市場采購庫存管理辦法一、總則（一）目的為加強公司市場采購庫存管理，規(guī)范采購流程，降低庫存成本，提高資金使用效率，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有市場采購活動及相關(guān)庫存管理工作，包括原材料、零部件、辦公用品、設(shè)備等各類物資的采購與庫存管理。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，合理安排采購數(shù)量和時間，避免盲目采購和庫存積壓。2.成本控制原則：在保證物資質(zhì)量和滿足生產(chǎn)經(jīng)營需求的前提下，通過優(yōu)化采購渠道、談判議價、庫存管理等措施，降低采購成本和庫存成本。3.質(zhì)量保證原則：嚴格把控采購物資的質(zhì)量，確保所采購的物資符合相關(guān)標準和要求，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營的需要。4.庫存安全原則：加強庫存物資的安全管理，確保庫存物資的數(shù)量準確、質(zhì)量完好、存儲安全，防止物資損壞、丟失、變質(zhì)等情況的發(fā)生。5.信息共享原則：建立健全市場采購庫存管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)采購、庫存、銷售等部門之間的信息共享和協(xié)同工作，提高管理效率和決策科學(xué)性。二、職責分工（一）采購部門1.負責市場采購計劃的制定與執(zhí)行，根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，及時準確地采購各類物資。2.尋找、開發(fā)合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進行評估和管理。3.組織采購談判，簽訂采購合同，確保采購合同的條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。4.跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。5.負責采購成本的控制和核算，定期分析采購成本變動情況，提出降低采購成本的措施和建議。（二）倉庫管理部門1.負責庫存物資的驗收、入庫、存儲、保管、發(fā)放等工作，確保庫存物資的數(shù)量準確、質(zhì)量完好、存儲安全。2.建立庫存物資臺賬，及時記錄庫存物資的出入庫情況，定期進行盤點，保證賬實相符。3.按照先進先出的原則發(fā)放庫存物資，嚴格執(zhí)行物資發(fā)放審批制度，確保物資發(fā)放合理、合規(guī)。4.負責庫存物資的安全管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲等工作，防止庫存物資損壞、丟失、變質(zhì)等情況的發(fā)生。5.定期對庫存物資進行清理和盤點，及時處理積壓物資、報廢物資等，優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)，降低庫存成本。（三）生產(chǎn)部門1.根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃，向采購部門提供物資需求計劃，明確物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時間等要求。2.參與采購物資的驗收工作，對物資的質(zhì)量和適用性進行確認，及時反饋物資使用過程中出現(xiàn)的問題。3.協(xié)助倉庫管理部門做好庫存物資的管理工作，合理安排生產(chǎn)，減少庫存積壓。（四）財務(wù)部門1.負責市場采購資金的預(yù)算編制和審核，合理安排采購資金，確保采購資金的安全和有效使用。2.對采購成本進行核算和分析，監(jiān)督采購合同的執(zhí)行情況，及時支付采購款項。3.參與庫存物資的盤點工作，對庫存物資的價值進行核算，確保賬實相符。4.定期對市場采購庫存管理情況進行財務(wù)審計，提出改進建議和意見。（五）質(zhì)量管理部門1.制定采購物資的質(zhì)量檢驗標準和驗收規(guī)范，參與采購物資的驗收工作，確保所采購的物資符合質(zhì)量要求。2.對采購物資的質(zhì)量問題進行跟蹤和處理，協(xié)助采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決質(zhì)量糾紛。3.定期對采購物資的質(zhì)量情況進行統(tǒng)計分析，提出改進采購質(zhì)量的措施和建議。三、采購計劃管理（一）采購計劃的編制1.采購部門應(yīng)根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃、銷售預(yù)測、庫存狀況等因素，結(jié)合物資消耗定額和儲備定額，編制年度、季度和月度采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時間、質(zhì)量要求、采購預(yù)算等內(nèi)容，并經(jīng)相關(guān)部門審核后報公司領(lǐng)導(dǎo)批準。3.在編制采購計劃時，應(yīng)充分考慮市場供應(yīng)情況、價格波動趨勢、供應(yīng)商生產(chǎn)能力等因素，合理安排采購時間和數(shù)量，避免因采購計劃不合理導(dǎo)致庫存積壓或物資短缺。（二）采購計劃的執(zhí)行與調(diào)整1.采購部門應(yīng)嚴格按照批準的采購計劃組織采購活動，確保采購任務(wù)按時、按質(zhì)、按量完成。2.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因市場需求變化、生產(chǎn)計劃調(diào)整、供應(yīng)商原因等因素導(dǎo)致采購計劃需要調(diào)整的，采購部門應(yīng)及時提出調(diào)整申請，經(jīng)相關(guān)部門審核后報公司領(lǐng)導(dǎo)批準。3.采購計劃調(diào)整后，采購部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門，并對調(diào)整后的采購計劃進行跟蹤和落實，確保采購工作的順利進行。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商的選擇與評估1.采購部門應(yīng)通過多種渠道尋找和開發(fā)合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績情況、聯(lián)系方式等內(nèi)容。2.對潛在供應(yīng)商進行實地考察和評估，了解其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、價格水平、售后服務(wù)等情況，評估其是否符合公司的采購要求。3.建立供應(yīng)商評估指標體系，定期對供應(yīng)商進行評估，評估指標包括質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)、合作態(tài)度等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。4.對于優(yōu)秀供應(yīng)商，應(yīng)給予更多的合作機會和優(yōu)惠政策；對于不合格供應(yīng)商，應(yīng)及時淘汰，并停止與其合作。（二）供應(yīng)商的考核與激勵1.建立供應(yīng)商考核制度，定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面進行考核?？己私Y(jié)果作為供應(yīng)商繼續(xù)合作、調(diào)整采購份額、支付貨款等的重要依據(jù)。2.對于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當?shù)莫剟?，如增加采購份額、優(yōu)先付款、頒發(fā)榮譽證書等；對于考核不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時提出整改要求，如整改后仍不符合要求，應(yīng)停止與其合作。3.加強與供應(yīng)商的溝通與合作，定期召開供應(yīng)商會議，及時反饋公司的需求和意見，共同探討改進措施，提高合作效率和質(zhì)量。五、采購流程管理（一）采購申請1.各部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需求，填寫采購申請表，明確物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、交貨時間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負責人審核后提交采購部門。2.采購申請表應(yīng)詳細說明采購物資的必要性和緊迫性，對于緊急采購的物資，應(yīng)注明緊急原因和預(yù)計到貨時間。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，對采購申請進行審核，審核內(nèi)容包括采購申請的合理性、必要性、采購預(yù)算等。2.對于金額較大、重要物資的采購申請，應(yīng)報公司領(lǐng)導(dǎo)審批；對于金額較小、一般性物資的采購申請，可由采購部門負責人審批。3.采購申請經(jīng)審批通過后，采購部門方可組織采購活動。（三）采購詢價與比價1.采購部門根據(jù)采購申請，向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價單，要求供應(yīng)商提供物資的報價、質(zhì)量標準、交貨期、售后服務(wù)等信息。2.對供應(yīng)商的報價進行比較和分析，選擇價格合理、質(zhì)量可靠、交貨期短、售后服務(wù)好的供應(yīng)商作為采購對象。在比價過程中，應(yīng)充分考慮物資的性價比，避免單純追求低價而忽視物資質(zhì)量和售后服務(wù)。3.對于重要物資的采購，應(yīng)組織相關(guān)部門進行招標采購，通過公開招標、邀請招標、競爭性談判等方式，選擇最優(yōu)的供應(yīng)商和采購方案。（四）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商協(xié)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)包括物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同簽訂前，應(yīng)提交公司法律部門或法律顧問進行審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，避免法律風險。3.采購合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如倉庫管理部門、財務(wù)部門等，以便各部門做好相應(yīng)的準備工作。（五）采購訂單下達1.采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達采購訂單，明確采購物資的具體要求、交貨時間、交貨地點等內(nèi)容。2.采購訂單下達后，應(yīng)及時跟蹤訂單的執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持密切溝通，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如因供應(yīng)商原因?qū)е掠唵螣o法按時執(zhí)行，應(yīng)及時要求供應(yīng)商采取措施解決，并承擔相應(yīng)的違約責任。（六）采購物資驗收1.采購物資到貨后，倉庫管理部門應(yīng)及時組織驗收工作。驗收人員應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標準，對物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等進行核對和檢驗。2.對于重要物資或技術(shù)要求較高的物資，應(yīng)邀請質(zhì)量管理部門或?qū)I(yè)技術(shù)人員參與驗收工作。驗收合格的物資應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理，并做好記錄。3.采購物資驗收合格后，倉庫管理部門應(yīng)填寫驗收報告，報采購部門和財務(wù)部門備案。驗收報告應(yīng)包括物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、驗收情況、驗收結(jié)論等內(nèi)容。（七）采購付款1.財務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗收報告，審核采購付款申請。審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、物資的驗收情況、發(fā)票的真實性和合法性等。2.對于符合付款條件的采購款項，財務(wù)部門應(yīng)及時辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)按照采購合同的約定執(zhí)行，如銀行轉(zhuǎn)賬、支票、匯票等。3.采購部門應(yīng)及時跟蹤采購款項的支付情況，確保供應(yīng)商按時收到貨款。如因付款問題導(dǎo)致供應(yīng)商與公司產(chǎn)生糾紛，采購部門應(yīng)及時協(xié)調(diào)解決。六、庫存管理（一）庫存物資分類1.根據(jù)庫存物資的用途、性質(zhì)、價值等因素，對庫存物資進行分類管理。庫存物資可分為原材料、零部件、半成品、成品、辦公用品、設(shè)備等類別。2.對不同類別的庫存物資，應(yīng)制定相應(yīng)的管理策略和方法，如庫存控制方法、盤點周期、存儲條件等。（二）庫存控制1.采用科學(xué)的庫存控制方法，如經(jīng)濟訂貨批量（EOQ）模型、ABC分類法等，合理確定庫存物資的儲備量和補貨點，避免庫存積壓和物資短缺。2.定期對庫存物資進行盤點，及時發(fā)現(xiàn)庫存物資的異常情況，如盤盈、盤虧、損壞、變質(zhì)等，并進行相應(yīng)的處理。盤點周期可根據(jù)物資的重要性和價值大小確定，一般分為月度盤點、季度盤點和年度盤點。3.加強庫存物資的動態(tài)管理，根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需求和市場供應(yīng)情況，及時調(diào)整庫存物資的儲備量和結(jié)構(gòu)，確保庫存物資的合理性和有效性。（三）庫存物資存儲1.根據(jù)庫存物資的性質(zhì)和特點，合理安排存儲場所和存儲方式，確保庫存物資的存儲安全。如對于易燃易爆物資，應(yīng)設(shè)置專門的存儲倉庫，并采取相應(yīng)的防火、防爆、防盜等措施；對于易受潮物資，應(yīng)采取防潮措施，如密封包裝、放置干燥劑等。2.對庫存物資進行標識管理，標明物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、入庫時間、保質(zhì)期等信息，便于識別和管理。3.建立庫存物資保管制度，明確庫存物資保管人員的職責和權(quán)限，加強對庫存物資保管人員的培訓(xùn)和考核，確保庫存物資的保管質(zhì)量。（四）庫存物資發(fā)放1.嚴格執(zhí)行物資發(fā)放審批制度，倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)經(jīng)審批的物資發(fā)放申請單發(fā)放庫存物資。物資發(fā)放申請單應(yīng)注明物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等內(nèi)容，并經(jīng)相關(guān)部門負責人審核后提交倉庫管理部門。2.按照先進先出的原則發(fā)放庫存物資，確保庫存物資的新鮮度和質(zhì)量。對于有保質(zhì)期要求的物資，應(yīng)在保質(zhì)期內(nèi)發(fā)放使用。3.物資發(fā)放后，倉庫管理部門應(yīng)及時更新庫存物資臺賬，記錄物資的發(fā)放時間、數(shù)量、領(lǐng)用部門等信息，確保賬實相符。七、庫存盤點與清查（一）庫存盤點1.倉庫管理部門應(yīng)定期組織庫存盤點工作，確保庫存物資的數(shù)量準確、質(zhì)量完好、存儲安全。盤點工作可分為日常盤點、定期盤點和不定期盤點。2.日常盤點由倉庫保管人員自行進行，每日對庫存物資進行核對和清點，及時發(fā)現(xiàn)庫存物資的異常情況，并做好記錄。3.定期盤點由倉庫管理部門組織，每月或每季度對庫存物資進行全面盤點。盤點前，應(yīng)制定詳細的盤點計劃，明確盤點人員、盤點范圍、盤點時間、盤點方法等內(nèi)容。盤點過程中，應(yīng)認真核對庫存物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等信息，確保賬實相符。盤點結(jié)束后，應(yīng)編制盤點報告，報采購部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門備案。4.不定期盤點由公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門根據(jù)工作需要組織，對特定的庫存物資或重點區(qū)域進行突擊盤點。不定期盤點的目的是檢查庫存管理的真實性和準確性，及時發(fā)現(xiàn)和解決庫存管理中存在的問題。（二）庫存清查1.公司應(yīng)定期組織庫存清查工作，對庫存物資的管理情況進行全面檢查和評估。庫存清查工作可每年進行一次。2.庫存清查的內(nèi)容包括庫存物資的管理制度執(zhí)行情況、庫存物資的數(shù)量和質(zhì)量情況、庫存物資的存儲條件和安全情況、庫存物資的賬實相符情況等。3.庫存清查結(jié)束后，應(yīng)編制庫存清查報告，對庫存清查中發(fā)現(xiàn)的問題進行分析和總結(jié)，并提出改進措施和建議。庫存清查報告應(yīng)報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，下發(fā)相關(guān)部門執(zhí)行。八、庫存成本管理（一）庫存成本構(gòu)成庫存成本主要包括采購成本、存儲成本、缺貨成本等。采購成本是指采購物資所支付的貨款、運輸費、裝卸費等費用；存儲成本是指庫存物資在存儲過程中所發(fā)生的費用，如倉儲費、保管費、折舊費、保險費等；缺貨成本是指因庫存物資短缺而導(dǎo)致的生產(chǎn)中斷、銷售損失等費用。（二）庫存成本控制措施1.優(yōu)化采購渠道，通過與供應(yīng)商談判議價、集中采購、聯(lián)合采購等方式，降低采購成本。2.合理控制庫存水平，采用科學(xué)的庫存控制方法，減少庫存積壓，降低存儲成本。3.加強庫存物資的管理，提高庫存物資的周轉(zhuǎn)率，減少缺貨成本。4.定期對庫存成本進行分析和核算，及時發(fā)現(xiàn)庫存成本管理中存在的問題，并采取相應(yīng)的措施進行改進。九、信息化管理（一）建立市場采購庫存管理信息系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立市場采購庫存管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)采購、庫存、銷售等部門之間的信息共享和協(xié)同工作。信息系統(tǒng)應(yīng)具備采購計劃管理、供應(yīng)商管理、采購訂單管理、庫存管理、庫存盤點、成本核算等功能模塊。2.通過信息系統(tǒng)，采購部門可以實時掌握市場供應(yīng)情況和采購訂單執(zhí)行情況，及時調(diào)整采購計劃；倉庫管理部門可以實時掌握庫存物資的數(shù)量、質(zhì)量、存儲位置等信息，及時辦理出入庫手續(xù)；財務(wù)部門可以實時掌握采購成本和庫存成本情況，進行成本核算和分析。（二）信息系統(tǒng)的維護與管理1.安排專人負責市場采購庫存管理信息系統(tǒng)的維護與管理，確保信息系統(tǒng)的正常運行。定期對信息系統(tǒng)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.