燃?xì)庑袠I(yè)資料管理制度總則目的為加強(qiáng)公司燃?xì)庑袠I(yè)資料管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和規(guī)范性，提高資料利用效率，保障公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門、各崗位涉及燃?xì)庑袠I(yè)資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、使用、銷毀等全過程管理。涵蓋但不限于公司運(yùn)營數(shù)據(jù)、工程建設(shè)資料、技術(shù)文檔、客戶信息、安全管理記錄等各類與燃?xì)鈽I(yè)務(wù)相關(guān)的資料。基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司設(shè)立統(tǒng)一的資料管理部門（或指定專人負(fù)責(zé)），對各類燃?xì)庑袠I(yè)資料進(jìn)行集中管理，確保資料管理的一致性和規(guī)范性。2.分級負(fù)責(zé)原則：明確各部門在資料管理工作中的職責(zé)，按照“誰產(chǎn)生、誰收集、誰整理、誰保管”的原則，各部門負(fù)責(zé)本部門資料的日常管理工作，并向公司資料管理部門提供相關(guān)資料。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，確保資料的安全和保密，防止資料泄露、丟失或損壞。4.及時(shí)準(zhǔn)確原則：資料的收集、整理、歸檔應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，保證資料與實(shí)際業(yè)務(wù)同步更新，以便為公司決策、運(yùn)營管理和業(yè)務(wù)發(fā)展提供可靠依據(jù)。資料管理職責(zé)資料管理部門職責(zé)1.制定和完善公司資料管理制度，并組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。2.負(fù)責(zé)公司各類燃?xì)庑袠I(yè)資料的集中收集、整理、歸檔、保管和維護(hù)，建立資料管理檔案體系。3.制定資料分類標(biāo)準(zhǔn)和編號規(guī)則，確保資料的分類清晰、編號唯一，便于查找和管理。4.定期對資料進(jìn)行清查、核對，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理。5.建立資料查閱、借閱登記制度，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，確保資料的安全使用。6.負(fù)責(zé)對過期、失效或無保存價(jià)值的資料進(jìn)行鑒定和銷毀處理，做好銷毀記錄。7.組織開展資料管理培訓(xùn)工作，提高員工的資料管理意識和技能。8.協(xié)助公司內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位查詢、利用資料，提供必要的支持和服務(wù)。各部門資料管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門燃?xì)庑袠I(yè)資料的收集、整理、分類、保管等日常管理工作，確保資料的真實(shí)、完整、有效。2.按照公司資料管理制度和規(guī)定的時(shí)間、要求，定期向公司資料管理部門移交應(yīng)歸檔的資料。3.明確本部門資料管理人員，負(fù)責(zé)與公司資料管理部門溝通協(xié)調(diào)，配合做好資料管理相關(guān)工作。4.在業(yè)務(wù)活動中形成的各類資料，應(yīng)及時(shí)整理歸檔，不得積壓或擅自銷毀。5.嚴(yán)格遵守公司資料查閱、借閱制度，辦理相關(guān)手續(xù)后，方可查閱、借閱本部門保管的資料。6.對本部門保管的資料進(jìn)行定期自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并向公司資料管理部門報(bào)告。員工個(gè)人資料管理職責(zé)1.員工應(yīng)妥善保管本人在工作中形成或獲取的與燃?xì)庑袠I(yè)相關(guān)的資料，不得私自留存、傳播或泄露公司機(jī)密資料。2.在工作變動或離職時(shí)，應(yīng)將本人保管的資料及時(shí)移交給所在部門或公司指定的資料管理人員。3.按照公司資料管理規(guī)定和工作需要，正確使用公司資料，不得擅自更改、刪除或損壞資料。資料的收集與整理收集范圍1.公司運(yùn)營數(shù)據(jù)：包括燃?xì)怃N售數(shù)據(jù)、客戶用氣記錄、管網(wǎng)運(yùn)行參數(shù)、財(cái)務(wù)報(bào)表等。2.工程建設(shè)資料：項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工方案、工程合同、竣工驗(yàn)收報(bào)告等。3.技術(shù)文檔：燃?xì)饧夹g(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案、技術(shù)研發(fā)資料等。4.客戶信息：客戶基本資料、用氣申請資料、客戶投訴與反饋記錄等。5.安全管理記錄：安全檢查記錄、隱患排查治理記錄、事故報(bào)告與處理記錄等。6.其他資料：與燃?xì)庑袠I(yè)相關(guān)的法律法規(guī)文件、政策文件、行業(yè)動態(tài)信息、會議紀(jì)要等。收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)資料收集工作，確保資料收集的及時(shí)性和完整性。2.資料收集應(yīng)遵循真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性原則，確保收集到的資料能夠真實(shí)反映公司業(yè)務(wù)活動的實(shí)際情況。3.對于外來文件和資料，應(yīng)及時(shí)簽收、登記，并按照規(guī)定進(jìn)行分發(fā)和處理。整理規(guī)范1.資料管理人員應(yīng)按照資料分類標(biāo)準(zhǔn)和編號規(guī)則，對收集到的資料進(jìn)行分類整理。2.每份資料應(yīng)編寫清晰、準(zhǔn)確的標(biāo)題，并注明日期、來源、作者等相關(guān)信息。3.對資料中的文件、表格、圖表等應(yīng)進(jìn)行編號，確保資料內(nèi)容的連貫性和可追溯性。4.對于電子資料，應(yīng)按照規(guī)范的文件名命名，并建立相應(yīng)的電子文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲管理。5.整理后的資料應(yīng)做到分類明確、排列有序、標(biāo)識清晰，便于查找和使用。資料的歸檔歸檔范圍經(jīng)過整理的各類燃?xì)庑袠I(yè)資料，符合歸檔要求的均應(yīng)及時(shí)歸檔。歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在資料形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的資料移交公司資料管理部門歸檔。2.對于重大項(xiàng)目或重要業(yè)務(wù)活動形成的資料，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或業(yè)務(wù)活動完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。歸檔流程1.各部門資料管理人員填寫《資料歸檔清單》，詳細(xì)列出需歸檔的資料名稱、數(shù)量、類別等信息，并簽字確認(rèn)。2.將《資料歸檔清單》及待歸檔資料一并提交給公司資料管理部門。3.公司資料管理部門資料管理人員對提交的資料進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后，按照檔案管理要求進(jìn)行歸檔，并在《資料歸檔清單》上簽字確認(rèn)。4.資料管理部門將歸檔后的資料按照檔案庫管理規(guī)定進(jìn)行存放，建立檔案檢索目錄，便于查詢和利用。資料的保管保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專門的檔案庫房，按照檔案類別和年度順序分類存放，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。2.電子檔案：應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，要做好電子檔案的安全防護(hù)工作，設(shè)置訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)被非法篡改或泄露。庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.庫房內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆、腐蝕性物品，嚴(yán)禁煙火。3.檔案架應(yīng)排列整齊，標(biāo)識清晰，便于查找和管理。檔案應(yīng)按照編號順序依次上架存放，不得隨意堆放。4.定期對檔案庫房進(jìn)行檢查，查看檔案存放情況、庫房設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好檢查記錄。保管期限1.公司各類燃?xì)庑袠I(yè)資料的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范以及公司實(shí)際情況確定，分為短期、中期和長期保管。2.短期保管資料：保管期限為[X]年，主要包括一般性業(yè)務(wù)文件、臨時(shí)性報(bào)表等。3.中期保管資料：保管期限為[X]年，如年度運(yùn)營報(bào)告、一般工程建設(shè)資料等。4.長期保管資料：保管期限為[X]年以上，如重要項(xiàng)目檔案、核心技術(shù)資料、客戶永久信息等。資料的查閱與借閱查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱資料的，應(yīng)填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、查閱目的、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給公司資料管理部門。2.資料管理部門資料管理人員根據(jù)申請內(nèi)容，對符合查閱條件的資料進(jìn)行登記，并安排在指定地點(diǎn)查閱。查閱人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成查閱，不得擅自將資料帶出查閱地點(diǎn)。3.查閱過程中，查閱人員應(yīng)愛護(hù)資料，不得在資料上涂改、標(biāo)記、損毀。如需摘錄或復(fù)制資料，應(yīng)經(jīng)資料管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記和處理。4.涉及公司機(jī)密資料的查閱，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度執(zhí)行，經(jīng)公司保密管理部門審批后方可查閱。查閱人員應(yīng)簽署保密承諾書，對查閱過程中知悉的公司機(jī)密信息予以保密。借閱規(guī)定1.因工作需要借閱資料的，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱資料的名稱、借閱期限、借閱用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和公司資料管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.資料管理部門資料管理人員按照批準(zhǔn)的借閱申請，辦理資料借閱手續(xù)，將借閱的資料交付借閱人，并登記借閱日期、歸還日期等信息。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄或泄露資料內(nèi)容。借閱期限屆滿，應(yīng)按時(shí)歸還資料。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.如借閱的資料發(fā)生遺失、損壞等情況，借閱人應(yīng)及時(shí)向資料管理部門報(bào)告，并按照規(guī)定進(jìn)行賠償。資料的使用與共享使用要求1.公司員工在使用燃?xì)庑袠I(yè)資料時(shí)，應(yīng)確保資料的正確使用，不得將資料用于與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的目的。2.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要資料的使用，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，防止資料泄露。3.在引用資料內(nèi)容時(shí)，應(yīng)注明資料來源，確保引用的準(zhǔn)確性和合法性。共享規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門之間因工作需要共享資料的，應(yīng)填寫《資料共享申請表》，說明共享資料的名稱、共享范圍、共享期限等信息，并經(jīng)共享資料所在部門負(fù)責(zé)人和接收部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給公司資料管理部門。2.資料管理部門資料管理人員按照批準(zhǔn)的共享申請，對共享資料進(jìn)行登記，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門進(jìn)行資料共享。共享資料的提供部門應(yīng)確保提供的資料準(zhǔn)確、完整，并協(xié)助接收部門理解和使用共享資料。3.對于涉及公司機(jī)密資料的共享，應(yīng)按照公司保密制度進(jìn)行嚴(yán)格審批和管理，確保共享過程中的信息安全。資料的鑒定與銷毀鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.定期對公司保管的燃?xì)庑袠I(yè)資料進(jìn)行鑒定，確定資料是否仍具有保存價(jià)值。鑒定工作應(yīng)由公司資料管理部門牽頭，會同相關(guān)部門專業(yè)人員共同進(jìn)行。2.鑒定資料是否具有保存價(jià)值，應(yīng)綜合考慮資料的性質(zhì)、來源、內(nèi)容、時(shí)間等因素，主要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行判斷：是否關(guān)系到公司核心業(yè)務(wù)、重要決策、歷史記錄等；是否具有法律、法規(guī)、政策依據(jù)或參考價(jià)值；是否為公司未來業(yè)務(wù)發(fā)展可能需要查閱的資料；是否已過保管期限且無繼續(xù)保存必要。銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的資料，由資料管理部門填寫《資料銷毀申請表》，詳細(xì)說明擬銷毀資料的名稱、數(shù)量、類別、銷毀原因等信息，并附上鑒定意見。2.《資料銷毀申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.資料銷毀應(yīng)采取適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保資料無法恢復(fù)和利用。對于紙質(zhì)檔案，一般應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式銷毀；對于電子檔案，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除工具進(jìn)行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進(jìn)行物理銷毀。4.資料銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。記錄應(yīng)存檔保存，以備查閱。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.公司資料管理部門負(fù)責(zé)對各部門資料管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行，定期檢查每[X]年至少進(jìn)行一次，不定期抽查根據(jù)工作需要隨時(shí)開展。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，資料管理部門應(yīng)及時(shí)向責(zé)任部門發(fā)出《整改通知書》，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。考核評價(jià)1.將各部門資料管理工作納入公司績效考核體系，對資料管理工作成績突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎勵；對資料管理工作不力，導(dǎo)