長春采購管理辦法一、總則（一）目的為加強長春公司采購管理，規(guī)范采購行為，降低采購成本，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于長春公司及所屬各部門、子公司的采購活動，包括物資采購、工程采購、服務采購等各類采購事項。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.公開公正原則：采購過程應公開透明，遵循公正、公平的競爭機制，保障所有潛在供應商的平等參與權(quán)。3.成本效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本，追求采購效益的最大化。4.誠實守信原則：采購方與供應商應誠實守信，履行合同約定，維護良好的商業(yè)信譽。二、采購組織與職責（一）采購決策機構(gòu)成立長春公司采購管理委員會，作為公司采購決策的最高機構(gòu)。采購管理委員會由公司高層管理人員、相關(guān)部門負責人等組成，負責審議重大采購項目、制定采購政策和戰(zhàn)略、監(jiān)督采購活動等。（二）采購執(zhí)行部門設(shè)立采購部作為公司采購的執(zhí)行部門，負責具體采購業(yè)務的實施。采購部應配備專業(yè)的采購人員，明確各崗位的職責和分工，確保采購工作的順利開展。采購人員應具備良好的職業(yè)道德、專業(yè)知識和業(yè)務能力，熟悉采購流程和相關(guān)法律法規(guī)。（三）相關(guān)部門職責1.需求部門：負責提出采購需求，提供準確、詳細的采購技術(shù)規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等信息，并參與采購過程中的技術(shù)評審、驗收等工作。2.財務部門：負責審核采購預算、支付款項，監(jiān)督采購資金的使用情況，參與采購合同的審核等工作。3.審計部門：負責對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況等，防范采購風險。4.法務部門：負責審查采購合同的合法性、合規(guī)性，提供法律咨詢和支持，處理采購過程中的法律糾紛。三、采購預算管理（一）預算編制1.各需求部門應根據(jù)年度工作計劃和業(yè)務發(fā)展需要，提前編制采購預算草案，明確采購項目、數(shù)量、金額等內(nèi)容。2.采購預算草案應經(jīng)部門負責人審核后，報財務部門匯總。財務部門結(jié)合公司年度財務預算，對采購預算草案進行綜合平衡和審核，形成公司年度采購預算方案。3.公司年度采購預算方案經(jīng)采購管理委員會審議通過后，報公司管理層批準執(zhí)行。（二）預算執(zhí)行1.采購部應嚴格按照批準的采購預算執(zhí)行采購任務，不得超預算采購。如遇特殊情況需要調(diào)整采購預算，應按照規(guī)定的程序進行審批。2.財務部門應加強對采購預算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對采購預算執(zhí)行情況進行分析和通報，及時發(fā)現(xiàn)和解決預算執(zhí)行過程中存在的問題。（三）預算調(diào)整1.在采購預算執(zhí)行過程中，因市場變化、業(yè)務調(diào)整等原因需要調(diào)整采購預算的，需求部門應提出書面申請，詳細說明調(diào)整的原因、內(nèi)容和金額等。2.采購部對需求部門提出的采購預算調(diào)整申請進行審核，提出審核意見后報財務部門。財務部門結(jié)合公司財務狀況和資金安排，對采購預算調(diào)整申請進行綜合評估，提出調(diào)整建議。3.采購預算調(diào)整申請經(jīng)采購管理委員會審議通過后，報公司管理層批準執(zhí)行。四、采購流程（一）采購計劃制定1.采購部應根據(jù)公司年度采購預算、各需求部門的采購申請以及市場供應情況等，制定年度采購計劃和月度采購計劃。采購計劃應明確采購項目、采購時間、采購數(shù)量、采購方式等內(nèi)容。2.采購計劃制定后，采購部應及時將采購計劃發(fā)送給各需求部門、財務部門等相關(guān)部門，征求意見和建議。根據(jù)反饋意見，對采購計劃進行調(diào)整和完善。（二）供應商選擇與管理1.供應商開發(fā)：采購部應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫。對潛在供應商進行調(diào)查、評估和篩選，確定合格供應商名單。2.供應商評估：采購部應定期對供應商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等方面進行評估，建立供應商評估檔案。根據(jù)評估結(jié)果，對供應商進行分類管理，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對不合格供應商進行淘汰。3.供應商選擇：在進行具體采購項目時，采購部應根據(jù)采購項目的要求和特點，從合格供應商名單中選擇合適的供應商。對于重大采購項目，應采用招標、競爭性談判等方式進行采購，確保選擇到優(yōu)質(zhì)、可靠的供應商。（三）采購合同簽訂1.采購部與選定的供應商達成采購意向后，應按照公司合同管理規(guī)定，簽訂采購合同。采購合同應明確采購項目、采購數(shù)量、采購價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同簽訂前，采購部應將合同草案提交給法務部門、財務部門等相關(guān)部門進行審核。法務部門主要審核合同的合法性、合規(guī)性，財務部門主要審核合同的付款條款和資金安排等。根據(jù)審核意見，對采購合同進行修改和完善。3.采購合同經(jīng)審核通過后，由采購部負責人簽字并加蓋公司合同專用章，正式生效。采購合同簽訂后，采購部應及時將合同副本發(fā)送給各相關(guān)部門，以便各部門按照合同約定履行職責。（四）采購訂單下達1.采購合同簽訂后，采購部應根據(jù)合同約定，及時下達采購訂單。采購訂單應明確采購項目、采購數(shù)量、采購價格、交貨期、交貨地點等內(nèi)容，并發(fā)送給供應商。2.供應商收到采購訂單后，應確認訂單內(nèi)容，并按照訂單要求組織生產(chǎn)和供貨。采購部應跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保采購訂單按時、按質(zhì)、按量執(zhí)行。（五）采購驗收1.采購項目到貨后，采購部應及時通知需求部門、質(zhì)量檢驗部門等相關(guān)部門進行驗收。驗收人員應按照采購合同和相關(guān)標準要求，對采購項目的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進行驗收。2.驗收合格的采購項目，驗收人員應簽署驗收報告。驗收報告應包括采購項目名稱、采購數(shù)量、采購價格、驗收日期、驗收結(jié)論等內(nèi)容。驗收不合格的采購項目，采購部應及時與供應商協(xié)商解決，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施，直至驗收合格。3.采購項目驗收合格后，財務部門應按照采購合同約定，及時支付采購款項。（六）采購付款1.采購付款應嚴格按照采購合同約定的付款方式和付款期限進行。采購部應在收到供應商提供的發(fā)票、驗收報告等相關(guān)憑證后，填寫付款申請單，提交給財務部門審核。2.財務部門應按照公司財務管理制度和采購合同約定，對付款申請單進行審核。審核無誤后，辦理付款手續(xù)，支付采購款項。3.采購部應建立采購付款臺賬，記錄采購付款的相關(guān)信息，包括采購項目名稱、采購金額、付款日期、付款方式等，以便進行核對和查詢。五、采購方式（一）招標采購1.適用范圍：對于采購金額較大、技術(shù)復雜、競爭充分的采購項目，應采用招標采購方式。2.招標程序：采購部應按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，編制招標文件，發(fā)布招標公告，組織開標、評標、定標等活動。評標委員會應由公司內(nèi)部相關(guān)人員和外部專家組成，按照招標文件規(guī)定的評標標準和方法進行評標，確定中標供應商。（二）競爭性談判采購1.適用范圍：對于采購時間緊迫、采購項目技術(shù)規(guī)格復雜、市場競爭不充分等采購項目，可采用競爭性談判采購方式。2.談判程序：采購部應邀請不少于三家符合資格條件的供應商參加談判。談判小組應與供應商進行多輪談判，根據(jù)談判情況確定成交供應商。（三）詢價采購1.適用范圍：對于采購金額較小、采購項目規(guī)格標準統(tǒng)一、市場貨源充足的采購項目，可采用詢價采購方式。2.詢價程序：采購部應向不少于三家符合資格條件的供應商發(fā)出詢價通知書，要求供應商報價。采購部根據(jù)供應商的報價情況，選擇報價合理、信譽良好的供應商作為成交供應商。（四）單一來源采購1.適用范圍：符合下列情形之一的采購項目，可以采用單一來源采購方式：（1）只能從唯一供應商處采購的；（2）發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；（3）必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.采購程序：采購部應填寫單一來源采購申請表，說明采用單一來源采購方式的原因和必要性。單一來源采購申請表經(jīng)采購管理委員會批準后，采購部與供應商進行協(xié)商，簽訂采購合同。六、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部應定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如供應商違約風險、質(zhì)量風險、價格風險、法律風險等。2.根據(jù)風險識別和評估結(jié)果，確定風險等級，制定相應的風險應對措施。（二）風險應對措施1.供應商管理風險應對：加強對供應商的選擇、評估和管理，建立供應商信用檔案，與供應商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務，降低供應商違約風險。2.質(zhì)量風險應對：加強對采購項目的質(zhì)量控制，嚴格按照采購合同和相關(guān)標準要求進行驗收，對不合格采購項目及時采取措施進行處理，降低質(zhì)量風險。3.價格風險應對：加強市場調(diào)研和價格分析，建立價格預警機制，合理確定采購價格，避免因價格波動導致采購成本增加。4.法律風險應對：加強對采購法律法規(guī)的學習和培訓，提高采購人員的法律意識，在采購活動中嚴格遵守法律法規(guī)，確保采購行為合法合規(guī)，降低法律風險。（三）風險監(jiān)控與預警1.采購部應建立風險監(jiān)控機制，定期對采購風險進行監(jiān)控和評估，及時發(fā)現(xiàn)風險變化情況。2.當采購風險達到預警值時，采購部應及時發(fā)出預警信號，采取相應的風險應對措施，降低風險損失。七、采購績效評估（一）評估指標1.采購成本：包括采購價格、采購費用等，評估采購成本的降低情況。2.采購質(zhì)量：評估采購項目的質(zhì)量符合要求的程度。3.采購效率：包括采購周期、訂單處理時間等，評估采購工作的效率高低。4.供應商滿意度：評估供應商對采購工作的滿意程度。（二）評估方法1.定期評估：采購部應定期對采購績效進行評估，一般每季度或每半年進行一次。2.綜合評估：采用定量與定性相結(jié)合的方法，對采購績效進行綜合評估。定量指標通過數(shù)據(jù)分析進行評估，定性指標通過問卷調(diào)查、