煤場(chǎng)收小票管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范煤場(chǎng)收小票管理，確保煤場(chǎng)收發(fā)貨數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確記錄與傳遞，保障公司物資流轉(zhuǎn)的順暢與安全，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司煤場(chǎng)收發(fā)貨過程中涉及的小票管理工作，包括小票的開具、收集、審核、存檔等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：確保小票記錄的煤種、數(shù)量、質(zhì)量等信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.及時(shí)性原則：及時(shí)開具、收集和處理小票，避免數(shù)據(jù)積壓和延誤。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的格式和流程操作小票，保證管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。4.保密性原則：對(duì)小票涉及的商業(yè)機(jī)密和客戶信息予以嚴(yán)格保密。二、小票開具（一）開具流程1.發(fā)貨時(shí)，發(fā)貨人員根據(jù)實(shí)際發(fā)貨情況，在規(guī)定的小票模板上填寫煤種、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)貨日期、發(fā)貨單位等信息。2.填寫完成后，發(fā)貨人員需對(duì)小票內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，確保信息準(zhǔn)確無誤。3.發(fā)貨人員在小票上簽字確認(rèn)，并將小票交予司磅員。（二）填寫要求1.小票內(nèi)容應(yīng)清晰、工整，不得涂改、刮擦。如有填寫錯(cuò)誤，應(yīng)重新開具小票。2.煤種、規(guī)格應(yīng)填寫準(zhǔn)確、詳細(xì)，與實(shí)際發(fā)貨的煤炭一致。3.數(shù)量應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫，并注明單位。4.發(fā)貨日期應(yīng)填寫具體的年月日時(shí)分。5.發(fā)貨單位應(yīng)填寫全稱，不得使用簡稱。（三）審核與蓋章1.司磅員收到發(fā)貨人員交來的小票后，應(yīng)對(duì)小票內(nèi)容進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括煤種、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)貨日期等信息是否與實(shí)際發(fā)貨情況相符，填寫是否規(guī)范等。2.如審核無誤，司磅員在小票上簽字確認(rèn)，并加蓋磅房專用章。3.如審核發(fā)現(xiàn)問題，司磅員應(yīng)及時(shí)與發(fā)貨人員溝通，要求其更正錯(cuò)誤后重新開具小票。三、小票收集（一）收集方式1.收貨方在收到煤炭后，應(yīng)及時(shí)將發(fā)貨方開具的小票收集起來。2.收貨方可以指定專人負(fù)責(zé)小票的收集工作，確保小票的及時(shí)、完整收集。（二）收集時(shí)間1.收貨方應(yīng)在煤炭驗(yàn)收完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將收集到的小票整理好，并交予煤場(chǎng)管理人員。2.如遇特殊情況，無法在規(guī)定時(shí)間內(nèi)收集小票，收貨方應(yīng)及時(shí)向煤場(chǎng)管理人員說明原因，并在情況解決后的[X]個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)交小票。（三）收集要求1.收貨方收集的小票應(yīng)保持完整、無缺失。如有小票丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)與發(fā)貨方聯(lián)系，補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。2.收貨方應(yīng)將收集到的小票按照發(fā)貨日期、煤種等進(jìn)行分類整理，便于后續(xù)的審核和存檔。四、小票審核（一）審核流程1.煤場(chǎng)管理人員收到收貨方交來的小票后，對(duì)小票進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括小票的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。2.如初步審核無誤，煤場(chǎng)管理人員將小票交予財(cái)務(wù)部門進(jìn)行進(jìn)一步審核。3.財(cái)務(wù)部門審核人員對(duì)小票的金額、付款方式、發(fā)票開具等信息進(jìn)行審核。審核無誤后，在小票上簽字確認(rèn)。4.如審核發(fā)現(xiàn)問題，財(cái)務(wù)部門審核人員應(yīng)及時(shí)與煤場(chǎng)管理人員和收貨方溝通，要求其更正錯(cuò)誤或補(bǔ)充相關(guān)資料。（二）審核內(nèi)容1.小票內(nèi)容是否完整，包括煤種、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)貨日期、發(fā)貨單位、收貨單位、司磅員簽字、磅房蓋章等信息。2.小票填寫是否規(guī)范，是否符合本制度的要求。3.小票記錄的煤種、數(shù)量、質(zhì)量等信息是否與實(shí)際收貨情況相符。4.小票的金額計(jì)算是否正確，付款方式是否符合合同約定。5.小票的發(fā)票開具是否合規(guī)，發(fā)票信息是否與小票內(nèi)容一致。（三）審核期限1.煤場(chǎng)管理人員應(yīng)在收到小票后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成初步審核。2.財(cái)務(wù)部門審核人員應(yīng)在收到煤場(chǎng)管理人員交來的小票后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成進(jìn)一步審核。五、小票存檔（一）存檔方式1.審核通過的小票應(yīng)按照年份、月份、煤種等進(jìn)行分類存檔。2.小票可以采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存檔。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上。（二）存檔期限1.小票的紙質(zhì)檔案存檔期限為[X]年，電子檔案存檔期限為[X]年。2.存檔期限屆滿后，經(jīng)公司相關(guān)部門批準(zhǔn)，可以按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。（三）查閱與借閱1.因工作需要查閱小票檔案的，應(yīng)填寫《小票檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.如需借閱小票檔案，應(yīng)填寫《小票檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日。3.查閱和借閱小票檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借或丟失檔案。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)煤場(chǎng)收小票管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括小票開具、收集、審核、存檔等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.煤場(chǎng)管理人員應(yīng)定期對(duì)小票管理工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）考核機(jī)制1.建立煤場(chǎng)收小票管理工作考核機(jī)制，對(duì)在小票管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)違反本制度規(guī)定的部門和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，依法追究其法律責(zé)任。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司人事總監(jiān)負(fù)責(zé)解釋。（二）修訂與廢止1.本制度如有未盡事宜或與國家法律法規(guī)、政策規(guī)定相抵觸的，按