軟件自行采購(gòu)管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司軟件自行采購(gòu)行為，加強(qiáng)軟件采購(gòu)管理，提高采購(gòu)效率，確保采購(gòu)軟件符合公司業(yè)務(wù)需求和相關(guān)法律法規(guī)要求，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門自行采購(gòu)軟件的活動(dòng)，包括但不限于操作系統(tǒng)、辦公軟件、業(yè)務(wù)管理軟件、安全防護(hù)軟件等。（三）基本原則1.合法性原則：軟件采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.需求導(dǎo)向原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和發(fā)展戰(zhàn)略，合理確定軟件采購(gòu)需求，確保采購(gòu)的軟件能夠滿足實(shí)際工作需要。3.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、功能完善、性能穩(wěn)定的軟件產(chǎn)品，確保軟件的使用效果和安全性。4.效益原則：在滿足需求和質(zhì)量要求的前提下，充分考慮采購(gòu)成本和效益，優(yōu)化采購(gòu)方案，降低采購(gòu)費(fèi)用。5.公平公正原則：采購(gòu)過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有潛在供應(yīng)商享有平等的參與機(jī)會(huì)，杜絕不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)行為。二、采購(gòu)需求確定（一）需求調(diào)研1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要和工作實(shí)際，定期開展軟件需求調(diào)研工作。調(diào)研內(nèi)容包括現(xiàn)有軟件使用情況、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化需求、功能改進(jìn)需求等。2.需求調(diào)研應(yīng)廣泛征求相關(guān)人員意見，確保需求的全面性和準(zhǔn)確性。參與調(diào)研的人員應(yīng)包括業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、操作人員、技術(shù)人員等。（二）需求分析與評(píng)審1.技術(shù)部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門提交的軟件需求進(jìn)行分析，結(jié)合公司技術(shù)架構(gòu)和發(fā)展規(guī)劃，評(píng)估需求的合理性和可行性。2.組織相關(guān)部門和專家對(duì)軟件需求進(jìn)行評(píng)審，評(píng)審內(nèi)容包括需求的完整性、準(zhǔn)確性、一致性、可實(shí)現(xiàn)性等。經(jīng)評(píng)審?fù)ㄟ^的需求作為軟件采購(gòu)的依據(jù)。（三）需求變更管理1.在軟件采購(gòu)過程中，如因業(yè)務(wù)發(fā)展或其他原因需要變更軟件需求，需求提出部門應(yīng)填寫《軟件需求變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明變更原因、變更內(nèi)容等。2.技術(shù)部門對(duì)需求變更進(jìn)行評(píng)估，分析變更對(duì)采購(gòu)進(jìn)度、成本、質(zhì)量等方面的影響，并提出相應(yīng)的建議。3.需求變更申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批通過后，方可實(shí)施變更。采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)變更后的需求調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃。三、供應(yīng)商選擇與管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，明確供應(yīng)商的資質(zhì)要求和準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)。供應(yīng)商應(yīng)具備合法經(jīng)營(yíng)資格、良好的商業(yè)信譽(yù)、較強(qiáng)的技術(shù)實(shí)力和售后服務(wù)能力。2.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)申請(qǐng)準(zhǔn)入的供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，審查內(nèi)容包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、軟件著作權(quán)證書、產(chǎn)品檢測(cè)報(bào)告、業(yè)績(jī)證明等。3.經(jīng)審查合格的供應(yīng)商納入供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，并定期進(jìn)行評(píng)估和更新。（二）供應(yīng)商選擇1.根據(jù)軟件采購(gòu)需求，采購(gòu)部門從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)中篩選出符合要求的供應(yīng)商，向其發(fā)出詢價(jià)函或招標(biāo)邀請(qǐng)書。2.供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交報(bào)價(jià)文件或投標(biāo)文件。采購(gòu)部門對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)和方案進(jìn)行評(píng)審，綜合考慮價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)、信譽(yù)等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。3.對(duì)于金額較大或技術(shù)復(fù)雜的軟件采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)會(huì)議，邀請(qǐng)相關(guān)部門和專家參與評(píng)審，確保采購(gòu)過程的公平公正。（三）供應(yīng)商管理1.與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括軟件功能、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、售后服務(wù)等條款。2.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商的履約情況進(jìn)行跟蹤和評(píng)估，定期收集用戶反饋意見，及時(shí)解決軟件使用過程中出現(xiàn)的問題。3.對(duì)于履約情況良好的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和優(yōu)先合作機(jī)會(huì)；對(duì)于履約不力的供應(yīng)商，采取警告、暫停合作、取消資格等措施，并追究其違約責(zé)任。四、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.各部門根據(jù)軟件需求調(diào)研結(jié)果和評(píng)審意見，填寫《軟件采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明軟件名稱、版本、功能需求、采購(gòu)預(yù)算、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.《軟件采購(gòu)申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部門。（二）采購(gòu)審批1.采購(gòu)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)表后，對(duì)采購(gòu)需求和預(yù)算進(jìn)行審核。對(duì)于金額較小的軟件采購(gòu)項(xiàng)目，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于金額較大的軟件采購(gòu)項(xiàng)目，需提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)審批通過的采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)部門方可組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)。（三）采購(gòu)實(shí)施1.根據(jù)采購(gòu)審批結(jié)果，采購(gòu)部門按照既定的采購(gòu)方式（詢價(jià)、招標(biāo)、單一來源等）進(jìn)行采購(gòu)。2.在采購(gòu)過程中，采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解采購(gòu)進(jìn)展情況，確保采購(gòu)任務(wù)按時(shí)完成。3.采購(gòu)?fù)瓿珊?，采?gòu)部門應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收工作，確保軟件的質(zhì)量和功能符合合同要求。（四）驗(yàn)收1.成立驗(yàn)收小組，成員包括采購(gòu)部門、使用部門、技術(shù)部門等相關(guān)人員。驗(yàn)收小組負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)的軟件進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括軟件功能、性能、兼容性、安全性等方面。驗(yàn)收小組應(yīng)按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，并填寫《軟件驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。3.經(jīng)驗(yàn)收合格的軟件，方可正式投入使用；驗(yàn)收不合格的軟件，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其限期整改或更換產(chǎn)品，直至驗(yàn)收合格。五、采購(gòu)合同管理（一）合同簽訂1.采購(gòu)部門在確定供應(yīng)商后，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購(gòu)合同應(yīng)包括以下主要條款：軟件名稱、版本、功能要求、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、交付地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)、違約責(zé)任等。（二）合同執(zhí)行1.采購(gòu)部門和使用部門應(yīng)按照合同約定，監(jiān)督供應(yīng)商履行合同義務(wù)，確保軟件按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。2.在合同執(zhí)行過程中，如出現(xiàn)合同變更、解除等情況，應(yīng)按照合同約定的程序進(jìn)行處理，并簽訂相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議。（三）合同歸檔1.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本歸檔保存，以備查閱。2.合同歸檔內(nèi)容應(yīng)包括合同文本、相關(guān)審批文件、往來函件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。六、軟件使用與維護(hù)（一）使用培訓(xùn)1.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)組織軟件供應(yīng)商對(duì)公司相關(guān)人員進(jìn)行使用培訓(xùn)，確保使用人員熟悉軟件的功能和操作方法。2.使用培訓(xùn)應(yīng)根據(jù)軟件的復(fù)雜程度和使用人員的實(shí)際情況，制定詳細(xì)的培訓(xùn)計(jì)劃，采用集中培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)演示、在線學(xué)習(xí)等多種方式進(jìn)行。（二）日常維護(hù)1.使用部門負(fù)責(zé)軟件的日常使用和維護(hù)工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決軟件使用過程中出現(xiàn)的問題。2.技術(shù)部門應(yīng)提供技術(shù)支持，協(xié)助使用部門解決軟件技術(shù)問題。對(duì)于軟件本身存在的缺陷或故障，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其提供技術(shù)支持和解決方案。（三）升級(jí)與更新1.軟件供應(yīng)商應(yīng)定期對(duì)軟件進(jìn)行升級(jí)和更新，以修復(fù)軟件漏洞、提升軟件性能、增加新功能等。2.采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)關(guān)注軟件供應(yīng)商發(fā)布的升級(jí)信息，根據(jù)公司實(shí)際情況，組織相關(guān)人員進(jìn)行軟件升級(jí)和更新工作。在升級(jí)和更新前，應(yīng)進(jìn)行充分的測(cè)試，確保升級(jí)和更新的順利進(jìn)行。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)軟件自行采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查采購(gòu)程序的合規(guī)性、采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、軟件使用效果等。2.內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期開展審計(jì)工作，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.接受相關(guān)政府部門和行業(yè)協(xié)會(huì)的監(jiān)督檢查，積極配合其