大集團(tuán)采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范大集團(tuán)采購行為，加強(qiáng)采購管理，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于集團(tuán)總部及各下屬子公司、分公司的采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：以提高經(jīng)濟(jì)效益為中心，優(yōu)化采購流程，降低采購成本，實(shí)現(xiàn)采購效益最大化。3.公開、公平、公正原則：采購活動應(yīng)公開透明，公平對待所有供應(yīng)商，確保采購結(jié)果公正合理。4.誠信原則：采購方與供應(yīng)商應(yīng)誠實(shí)守信，履行合同約定，維護(hù)雙方合法權(quán)益。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)集團(tuán)設(shè)立采購決策委員會，負(fù)責(zé)審議重大采購項(xiàng)目、采購政策和采購管理制度等。采購決策委員會由集團(tuán)高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。（二）采購執(zhí)行部門集團(tuán)總部及各下屬子公司、分公司應(yīng)設(shè)立專門的采購部門或指定專人負(fù)責(zé)采購工作。采購部門的主要職責(zé)包括：1.制定采購計劃和預(yù)算。2.組織采購活動，包括供應(yīng)商選擇、采購談判、合同簽訂等。3.負(fù)責(zé)采購物資的驗(yàn)收、入庫、付款等工作。4.建立供應(yīng)商檔案，管理供應(yīng)商關(guān)系。5.定期對采購工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議。（三）其他相關(guān)部門職責(zé)1.需求部門：負(fù)責(zé)提出采購需求，提供技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)要求，并參與采購過程中的技術(shù)評審和驗(yàn)收工作。2.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、支付貨款等財務(wù)工作，監(jiān)督采購資金的使用情況。3.審計部門：負(fù)責(zé)對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購行為的合法性、合規(guī)性和效益性。三、采購計劃與預(yù)算（一）采購計劃編制1.各需求部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃、生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實(shí)際需求，提前編制年度采購計劃。年度采購計劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購時間等內(nèi)容。2.采購部門應(yīng)根據(jù)各需求部門提交的年度采購計劃，結(jié)合市場供應(yīng)情況和庫存狀況，匯總編制集團(tuán)年度采購計劃。集團(tuán)年度采購計劃應(yīng)報采購決策委員會審議通過后實(shí)施。3.對于臨時性或緊急采購需求，需求部門應(yīng)填寫《臨時采購申請表》，說明采購原因、采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交采購部門。采購部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況及時安排采購。（二）采購預(yù)算編制1.采購部門應(yīng)根據(jù)年度采購計劃，編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)包括采購物資的預(yù)計金額、采購費(fèi)用、運(yùn)輸費(fèi)用、稅費(fèi)等各項(xiàng)支出。2.采購預(yù)算應(yīng)與年度財務(wù)預(yù)算相銜接，經(jīng)財務(wù)部門審核后報采購決策委員會審議通過。3.在采購過程中，采購部門應(yīng)嚴(yán)格控制采購預(yù)算的執(zhí)行，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，收集供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、產(chǎn)品質(zhì)量等資料。2.對于新的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價等方式選擇供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等因素。3.采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、環(huán)保情況等，確保供應(yīng)商具備提供合格產(chǎn)品和服務(wù)的能力。4.采購部門應(yīng)與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。（二）供應(yīng)商評估與考核1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。評估結(jié)果應(yīng)記錄在供應(yīng)商檔案中。2.根據(jù)供應(yīng)商的評估結(jié)果，采購部門可對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先采購權(quán)，對于表現(xiàn)較差的供應(yīng)商進(jìn)行警告、限期整改或淘汰。3.采購部門應(yīng)定期與供應(yīng)商溝通，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和市場變化情況，及時調(diào)整采購策略。五、采購流程（一）采購申請需求部門根據(jù)實(shí)際需求填寫《采購申請表》，詳細(xì)說明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、技術(shù)要求、交貨時間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交采購部門。（二）采購審批采購部門收到《采購申請表》后，應(yīng)進(jìn)行初步審核，核實(shí)采購需求的合理性和必要性。對于金額較大或重要的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)提交采購決策委員會審批。（三）采購實(shí)施1.采購部門根據(jù)審批通過的采購申請，制定采購方案，選擇合適的采購方式和供應(yīng)商。2.采購部門與供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，確定采購價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款，并簽訂采購合同。3.采購部門應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保采購物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。（四）驗(yàn)收與付款1.采購物資到貨后，采購部門應(yīng)及時通知需求部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等方面。2.質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和合同要求對采購物資進(jìn)行檢驗(yàn)，出具檢驗(yàn)報告。如發(fā)現(xiàn)采購物資存在質(zhì)量問題，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商更換或退貨。3.驗(yàn)收合格的采購物資，采購部門應(yīng)辦理入庫手續(xù)，并填寫《入庫單》。財務(wù)部門根據(jù)《入庫單》和采購合同等相關(guān)憑證，審核無誤后辦理付款手續(xù)。六、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估采購部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險等，并評估風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.對于市場風(fēng)險，采購部門應(yīng)密切關(guān)注市場動態(tài)，及時了解市場價格變化和供應(yīng)情況，合理安排采購計劃，采取適當(dāng)?shù)牟少彶呗?，如套期保值、簽訂長期合同等，降低市場風(fēng)險。2.對于供應(yīng)商風(fēng)險，采購部門應(yīng)加強(qiáng)供應(yīng)商管理，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力雄厚的供應(yīng)商，與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，加強(qiáng)對供應(yīng)商的監(jiān)督和考核，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問題，降低供應(yīng)商風(fēng)險。3.對于質(zhì)量風(fēng)險，采購部門應(yīng)加強(qiáng)對采購物資的質(zhì)量控制，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件，在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法，加強(qiáng)對采購物資的檢驗(yàn)和驗(yàn)收，確保采購物資的質(zhì)量符合要求，降低質(zhì)量風(fēng)險。4.對于合同風(fēng)險，采購部門應(yīng)加強(qiáng)合同管理，簽訂規(guī)范、詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，加強(qiáng)對合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，降低合同風(fēng)險。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購行為的合法性、合規(guī)性和效益性。審計內(nèi)容包括采購計劃的執(zhí)行情況、采購預(yù)算的控制情況、供應(yīng)商的選擇和管理情況、采購合同的簽訂和執(zhí)行情況等。2.采購部門應(yīng)定期對采購工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。采購部門應(yīng)建立采購工作臺賬，記錄采購項(xiàng)目的名稱、采購時間、采購金額、供應(yīng)商等信息，便于內(nèi)部監(jiān)督和管理。（二）外部監(jiān)督1.采購部門應(yīng)主動接受政府有關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。2.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商投訴處理機(jī)制，及時處理供應(yīng)商