酒店物質(zhì)申購(gòu)管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)酒店物資申購(gòu)管理，規(guī)范申購(gòu)流程，確保物資的合理采購(gòu)與供應(yīng)，滿(mǎn)足酒店運(yùn)營(yíng)需求，提高資金使用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于酒店內(nèi)各部門(mén)物資申購(gòu)的管理，包括但不限于客房部、餐飲部、前廳部、工程部、財(cái)務(wù)部等部門(mén)所需的各類(lèi)物資。（三）基本原則1.按需申購(gòu)原則：各部門(mén)應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，合理申購(gòu)物資，避免盲目采購(gòu)和浪費(fèi)。2.預(yù)算控制原則：物資申購(gòu)應(yīng)嚴(yán)格控制在預(yù)算范圍內(nèi)，確保資金使用的合理性和有效性。3.審批流程原則：所有物資申購(gòu)必須按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行，未經(jīng)審批不得采購(gòu)。4.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：在滿(mǎn)足使用需求的前提下，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的物資。二、申購(gòu)流程（一）需求提出1.各部門(mén)根據(jù)實(shí)際工作情況，定期或不定期填寫(xiě)《物資申購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求日期等信息。2.對(duì)于臨時(shí)性或緊急性物資需求，應(yīng)在申請(qǐng)表中注明原因，并盡快提交申請(qǐng)。（二）部門(mén)審核1.部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)提交的《物資申購(gòu)申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核需求的合理性、必要性以及是否在預(yù)算范圍內(nèi)。2.對(duì)于不符合要求的申請(qǐng)，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)人員溝通，說(shuō)明原因并要求其修改或補(bǔ)充相關(guān)信息。（三）采購(gòu)部門(mén)審核1.采購(gòu)部門(mén)收到各部門(mén)提交的《物資申購(gòu)申請(qǐng)表》后，對(duì)物資的市場(chǎng)供應(yīng)情況、價(jià)格走勢(shì)等進(jìn)行審核。2.采購(gòu)部門(mén)可以根據(jù)實(shí)際情況提出以下建議：對(duì)于市場(chǎng)供應(yīng)充足、價(jià)格穩(wěn)定的物資，可以直接采購(gòu)。對(duì)于市場(chǎng)供應(yīng)緊張、價(jià)格波動(dòng)較大的物資，可以建議部門(mén)適當(dāng)調(diào)整申購(gòu)數(shù)量或時(shí)間。對(duì)于可以通過(guò)內(nèi)部調(diào)配解決的物資，建議部門(mén)優(yōu)先進(jìn)行內(nèi)部調(diào)配。（四）財(cái)務(wù)部門(mén)審核1.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)物資申購(gòu)的預(yù)算情況進(jìn)行審核，確保申購(gòu)金額在預(yù)算范圍內(nèi)。2.對(duì)于超出預(yù)算的申購(gòu)申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)提出意見(jiàn)，并要求相關(guān)部門(mén)說(shuō)明理由和解決方案。（五）審批1.根據(jù)酒店的審批權(quán)限，《物資申購(gòu)申請(qǐng)表》依次提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過(guò)后，申請(qǐng)表將返回采購(gòu)部門(mén)，作為采購(gòu)的依據(jù)。（六）采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審批通過(guò)的《物資申購(gòu)申請(qǐng)表》，按照酒店的采購(gòu)制度和流程進(jìn)行采購(gòu)。2.采購(gòu)人員應(yīng)選擇合適的供應(yīng)商，進(jìn)行詢(xún)價(jià)、比價(jià)、議價(jià)等工作，確保采購(gòu)物資的質(zhì)量、價(jià)格和交貨期符合要求。3.在采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)和酒店的相關(guān)規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂或不正當(dāng)利益。（七）驗(yàn)收1.物資到貨后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知使用部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收。2.使用部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員按照采購(gòu)合同和申購(gòu)要求對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收，重點(diǎn)檢查物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量等是否符合要求。3.對(duì)于驗(yàn)收合格的物資，使用部門(mén)應(yīng)在《物資驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商解決。（八）入庫(kù)1.驗(yàn)收合格的物資由倉(cāng)庫(kù)管理人員辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)《物資入庫(kù)單》，注明物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式和位置對(duì)物資進(jìn)行存放，確保物資的安全和完好。（九）報(bào)銷(xiāo)1.采購(gòu)?fù)瓿珊螅少?gòu)人員應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)票據(jù)，填寫(xiě)《費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單》，并附上《物資申購(gòu)申請(qǐng)表》、《物資驗(yàn)收單》、《物資入庫(kù)單》等相關(guān)憑證。2.按照酒店的財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)制度，依次提交部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)審核，最后由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)予以報(bào)銷(xiāo)。三、申購(gòu)計(jì)劃管理（一）年度申購(gòu)計(jì)劃1.各部門(mén)應(yīng)于每年年底前制定下一年度的物資申購(gòu)計(jì)劃，報(bào)采購(gòu)部門(mén)匯總。2.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)各部門(mén)的申購(gòu)計(jì)劃，結(jié)合酒店的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和預(yù)算情況，編制酒店年度物資申購(gòu)總計(jì)劃，提交酒店管理層審批。3.年度申購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確物資的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、采購(gòu)時(shí)間等信息，作為全年物資采購(gòu)的指導(dǎo)依據(jù)。（二）月度申購(gòu)計(jì)劃1.各部門(mén)應(yīng)根據(jù)年度申購(gòu)計(jì)劃和實(shí)際工作情況，每月底前編制下一月度的物資申購(gòu)計(jì)劃，報(bào)采購(gòu)部門(mén)。2.采購(gòu)部門(mén)對(duì)各部門(mén)的月度申購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審核和匯總，結(jié)合庫(kù)存情況，編制酒店月度物資申購(gòu)計(jì)劃，提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.月度申購(gòu)計(jì)劃應(yīng)重點(diǎn)突出當(dāng)月急需采購(gòu)的物資，確保酒店運(yùn)營(yíng)的正常進(jìn)行。（三）計(jì)劃調(diào)整1.在計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中，如因市場(chǎng)變化、經(jīng)營(yíng)調(diào)整等原因需要對(duì)申購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，各部門(mén)應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《申購(gòu)計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)表》，說(shuō)明調(diào)整的原因和內(nèi)容。2.申購(gòu)計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)表按照申購(gòu)流程進(jìn)行審批，審批通過(guò)后，采購(gòu)部門(mén)及時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃。四、庫(kù)存管理（一）庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)1.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。2.每月末，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)編制《庫(kù)存物資盤(pán)點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄物資的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、實(shí)際庫(kù)存等信息。3.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)將盤(pán)點(diǎn)結(jié)果與庫(kù)存臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)，對(duì)于盤(pán)盈、盤(pán)虧的物資，應(yīng)查明原因，并填寫(xiě)《庫(kù)存物資盤(pán)盈盤(pán)虧處理申請(qǐng)表》，按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行處理。（二）庫(kù)存預(yù)警1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)各類(lèi)物資的庫(kù)存周轉(zhuǎn)率、采購(gòu)周期等因素，設(shè)定合理的庫(kù)存預(yù)警指標(biāo)。2.當(dāng)庫(kù)存物資數(shù)量低于預(yù)警指標(biāo)時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)安排采購(gòu)。（三）庫(kù)存積壓處理1.對(duì)于長(zhǎng)期積壓的庫(kù)存物資，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期進(jìn)行清理，并填寫(xiě)《庫(kù)存積壓物資處理申請(qǐng)表》。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門(mén)對(duì)庫(kù)存積壓物資進(jìn)行評(píng)估，提出處理建議，如降價(jià)銷(xiāo)售、報(bào)廢處理等。3.庫(kù)存積壓物資處理申請(qǐng)表按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批，審批通過(guò)后，倉(cāng)庫(kù)管理人員按照處理建議進(jìn)行處理。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立供應(yīng)商評(píng)估和選擇機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和篩選。2.評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等方面。3.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作情況等。（二）供應(yīng)商考核1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商的供貨情況進(jìn)行考核，考核指標(biāo)包括交貨準(zhǔn)時(shí)率、產(chǎn)品合格率、售后服務(wù)滿(mǎn)意度等。2.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰。（三）供應(yīng)商合作1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.在合作過(guò)程中，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)解決出現(xiàn)的問(wèn)題，確保物資供應(yīng)的穩(wěn)定和順暢。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.酒店內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)物資申購(gòu)管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查申購(gòu)流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全、采購(gòu)行為是否合規(guī)等。2.對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。（二）財(cái)務(wù)監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)物資采購(gòu)資金的監(jiān)督管理，確保資金使用的合理性和安全性。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)物資采購(gòu)的成本、費(fèi)用進(jìn)行分析，提出降低成本的建議和措施。（三）日常檢查1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)