工作，包括場地布置、資料準備、人員邀請、餐飲安排、安全保障等，確保活動順利進行。（七）外聯(lián)效果跟蹤與評估1.外聯(lián)活動結束后，及時跟蹤了解合作進展情況，協(xié)調解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.定期對外聯(lián)工作效果進行評估，總結經(jīng)驗教訓，分析存在的問題，提出改進措施和建議。3.將外聯(lián)工作效果評估結果納入部門和員工績效考核體系，作為考核依據(jù)。四、外聯(lián)接待管理（一）接待原則1.熱情周到原則：以熱情、禮貌的態(tài)度接待來訪客人，提供優(yōu)質的服務。2.對口接待原則：根據(jù)來訪客人的目的和性質，安排相應的部門和人員進行接待。3.節(jié)約適度原則：在接待過程中，注重節(jié)約，合理安排接待費用，避免鋪張浪費。（二）接待準備1.接到接待任務后，綜合管理部應及時與來訪客人溝通，了解其基本情況、來訪目的、行程安排等信息。2.根據(jù)來訪客人的情況，制定詳細的接待方案，明確接待人員、接待規(guī)格、接待流程、活動安排、費用預算等內容。3.提前做好接待場所的布置、資料準備、車輛安排、餐飲住宿安排等工作。（三）接待流程1.迎接：根據(jù)來訪客人的行程安排，安排專人前往機場、車站、碼頭等地點迎接，并提前到達迎接地點等候。2.介紹與引導：迎接客人時，主動與客人打招呼，自我介紹并介紹陪同人員，引導客人前往接待場所。3.座談交流：安排適當?shù)臅r間與客人進行座談交流，介紹公司基本情況、業(yè)務范圍、發(fā)展規(guī)劃等，傾聽客人意見和建議，就相關問題進行溝通與洽談。4.參觀考察：根據(jù)客人需求，安排參觀公司項目現(xiàn)場、辦公場所等，展示公司形象和實力。5.餐飲住宿安排：按照接待方案安排客人的餐飲和住宿，確保餐飲衛(wèi)生、住宿舒適。6.送別：來訪任務結束后，安排專人將客人送至機場、車站、碼頭等地點，與客人道別，并表示歡迎再次來訪。（四）接待費用管理1.接待費用應嚴格按照公司財務制度進行報銷，報銷憑證應真實、合法、有效。2.接待費用預算應合理控制，避免超支。對于超出預算的接待費用，應提前報公司領導審批。3.定期對接待費用進行統(tǒng)計和分析，總結費用支出情況，提出改進措施和建議。五、外聯(lián)信息管理（一）信息收集1.綜合管理部負責建立外聯(lián)信息收集渠道，包括政府網(wǎng)站、行業(yè)媒體、社交平臺、合作伙伴等。2.各部門應指定專人負責收集與本部門業(yè)務相關的外聯(lián)信息，并及時反饋給綜合管理部。3.鼓勵員工積極參與外聯(lián)信息收集工作，對提供有價值信息的員工給予適當獎勵。（二）信息整理與分析1.綜合管理部對外聯(lián)信息進行整理和分類，建立外聯(lián)信息庫，確保信息的準確性和完整性。2.定期對外聯(lián)信息進行分析，提取有價值的信息和線索，為公司決策提供參考依據(jù)。3.根據(jù)外聯(lián)信息分析結果，及時調整外聯(lián)工作計劃和策略。（三）信息共享1.建立外聯(lián)信息共享機制，公司內部各部門之間可以共享外聯(lián)信息，提高工作效率。2.對于涉及公司重要機密的外聯(lián)信息，應嚴格按照公司保密制度進行管理，防止信息泄露。（四）信息安全管理1.加強對外聯(lián)信息系統(tǒng)的安全管理，設置訪問權限，防止未經(jīng)授權的人員訪問和修改信息。2.定期對外聯(lián)信息系統(tǒng)進行維護和更新，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。3.對外聯(lián)信息存儲介質進行妥善保管，防止信息丟失或損壞。六、外聯(lián)工作紀律與保密規(guī)定（一）工作紀律1.遵守國家法律法規(guī)和公司各項規(guī)章制度，自覺維護公司形象和利益。2.嚴格按照外聯(lián)工作流程和規(guī)范開展工作，不得擅自簡化或省略工作環(huán)節(jié)。3.對外聯(lián)對象要誠實守信，不得故意隱瞞或歪曲事實。4.不得利用外聯(lián)工作之便謀取私利，不得接受外聯(lián)對象的賄賂或不正當利益。5.積極參加公司組織的外聯(lián)培訓和學習活動，不斷提高自身業(yè)務水平和綜合素質。（二）保密規(guī)定1.嚴格遵守公司保密制度，對外聯(lián)工作中涉及的公司商業(yè)秘密、技術秘密、客戶信息等予以保密。2.在與外聯(lián)對象溝通和洽談過程中，不得泄露公司