涉案物品管理辦法一、總則（一）目的為加強公司涉案物品管理，規(guī)范涉案物品的收集、保管、移送、處置等工作流程，確保涉案物品的安全與完整，保障公司合法權益，依據(jù)相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在各類業(yè)務活動中涉及的與案件相關的物品管理，包括但不限于物證、書證、視聽資料、電子數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則涉案物品管理必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保管理活動合法合規(guī)。2.安全保密原則采取有效措施保障涉案物品的安全，防止丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。對涉案物品的信息嚴格保密，未經(jīng)授權不得泄露。3.集中管理原則涉案物品實行集中統(tǒng)一管理，明確專門的管理部門和人員，避免分散管理導致的混亂和風險。4.全程留痕原則對涉案物品的流轉過程進行詳細記錄，做到全程可追溯，確保管理過程的透明度和公正性。二、管理職責（一）涉案物品管理部門公司設立專門的涉案物品管理部門，負責涉案物品的日常管理工作。其主要職責包括：1.制定和完善涉案物品管理制度及操作流程，并組織實施。2.負責涉案物品的接收、登記、保管、移送、處置等具體工作。3.定期對涉案物品進行清查盤點，確保賬物相符。4.建立涉案物品管理檔案，妥善保存相關資料。5.對涉案物品管理工作進行總結分析，提出改進建議。（二）案件承辦部門案件承辦部門負責涉案物品的前期收集、整理，并及時移送涉案物品管理部門。在涉案物品管理過程中，配合管理部門做好相關工作，提供必要的信息和協(xié)助。其主要職責包括：1.按照規(guī)定程序收集涉案物品，并確保物品的真實性、完整性。2.填寫涉案物品移送清單，詳細注明物品的名稱、數(shù)量、特征、來源等信息，與涉案物品管理部門辦理交接手續(xù)。3.在案件辦理過程中，如需查閱、使用涉案物品，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)，并在使用后及時歸還。4.協(xié)助涉案物品管理部門對涉案物品進行清查盤點，核實物品情況。（三）其他相關部門1.法務部門負責對涉案物品管理工作提供法律指導和支持，審查涉案物品管理過程中的法律文件和手續(xù)，確保管理活動符合法律法規(guī)要求。2.審計部門定期對涉案物品管理情況進行審計監(jiān)督，檢查管理制度執(zhí)行情況、物品保管狀況、賬目記錄等，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.財務部門負責涉案物品管理相關費用的核算和報銷，對涉案物品處置收入進行財務管理。（四）管理人員職責1.涉案物品管理人員熟悉涉案物品管理的法律法規(guī)和業(yè)務流程，具備良好的責任心和保密意識。負責涉案物品的具體管理工作，嚴格按照規(guī)定進行操作，確保物品安全。對涉案物品的出入庫、保管、移送等情況進行詳細記錄，及時更新管理檔案。定期對涉案物品進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施處理。2.案件承辦人員了解涉案物品管理的相關規(guī)定，在案件辦理過程中妥善保管涉案物品。配合涉案物品管理人員做好物品的收集、整理和移送工作，提供準確的物品信息。在使用涉案物品后，及時歸還并辦理相關手續(xù)。三、涉案物品的收集與移送（一）收集要求1.案件承辦人員在收集涉案物品時，應當遵循合法、客觀、全面的原則，確保所收集的物品與案件有關聯(lián)且具有證明價值。2.收集涉案物品時，應當制作詳細的清單，注明物品的名稱、數(shù)量、特征、來源、收集時間、收集地點等信息。清單應由收集人員、見證人和物品持有人簽字確認。3.對于易損壞、易變質、易燃易爆等特殊物品，應當采取適當?shù)谋Ｗo措施，確保物品安全。同時，對特殊物品的收集過程應進行拍照、錄像等記錄。（二）移送程序1.案件承辦部門在完成涉案物品的收集整理后，應及時將物品移送涉案物品管理部門。移送時，需填寫涉案物品移送清單一式兩份，雙方簽字確認。2.涉案物品管理部門在收到移送的涉案物品后，應認真核對清單內(nèi)容與物品實際情況是否相符。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與案件承辦部門溝通核實，并要求補充或更正相關信息。3.對于重大、復雜案件涉及的涉案物品，案件承辦部門可與涉案物品管理部門共同對物品進行清點、登記，確保移送工作準確無誤。四、涉案物品的保管（一）保管場所涉案物品應存放在專門的保管場所，該場所應具備安全防護設施，如防盜門窗、監(jiān)控設備、消防器材等，確保物品安全。保管場所應劃分不同的區(qū)域，分別存放不同類型的涉案物品，并設置明顯的標識。（二）保管方式1.涉案物品應根據(jù)其性質、特點采取相應的保管方式。對于貴重物品、易損物品、有特殊保管要求的物品，應采取專門的保管措施，如單獨存放、專人保管、特殊包裝等。2.對涉案物品應進行分類存放，如物證類、書證類、視聽資料類、電子數(shù)據(jù)類等，并建立相應的臺賬，詳細記錄物品的名稱、數(shù)量、存放位置等信息。3.定期對涉案物品進行檢查，查看物品的保管狀況是否良好，有無損壞、變質、丟失等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時采取措施處理，并記錄相關情況。（三）安全防范措施1.加強保管場所的安全管理，嚴格限制無關人員進入。涉案物品管理人員應妥善保管鑰匙等門禁設備，不得隨意轉借他人。2.安裝監(jiān)控設備，對保管場所進行24小時監(jiān)控，監(jiān)控記錄應至少保存一定期限，以備查閱。3.配備必要的消防器材，并定期進行檢查維護，確保其性能良好。同時，制定火災應急預案，定期組織演練。4.對可能存在安全風險的涉案物品，如危險化學品等，應按照相關規(guī)定進行特殊保管，并采取相應的安全防護措施。五、涉案物品的查閱與使用（一）查閱權限1.因案件辦理需要查閱涉案物品的，案件承辦人員應填寫涉案物品查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)案件承辦部門負責人審批后，到涉案物品管理部門辦理查閱手續(xù)。2.其他部門因工作需要查閱涉案物品的，應經(jīng)公司分管領導批準，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱申請表應詳細說明查閱用途、查閱范圍等內(nèi)容。（二）查閱程序1.涉案物品管理部門在收到查閱申請表后，應核實審批情況，并安排專人陪同查閱人員到保管場所進行查閱。2.查閱人員應在指定的區(qū)域內(nèi)查閱涉案物品，不得擅自將物品帶出保管場所。如需復印、拍照等，應經(jīng)涉案物品管理部門同意，并按照規(guī)定進行操作。3.查閱過程中，查閱人員應遵守相關規(guī)定，愛護涉案物品，不得對物品進行損壞、涂改等行為。查閱結束后，應及時歸還涉案物品，并在查閱登記表上簽字確認。（三）使用規(guī)定1.涉案物品原則上不得外借。因特殊情況確需外借的，應經(jīng)公司主要領導批準，并簽訂外借協(xié)議，明確外借期限、歸還時間、保管責任等事項。2.外借的涉案物品必須按時歸還，如因特殊原因需要延長外借期限的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.涉案物品使用后，使用部門應及時將物品歸還涉案物品管理部門，并對物品的使用情況進行說明。涉案物品管理部門應對歸還的物品進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與使用部門溝通處理。六、涉案物品的移送與處置（一）移送司法機關1.根據(jù)案件辦理需要，涉案物品需移送司法機關的，涉案物品管理部門應按照司法機關的要求，整理、包裝涉案物品，并填寫涉案物品移送清單。清單應詳細注明物品的名稱、數(shù)量、特征、來源等信息，一式多份，由雙方簽字確認。2.涉案物品管理部門應與司法機關辦理交接手續(xù)，確保物品準確無誤移送。交接過程中，如有需要，可邀請公司法務部門人員參與見證。3.對移送司法機關的涉案物品，應及時在管理檔案中記錄移送時間、接收單位、移送人員等信息，并跟蹤了解物品在司法程序中的處理情況。（二）處置程序1.涉案物品在案件辦結后，如需進行處置的，應按照相關法律法規(guī)和公司規(guī)定進行。處置方式包括銷毀、拍賣、返還等。2.對于需要銷毀的涉案物品，涉案物品管理部門應制定銷毀計劃，明確銷毀的物品清單、銷毀方式、銷毀時間、銷毀地點等信息。銷毀過程應進行拍照、錄像等記錄，并由相關人員簽字確認。3.如需對涉案物品進行拍賣的，應委托具有資質的拍賣機構進行拍賣。拍賣過程應嚴格按照法律法規(guī)和拍賣程序進行，確保拍賣活動公開、公平、公正。拍賣成交后，涉案物品管理部門應及時辦理相關手續(xù)，將拍賣款項上繳公司財務部門。4.對于應當返還物品持有人的涉案物品，涉案物品管理部門應核實物品情況，通知物品持有人前來辦理返還手續(xù)。返還時，應填寫物品返還清單，由雙方簽字確認。（三）處置記錄對涉案物品的處置情況，涉案物品管理部門應進行詳細記錄，包括處置時間、處置方式、處置結果、相關人員簽字等信息。處置記錄應作為涉案物品管理檔案的重要組成部分，妥善保存。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計部門定期對涉案物品管理情況進行審計檢查，重點檢查管理制度執(zhí)行情況、物品保管狀況、賬目記錄、移送處置程序等方面。2.涉案物品管理部門應定期對自身工作進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將自查情況報告公司領導。3.案件承辦部門在案件辦理過程中，應配合內(nèi)部監(jiān)督檢查工作，如實提供涉案物品管理相關信息。（二）外部監(jiān)督1.接受司法機關、行業(yè)監(jiān)管部門等外部機構的監(jiān)督檢查，積極配合其工作，如實提供涉案物品管理情況。2.對于外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，應認真研究分析，及時采取措施進行整改，并將整改情況反饋給相關部門。八、責任追究（一）責任界定1.因涉案物品管理人員失職、瀆職等原因，導致涉案物品丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生的，由涉案物品管理人員承擔相應責任。2.案件承辦人員在涉案物品收集、保管、移送等過程中，違反規(guī)定操作，造成物品損失或影響案件辦理的，由案件承辦人員承擔責任。3.其他部門或人員在