辦公類會議管理辦法總則目的為了規(guī)范公司辦公類會議的管理，提高會議效率和質量，確保會議能夠有效解決問題、推動工作，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內部召開的各類辦公類會議，包括但不限于部門例會、項目推進會、專題研討會、跨部門協(xié)調會等。會議原則1.精簡高效原則：嚴格控制會議數(shù)量、規(guī)模和時間，避免不必要的會議，提高會議效率。2.明確主題原則：每次會議都應有明確的主題和目的，確保會議內容聚焦，避免跑題。3.充分準備原則：會議組織者應提前做好充分準備，包括確定參會人員、準備會議資料、安排會議議程等。4.民主集中原則：鼓勵參會人員積極發(fā)言，充分發(fā)表意見和建議，但最終決策應遵循民主集中制原則。會議分類與組織會議分類1.定期會議：按照固定的時間周期召開的會議，如周例會、月例會、季度總結會等。定期會議主要用于匯報工作進展、討論工作計劃、解決日常工作中出現(xiàn)的問題。2.不定期會議：根據(jù)工作需要臨時召開的會議，如項目啟動會、突發(fā)事件應急處理會、專題研討會等。不定期會議主要用于解決特定的問題或推動特定的工作。會議組織職責1.會議組織者確定會議主題、目的、時間、地點和參會人員。準備會議資料，包括報告、數(shù)據(jù)、圖表等。安排會議議程，明確各項議程的時間分配。提前通知參會人員會議相關信息，并提醒參會人員做好準備。主持會議，引導會議按照議程進行，控制會議時間和節(jié)奏。記錄會議內容，形成會議紀要，并及時分發(fā)和存檔。2.參會人員按時參加會議，遵守會議紀律。提前做好準備，熟悉會議相關資料，積極參與討論和發(fā)言。認真聽取他人意見和建議，尊重他人發(fā)言權利。按照會議要求落實相關工作，并及時反饋工作進展情況。會議通知1.會議組織者應至少提前[X]個工作日發(fā)出會議通知，重要會議應提前[X]個工作日發(fā)出通知。通知內容應包括會議主題、目的、時間、地點、參會人員、會議議程和需要準備的資料等。2.對于緊急會議，會議組織者應及時通過電話、短信、即時通訊工具等方式通知參會人員，并說明會議的緊急性和重要性。會議議程與主持會議議程制定1.會議組織者應根據(jù)會議主題和目的制定詳細的會議議程。議程應包括各項議程的名稱、內容、時間分配和負責人等。2.會議議程應提前發(fā)送給參會人員，以便參會人員提前做好準備。會議主持要求1.會議主持人應提前到達會議現(xiàn)場，做好會議準備工作。2.主持人應在會議開始時簡要介紹會議主題、目的和議程，并強調會議紀律。3.主持人應引導會議按照議程進行，控制會議時間和節(jié)奏，確保各項議程按時完成。4.主持人應鼓勵參會人員積極發(fā)言，充分發(fā)表意見和建議，但應避免討論偏離主題。5.主持人應及時總結會議討論的重點和結果，明確下一步工作任務和責任人。6.主持人應在會議結束時對會議進行總結，強調會議的重要結論和下一步工作要求。會議記錄與紀要會議記錄1.會議組織者應安排專人負責會議記錄。記錄人員應具備良好的文字表達能力和速記能力，能夠準確記錄會議內容。2.會議記錄應包括會議基本信息（會議主題、時間、地點、參會人員等）、會議議程、參會人員發(fā)言要點、會議討論的重點和結果、下一步工作任務和責任人等。3.記錄人員應在會議過程中及時記錄，確保記錄的準確性和完整性。如有需要，可對參會人員的發(fā)言進行適當整理和概括。會議紀要1.會議結束后，記錄人員應在[X]個工作日內整理會議記錄，形成會議紀要。紀要應內容簡潔、重點突出、邏輯清晰。2.會議紀要應經(jīng)會議主持人審核簽字后，及時分發(fā)給參會人員和相關部門。分發(fā)范圍應根據(jù)會議的重要性和涉及范圍確定。3.會議紀要應作為公司重要的文件進行存檔，以備后續(xù)查閱和參考。存檔期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。會議決議執(zhí)行與監(jiān)督會議決議執(zhí)行1.會議結束后，參會人員應按照會議決議和工作任務安排，及時落實相關工作。2.責任人應制定詳細的工作計劃，明確工作目標、任務、時間節(jié)點和措施，并組織實施。3.責任人應定期向會議組織者或相關領導匯報工作進展情況，及時解決工作中出現(xiàn)的問題。會議決議監(jiān)督1.會議組織者應定期對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤和監(jiān)督，了解工作進展情況和存在的問題。2.對于未按時完成工作任務的責任人，會議組織者應及時進行提醒和督促，并要求其說明原因和提出改進措施。3.對于因客觀原因無法按時完成工作任務的，責任人應及時向會議組織者或相關領導報告，并申請調整工作任務和時間節(jié)點。經(jīng)批準后，按照新的安排執(zhí)行。4.會議決議執(zhí)行情況應納入公司績效考核體系，作為考核責任人工作業(yè)績的重要依據(jù)。會議資源管理會議室管理1.公司應設立專門的會議室管理部門或指定專人負責會議室的管理。2.會議室管理人員應負責會議室的日常維護和清潔，確保會議室的設備設施正常運行。3.會議室使用應提前進行預約，會議組織者應填寫《會議室使用申請表》，經(jīng)批準后按照預約時間使用會議室。4.會議室使用結束后，使用人員應及時清理會議室，保持會議室整潔。如有設備設施損壞，應及時報告會議室管理人員。會議設備管理1.公司應配備必要的會議設備，如投影儀、音響系統(tǒng)、麥克風、電子白板等，并定期進行維護和保養(yǎng)。2.會議組織者應在會議前檢查會議設備的運行情況，確保設備正常使用。如發(fā)現(xiàn)設備故障，應及時通知設備管理人員進行維修。3.參會人員應正確使用會議設備，不得隨意拆卸或損壞設備。如有違反規(guī)定的，應承擔相應的賠償責任。會議評估與改進會議評估1.每次會議結束后，會議組織者應組織參會人員對會議進行評估。評估內容包括會議主題、目的、議程、組織安排、討論效果、決議執(zhí)行等方面。2.評估方式可采用問卷調查、現(xiàn)場討論等形式。參會人員應客觀、公正地對會議進行評價，并提出改進建議。會議改進1.會議組織者應根據(jù)會議評估結果，總結會議存在的問題和不足之處，并制定改進措施。2.改進措施應明確責任人和時間節(jié)點，確保改進工作得到有效落實。3.公司應定期對會議管理辦法進行評估和修訂，不斷完善會議管理機制，提高會議管理水平。會議紀律與處罰會議紀律1.參會人員應按時參加會議，不得遲到、早退或無故缺席。如有特殊情況不能參加會議，應提前向會議組織者請假，并經(jīng)批準后方可缺席。2.參會人員應遵守會議現(xiàn)場秩序，不得隨意走動、交頭接耳或使用手機等通訊工具。3.參會人員應尊重他人發(fā)言權利，不得打斷他人發(fā)言或進行人身攻擊。4.參會人員應嚴格保守會議機密，不得將會議內容泄露給無關人員。處罰措施1.對于遲到、早退的參會人員，應進行批評教育，并在公司內部進行通報批評。2.對于無故缺席會議的參會人員，應按照公司考勤制度進行處罰。3.對于違反會議紀律的參會人員，會議組織者應及時進行制止和糾正。情節(jié)嚴重的，應給予警