檔案庫房設(shè)備管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案庫房設(shè)備的管理，確保檔案的安全與完整，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案庫房內(nèi)所有設(shè)備的管理，包括但不限于檔案存儲設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、安全監(jiān)控設(shè)備等。（三）職責(zé)分工1.檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案庫房設(shè)備的日常管理和維護(hù)，制定設(shè)備使用計劃和操作規(guī)程。定期檢查設(shè)備的運(yùn)行狀況，及時發(fā)現(xiàn)并報告設(shè)備故障和安全隱患。配合相關(guān)部門進(jìn)行設(shè)備的維修、保養(yǎng)和更新工作。2.行政部門負(fù)責(zé)檔案庫房設(shè)備的采購、驗(yàn)收和報廢審批工作。保障設(shè)備管理所需的資金和物資供應(yīng)。3.財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核設(shè)備采購、維修、保養(yǎng)等費(fèi)用的支出，確保費(fèi)用合理合規(guī)。對設(shè)備的固定資產(chǎn)進(jìn)行核算和管理。4.使用部門按照操作規(guī)程正確使用檔案庫房設(shè)備，不得擅自更改設(shè)備參數(shù)或違規(guī)操作。發(fā)現(xiàn)設(shè)備異常時及時通知檔案管理部門。二、設(shè)備采購與驗(yàn)收（一）采購計劃1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案庫房的實(shí)際需求、設(shè)備的使用狀況和技術(shù)發(fā)展趨勢，每年編制設(shè)備采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確設(shè)備的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時間等內(nèi)容，并報行政部門審核。（二）采購實(shí)施1.行政部門根據(jù)審核后的采購計劃，按照公司的采購管理制度進(jìn)行設(shè)備采購。2.采購過程中應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)和資質(zhì)的供應(yīng)商，確保設(shè)備的質(zhì)量和售后服務(wù)。3.與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確設(shè)備的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。（三）驗(yàn)收1.設(shè)備到貨后，檔案管理部門、行政部門和使用部門共同參與驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量、技術(shù)參數(shù)、隨機(jī)附件及資料等是否符合合同要求。3.對驗(yàn)收合格的設(shè)備，填寫驗(yàn)收報告，由參與驗(yàn)收的人員簽字確認(rèn)；對驗(yàn)收不合格的設(shè)備，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其限期整改或更換。三、設(shè)備使用與操作（一）操作規(guī)程制定檔案管理部門應(yīng)根據(jù)各類設(shè)備的特點(diǎn)和要求，制定詳細(xì)的操作規(guī)程，并向使用人員進(jìn)行培訓(xùn)。（二）使用人員培訓(xùn)1.新設(shè)備投入使用前，檔案管理部門應(yīng)對使用人員進(jìn)行專門的操作培訓(xùn)，使其熟悉設(shè)備的性能、操作方法、注意事項等。2.使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，不得擅自更改設(shè)備參數(shù)或違規(guī)操作。（三）日常使用管理1.使用人員每天應(yīng)檢查設(shè)備的運(yùn)行狀況，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.如發(fā)現(xiàn)設(shè)備異常，應(yīng)立即停止使用，并及時通知檔案管理部門進(jìn)行處理。3.設(shè)備使用完畢后，應(yīng)按照操作規(guī)程進(jìn)行關(guān)機(jī)、斷電、清理等操作，做好設(shè)備的日常維護(hù)工作。四、設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)（一）維護(hù)保養(yǎng)計劃1.檔案管理部門應(yīng)制定設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計劃，明確各類設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)周期、內(nèi)容和責(zé)任人。2.維護(hù)保養(yǎng)計劃應(yīng)根據(jù)設(shè)備的使用頻率、運(yùn)行狀況和技術(shù)要求等因素制定，確保設(shè)備得到及時有效的維護(hù)保養(yǎng)。（二）定期維護(hù)保養(yǎng)1.維護(hù)保養(yǎng)人員應(yīng)按照維護(hù)保養(yǎng)計劃定期對設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，包括清潔、潤滑、緊固、調(diào)試、校準(zhǔn)等工作。2.對重要設(shè)備或關(guān)鍵部位，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)維護(hù)保養(yǎng)，并做好記錄。（三）故障維修1.設(shè)備出現(xiàn)故障時，使用人員應(yīng)及時通知檔案管理部門，檔案管理部門應(yīng)組織專業(yè)人員進(jìn)行故障診斷和維修。2.維修人員應(yīng)填寫維修記錄，詳細(xì)記錄故障現(xiàn)象、維修過程和維修結(jié)果等信息。3.對維修后的設(shè)備應(yīng)進(jìn)行試運(yùn)行，確保設(shè)備恢復(fù)正常運(yùn)行。4.如設(shè)備故障頻繁或維修成本過高，檔案管理部門應(yīng)及時提出設(shè)備更新或改造的建議。五、設(shè)備安全管理（一）安全制度1.檔案管理部門應(yīng)建立健全設(shè)備安全管理制度，明確設(shè)備安全管理的職責(zé)和要求。2.安全制度應(yīng)包括設(shè)備操作規(guī)程、安全檢查制度、事故應(yīng)急預(yù)案等內(nèi)容。（二）安全檢查1.定期對檔案庫房設(shè)備進(jìn)行安全檢查，檢查內(nèi)容包括設(shè)備的運(yùn)行狀況、安全防護(hù)裝置、電氣線路、消防設(shè)施等。2.安全檢查應(yīng)由檔案管理部門組織，使用部門和相關(guān)專業(yè)人員參與，對檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患應(yīng)及時整改。（三）消防管理1.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備，如滅火器、消火栓、自動噴水滅火系統(tǒng)等，并確保其完好有效。2.消防設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，嚴(yán)禁挪用或損壞消防設(shè)備。3.檔案管理部門應(yīng)組織員工進(jìn)行消防安全培訓(xùn)，提高員工的消防安全意識和應(yīng)急處置能力。4.制定火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，確保在火災(zāi)發(fā)生時能夠及時、有效地進(jìn)行撲救和人員疏散。（四）安全監(jiān)控1.檔案庫房應(yīng)安裝安全監(jiān)控設(shè)備，對庫房內(nèi)的人員和設(shè)備進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控。2.安全監(jiān)控設(shè)備應(yīng)保持24小時運(yùn)行，監(jiān)控記錄應(yīng)至少保存30天。3.檔案管理部門應(yīng)定期查看監(jiān)控記錄，發(fā)現(xiàn)異常情況及時處理，并做好記錄。六、設(shè)備報廢與處置（一）報廢鑒定1.當(dāng)設(shè)備出現(xiàn)下列情況之一時，可申請報廢：已超過規(guī)定的使用年限，且技術(shù)性能落后，無法滿足工作需要的。因意外事故或不可抗力因素導(dǎo)致設(shè)備嚴(yán)重?fù)p壞，無法修復(fù)的。技術(shù)改造或更新后，原有設(shè)備已無使用價值的。其他符合報廢條件的情況。2.檔案管理部門應(yīng)組織專業(yè)人員對申請報廢的設(shè)備進(jìn)行技術(shù)鑒定，確認(rèn)其是否符合報廢條件。（二）報廢審批1.經(jīng)鑒定符合報廢條件的設(shè)備，由檔案管理部門填寫設(shè)備報廢申請表，報行政部門審核，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以報廢。2.財務(wù)部門根據(jù)批準(zhǔn)的設(shè)備報廢申請表，進(jìn)行固定資產(chǎn)賬務(wù)處理。（三）處置方式1.設(shè)備報廢后，檔案管理部門應(yīng)選擇合適的處置方式，如出售、捐贈、報廢拆解等。2.處置設(shè)備時，應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)，確保處置過程合法合規(guī)。3.對有利用價值的零部件或材料，應(yīng)進(jìn)行回收利用；對無利用價值的設(shè)備，應(yīng)進(jìn)行妥善處理，防止環(huán)境污染。七、設(shè)備檔案管理（一）檔案建立1.設(shè)備采購后，檔案管理部門應(yīng)建立設(shè)備檔案，檔案內(nèi)容包括設(shè)備的采購合同、驗(yàn)收報告、操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄、故障報告、報廢審批表等。2.設(shè)備檔案應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編號、裝訂和保管，確保檔案的完整和安全。（二）檔案更新1.設(shè)備在使用過程中，檔案管理部門應(yīng)及時更新設(shè)備檔案，將新產(chǎn)生的資料和記錄補(bǔ)充到檔案中。2.設(shè)備發(fā)生維修、改造、報廢等情況時，應(yīng)在檔案中及時記錄相關(guān)信息。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱設(shè)備檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后