中鐵公司物資管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)中鐵公司物資管理，規(guī)范物資采購、供應(yīng)、儲(chǔ)備、使用等行為，降低物資成本，提高物資管理效益，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于中鐵公司及所屬各單位的物資管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中管理原則：對公司重要物資實(shí)行集中采購、集中儲(chǔ)備、集中調(diào)配，提高物資資源的利用效率。2.成本效益原則：在滿足生產(chǎn)經(jīng)營需求的前提下，合理控制物資采購成本、儲(chǔ)備成本和使用成本，實(shí)現(xiàn)物資管理效益最大化。3.質(zhì)量第一原則：嚴(yán)格把控物資質(zhì)量，確保所采購物資符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需要。4.規(guī)范透明原則：建立健全物資管理制度和流程，確保物資管理活動(dòng)規(guī)范、透明、公正。二、物資管理職責(zé)分工（一）物資管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司物資管理辦法及相關(guān)規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)編制公司物資采購計(jì)劃，組織物資采購招標(biāo)、談判等工作，簽訂物資采購合同。3.負(fù)責(zé)建立物資供應(yīng)商管理體系，對供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)、選擇和管理。4.負(fù)責(zé)物資的驗(yàn)收、入庫、儲(chǔ)存、保管、發(fā)放等工作，確保物資質(zhì)量和安全。5.負(fù)責(zé)物資庫存管理，定期進(jìn)行物資盤點(diǎn)，及時(shí)處理積壓物資和報(bào)廢物資。6.負(fù)責(zé)物資成本核算與控制，分析物資消耗情況，提出降低物資成本的措施和建議。7.負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督所屬各單位的物資管理工作。（二）使用部門職責(zé)1.根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際需求，提出物資需求計(jì)劃。2.參與物資采購招標(biāo)、談判等工作，提供技術(shù)參數(shù)和質(zhì)量要求等相關(guān)信息。3.負(fù)責(zé)本部門領(lǐng)用物資的驗(yàn)收、使用和管理，合理控制物資消耗。4.配合物資管理部門做好物資盤點(diǎn)、積壓物資處理和報(bào)廢物資鑒定等工作。（三）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核物資采購計(jì)劃和采購合同，安排物資采購資金。2.負(fù)責(zé)物資成本核算，監(jiān)督物資采購資金的使用情況。3.參與物資采購招標(biāo)、談判等工作，提供財(cái)務(wù)方面的意見和建議。（四）審計(jì)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)對物資采購、驗(yàn)收、庫存管理等環(huán)節(jié)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查物資管理內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況。2.對物資采購項(xiàng)目進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，審查采購程序的合規(guī)性、采購價(jià)格的合理性等。3.對物資管理中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)違紀(jì)問題進(jìn)行調(diào)查處理，提出審計(jì)意見和建議。三、物資采購管理（一）采購計(jì)劃編制1.使用部門應(yīng)根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃、工程進(jìn)度安排和物資庫存情況，提前編制物資需求計(jì)劃。物資需求計(jì)劃應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時(shí)間等詳細(xì)信息。2.物資管理部門對使用部門提交的物資需求計(jì)劃進(jìn)行審核，結(jié)合物資庫存情況、采購周期等因素，綜合平衡后編制公司物資采購計(jì)劃。物資采購計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（二）采購方式選擇1.物資采購應(yīng)根據(jù)物資的性質(zhì)、金額、市場供應(yīng)情況等因素，選擇合適的采購方式。采購方式主要包括公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購等。2.對于達(dá)到國家規(guī)定招標(biāo)規(guī)模標(biāo)準(zhǔn)的物資采購項(xiàng)目，應(yīng)采用公開招標(biāo)或邀請招標(biāo)方式進(jìn)行采購。公開招標(biāo)應(yīng)通過國家指定的招標(biāo)平臺(tái)發(fā)布招標(biāo)公告，邀請潛在供應(yīng)商投標(biāo)；邀請招標(biāo)應(yīng)向不少于三家具備承擔(dān)招標(biāo)項(xiàng)目能力、資信良好的特定供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請書。3.對于采購金額較小、技術(shù)規(guī)格簡單、市場競爭充分的物資采購項(xiàng)目，可采用競爭性談判方式進(jìn)行采購。競爭性談判應(yīng)邀請不少于三家供應(yīng)商進(jìn)行談判，通過談判確定成交供應(yīng)商。4.對于只能從唯一供應(yīng)商處采購的物資，或者發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的物資，可采用單一來源采購方式進(jìn)行采購。單一來源采購應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，確定采購價(jià)格和采購條款。（三）采購招標(biāo)與談判1.物資管理部門負(fù)責(zé)組織物資采購招標(biāo)或談判工作。采購招標(biāo)或談判應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定的程序進(jìn)行，確保采購過程公開、公平、公正。2.在采購招標(biāo)或談判前，物資管理部門應(yīng)編制招標(biāo)文件或談判文件，明確采購物資的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量要求、交貨期、售后服務(wù)等條款，并向潛在供應(yīng)商或受邀供應(yīng)商發(fā)出。3.供應(yīng)商應(yīng)按照招標(biāo)文件或談判文件的要求編制投標(biāo)文件或響應(yīng)文件，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)提交給物資管理部門。物資管理部門應(yīng)組織評標(biāo)委員會(huì)或談判小組對供應(yīng)商的投標(biāo)文件或響應(yīng)文件進(jìn)行評審，按照評審結(jié)果確定成交供應(yīng)商。4.物資采購合同應(yīng)在成交供應(yīng)商確定后及時(shí)簽訂。采購合同應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款，確保雙方的權(quán)利和義務(wù)明確。（四）采購合同管理1.物資管理部門負(fù)責(zé)采購合同的簽訂、履行、變更、終止等管理工作。采購合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本送財(cái)務(wù)部門、使用部門等相關(guān)部門備案。2.物資管理部門應(yīng)跟蹤采購合同的履行情況，督促供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)及時(shí)采取措施追究其違約責(zé)任。3.如需變更采購合同，物資管理部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)作為原采購合同的補(bǔ)充文件，與原采購合同具有同等法律效力。4.采購合同履行完畢后，物資管理部門應(yīng)及時(shí)辦理合同終止手續(xù)，并對合同執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)和評價(jià)。四、物資驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.物資到貨前，物資管理部門應(yīng)通知使用部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。使用部門應(yīng)安排熟悉物資性能和技術(shù)要求的人員參與驗(yàn)收，質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)配備相應(yīng)的檢驗(yàn)設(shè)備和人員。2.物資管理部門應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，準(zhǔn)備驗(yàn)收所需的文件和資料，如采購合同、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)報(bào)告等。（二）驗(yàn)收程序1.物資到貨后，物資管理部門應(yīng)組織使用部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門按照驗(yàn)收程序進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量、技術(shù)性能等。2.驗(yàn)收人員應(yīng)按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對物資進(jìn)行逐一檢查，填寫驗(yàn)收記錄。驗(yàn)收記錄應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、到貨日期、驗(yàn)收情況等信息。3.對于驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收記錄上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)；對于驗(yàn)收不合格的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫不合格報(bào)告，注明不合格原因，并及時(shí)通知物資管理部門和供應(yīng)商進(jìn)行處理。（三）驗(yàn)收結(jié)果處理1.對于驗(yàn)收合格的物資，物資管理部門應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，將物資存入倉庫，并按照規(guī)定進(jìn)行保管。2.對于驗(yàn)收不合格的物資，物資管理部門應(yīng)根據(jù)不合格原因，采取相應(yīng)的處理措施。如屬于供應(yīng)商責(zé)任，應(yīng)要求供應(yīng)商負(fù)責(zé)退換貨、補(bǔ)貨或賠償損失；如屬于運(yùn)輸過程中的損壞，應(yīng)及時(shí)與運(yùn)輸部門協(xié)商解決賠償問題。3.物資管理部門應(yīng)定期對驗(yàn)收結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，總結(jié)驗(yàn)收工作中存在的問題，提出改進(jìn)措施和建議，不斷提高驗(yàn)收工作質(zhì)量。五、物資庫存管理（一）庫存規(guī)劃1.物資管理部門應(yīng)根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃、物資消耗規(guī)律和儲(chǔ)備定額等因素，制定物資庫存規(guī)劃。物資庫存規(guī)劃應(yīng)明確各類物資的合理儲(chǔ)備數(shù)量、儲(chǔ)備周期、儲(chǔ)備地點(diǎn)等。2.物資儲(chǔ)備定額應(yīng)根據(jù)物資的品種、規(guī)格、型號、生產(chǎn)經(jīng)營需求等因素進(jìn)行科學(xué)合理的制定，并定期進(jìn)行修訂。物資儲(chǔ)備定額應(yīng)包括經(jīng)常儲(chǔ)備定額、保險(xiǎn)儲(chǔ)備定額和季節(jié)儲(chǔ)備定額等。（二）庫存保管1.物資管理部門應(yīng)按照物資的性質(zhì)、特點(diǎn)和保管要求，對物資進(jìn)行分類存放，并做好標(biāo)識(shí)。物資存放應(yīng)做到整齊、有序、安全，便于收發(fā)和盤點(diǎn)。2.倉庫應(yīng)配備必要的保管設(shè)備和設(shè)施，如貨架、貨柜、消防器材、通風(fēng)設(shè)備等，確保物資的質(zhì)量和安全。3.物資管理部門應(yīng)建立物資保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物資的入庫、出庫、庫存數(shù)量、存放位置等信息。物資保管臺(tái)賬應(yīng)定期與財(cái)務(wù)部門的賬目進(jìn)行核對，確保賬賬相符、賬實(shí)相符。（三）庫存盤點(diǎn)1.物資管理部門應(yīng)定期組織物資盤點(diǎn)，確保庫存物資的數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無誤。物資盤點(diǎn)分為定期盤點(diǎn)和不定期盤點(diǎn)。定期盤點(diǎn)每年至少進(jìn)行一次，不定期盤點(diǎn)根據(jù)實(shí)際情況適時(shí)進(jìn)行。2.物資盤點(diǎn)前，物資管理部門應(yīng)制定盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、盤點(diǎn)時(shí)間、盤點(diǎn)人員等。盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量等信息，填寫盤點(diǎn)表。3.物資盤點(diǎn)結(jié)束后，物資管理部門應(yīng)根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果編制盤點(diǎn)報(bào)告，分析盤點(diǎn)差異原因，提出處理意見和改進(jìn)措施。對于盤盈或盤虧的物資，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批程序進(jìn)行處理。（四）積壓物資與報(bào)廢物資管理1.物資管理部門應(yīng)定期對庫存物資進(jìn)行清查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)積壓物資和報(bào)廢物資。對于積壓物資，應(yīng)分析積壓原因，采取促銷、調(diào)劑、報(bào)廢等措施進(jìn)行處理，減少庫存積壓，降低資金占用。2.對于報(bào)廢物資，物資管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行鑒定，填寫報(bào)廢物資鑒定表，注明報(bào)廢原因、報(bào)廢物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息。報(bào)廢物資鑒定表應(yīng)報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。3.報(bào)廢物資應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，可采用拍賣、變賣、捐贈(zèng)等方式進(jìn)行處置。報(bào)廢物資處置收入應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)部門，納入公司統(tǒng)一核算。六、物資發(fā)放管理（一）發(fā)放原則1.物資發(fā)放應(yīng)遵循“先進(jìn)先出、急用先供”的原則，確保物資的合理使用。2.物資發(fā)放應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的審批程序進(jìn)行，未經(jīng)審批不得擅自發(fā)放物資。（二）發(fā)放程序1.使用部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫物資領(lǐng)用申請表，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審批后提交給物資管理部門。2.物資管理部門對物資領(lǐng)用申請表進(jìn)行審核，審核無誤后按照規(guī)定的發(fā)料方式進(jìn)行發(fā)料。發(fā)料方式主要包括限額發(fā)料、領(lǐng)料單發(fā)放等。3.限額發(fā)料是指根據(jù)物資消耗定額和生產(chǎn)任務(wù)，對使用部門實(shí)行限額供料。使用部門在限額范圍內(nèi)領(lǐng)用物資，如需超限額領(lǐng)用，應(yīng)辦理相關(guān)審批手續(xù)。4.領(lǐng)料單發(fā)放是指使用部門根據(jù)實(shí)際需要填寫領(lǐng)料單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審批后到物資管理部門領(lǐng)取物資。物資管理部門應(yīng)按照領(lǐng)料單上的信息進(jìn)行發(fā)料，并在領(lǐng)料單上簽字確認(rèn)。（三）發(fā)放記錄物資管理部門應(yīng)建立物資發(fā)放臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物資的發(fā)放日期、領(lǐng)用部門、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等信息。物資發(fā)放臺(tái)賬應(yīng)定期與財(cái)務(wù)部門的賬目進(jìn)行核對，確保賬賬相符、賬實(shí)相符。七、物資成本管理（一）成本核算1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照國家有關(guān)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和公司規(guī)定，對物資采購成本、庫存成本、使用成本等進(jìn)行核算。物資采購成本包括物資的購買價(jià)格、運(yùn)輸費(fèi)、裝卸費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)等；庫存成本包括物資的倉儲(chǔ)費(fèi)、保管費(fèi)、損耗費(fèi)等；使用成本包括物資的消耗費(fèi)用、維修費(fèi)用等。2.物資管理部門應(yīng)配合財(cái)務(wù)部門做好物資成本核算工作，提供物資采購、庫存、發(fā)放等相關(guān)數(shù)據(jù)和資料。（二）成本控制1.物資管理部門應(yīng)采取有效措施控制物資成本，降低物資采購價(jià)格，合理控制物資庫存水平，減少物資損耗和浪費(fèi)。2.在物資采購過程中，應(yīng)通過招標(biāo)、談判等方式，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，降低采購成本。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對采購合同的管理，嚴(yán)格控制采購付款進(jìn)度，確保資金安全。3.在物資庫存管理方面，應(yīng)優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)，合理確定儲(chǔ)備定額，減少庫存積壓，降低庫存成本。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)物資保管，減少物資損耗和損失。4.在物資使用過程中，應(yīng)加強(qiáng)對物資消耗的管理，建立物資消耗定額管理制度，嚴(yán)格控制物資消耗，降低使用成本。（三）成本分析與考核1.物資管理部門應(yīng)定期對物資成本進(jìn)行分析，分析物資采購成本、庫存成本、使用成本等的變化情況及其原因，提出降低物資成本的措施和建議。2.公司應(yīng)建立物資成本考核制度，對物資管理部門和使用部門的物資成本控制情況進(jìn)行考核?？己酥笜?biāo)主要包括物資采購成本降低率、庫存周轉(zhuǎn)率、物資消耗定額完成率等。3.物資成本考核結(jié)果應(yīng)與部門和個(gè)人的績效掛鉤，對物資成本控制成效顯著的部門和個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)，對物資成本控制不力的部門和個(gè)人進(jìn)行處罰。八、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.物資管理部門應(yīng)建立供應(yīng)商管理體系，制定供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)和程序。供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。2.在選擇供應(yīng)商時(shí)，物資管理部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，對供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查、評估和篩選。調(diào)查內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、財(cái)務(wù)狀況等；評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等；篩選內(nèi)容包括選擇符合供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商。3.物資管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門和人員對供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)現(xiàn)場、質(zhì)量管理體系、倉儲(chǔ)物流等方面。實(shí)地考察后，應(yīng)形成考察報(bào)告，作為選擇供應(yīng)商的重要依據(jù)。（二）供應(yīng)商評價(jià)1.物資管理部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)，評價(jià)周期一般為每年一次。評價(jià)內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)、合同履行情況等方面。2.供應(yīng)商評價(jià)應(yīng)采用定性與定量相結(jié)合的方法，通過對供應(yīng)商的各項(xiàng)評價(jià)指標(biāo)進(jìn)行打分，計(jì)算供應(yīng)商的綜合得分。供應(yīng)商綜合得分應(yīng)作為供應(yīng)商分類管理、合作關(guān)系調(diào)整等的重要依據(jù)。3.物資管理部門應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商評價(jià)結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對于綜合得分較高的供應(yīng)商，可作為優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，給予更多的合作機(jī)會(huì)和優(yōu)惠政策；對于綜合得分較低的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，如整改后仍不符合要求，應(yīng)終止合作關(guān)系。（三）供應(yīng)商合作與管理1.物資管理部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合作協(xié)議應(yīng)包括物資采購合同、質(zhì)量保證協(xié)議、售后服務(wù)協(xié)議等內(nèi)容。2.物資管理部門應(yīng)加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與協(xié)調(diào)，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量情況等，確保物資供應(yīng)的及時(shí)性和穩(wěn)定性。3.物資管理部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的合作情況進(jìn)行總結(jié)和評價(jià)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對于存在問題的供應(yīng)商，應(yīng)督促其整改，如整改后仍不符合要求，應(yīng)終止合作關(guān)系。九、信息化管理（一）物資管理信息系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立物資管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)物資采購、驗(yàn)收、庫存、發(fā)放、成本核算、供應(yīng)商管理等業(yè)務(wù)的信息化管理。物資管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析、預(yù)警等功能，提高物資管理工作效率和管理水平。2.物資管理信息系統(tǒng)應(yīng)與公司其他信息系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。如與財(cái)務(wù)信