石材采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司石材采購管理工作，確保采購的石材符合公司項目需求，保證質(zhì)量，控制成本，提高采購效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及石材采購的項目，包括但不限于建筑工程、裝修工程等所需石材的采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購活動合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：以滿足項目對石材質(zhì)量要求為首要目標(biāo)，選擇質(zhì)量可靠的供應(yīng)商和產(chǎn)品。3.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本。4.公開公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，公平對待所有供應(yīng)商，確保競爭充分。5.效率原則：優(yōu)化采購流程，提高工作效率，及時滿足項目進(jìn)度需求。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)制定石材采購計劃，根據(jù)項目需求和庫存情況，合理安排采購數(shù)量和時間。2.尋找、篩選、評估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)良好的合作關(guān)系。3.組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益和要求。4.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。5.負(fù)責(zé)采購成本的核算和控制，定期進(jìn)行采購成本分析。（二）項目部門1.提供準(zhǔn)確的石材需求計劃，包括石材的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等詳細(xì)信息。2.參與供應(yīng)商的評估和選擇，對采購的石材進(jìn)行驗收，確保符合項目要求。3.及時反饋項目實施過程中對石材的變更需求，協(xié)助采購部門調(diào)整采購計劃。（三）質(zhì)量控制部門1.制定石材質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)和驗收流程，對采購的石材進(jìn)行質(zhì)量檢驗。2.對不合格石材提出處理意見，監(jiān)督采購部門和供應(yīng)商進(jìn)行整改。（四）財務(wù)部門1.審核采購合同付款條款，確保付款安排合理合規(guī)。2.負(fù)責(zé)采購資金的預(yù)算安排和支付管理，對采購成本進(jìn)行核算和監(jiān)督。三、采購流程（一）需求預(yù)測與計劃制定1.項目部門應(yīng)根據(jù)項目進(jìn)度計劃，提前[X]周向采購部門提交石材需求計劃。需求計劃應(yīng)詳細(xì)說明石材的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計到貨時間等信息。2.采購部門結(jié)合項目需求計劃、庫存情況以及市場供應(yīng)情況，制定年度、季度和月度石材采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購的石材品種、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、預(yù)計到貨時間等內(nèi)容，并報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商尋找-采購部門通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。-收集供應(yīng)商的基本信息，包括企業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面的資料。2.供應(yīng)商篩選-根據(jù)公司制定的供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選。篩選標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括但不限于：供應(yīng)商是否具有合法經(jīng)營資質(zhì)、是否通過相關(guān)質(zhì)量認(rèn)證、產(chǎn)品質(zhì)量是否穩(wěn)定、價格是否合理、交貨期是否能夠保證等。-對初步篩選合格的供應(yīng)商進(jìn)行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)設(shè)備等情況?？疾旖Y(jié)束后，撰寫考察報告，作為供應(yīng)商評估的依據(jù)。3.供應(yīng)商評估-成立供應(yīng)商評估小組，成員包括采購部門、項目部門、質(zhì)量控制部門等相關(guān)人員。-根據(jù)供應(yīng)商的資質(zhì)、業(yè)績、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面的表現(xiàn)，按照一定的權(quán)重進(jìn)行綜合評估。評估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。-建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評估結(jié)果、合作歷史等內(nèi)容。對評估結(jié)果為優(yōu)秀和良好的供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作機(jī)會；對評估結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，取消其合作資格。4.供應(yīng)商管理-定期對供應(yīng)商進(jìn)行跟蹤評估，了解其經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期等方面的變化情況。-與供應(yīng)商保持良好的溝通，及時反饋公司的需求和意見，督促供應(yīng)商改進(jìn)產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平。-對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫剟詈蛢?yōu)惠政策；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，采取警告、減少訂單量、暫停合作等措施，直至取消其合作資格。（三）采購談判與合同簽訂1.采購談判-根據(jù)采購計劃，采購部門選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判。談判前，應(yīng)充分準(zhǔn)備談判資料，包括項目需求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格范圍、交貨期要求等。-采購談判應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，與供應(yīng)商就產(chǎn)品價格、質(zhì)量、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商。在談判過程中，要靈活運用談判技巧，爭取有利的談判結(jié)果。-談判結(jié)束后，形成談判紀(jì)要，記錄談判的主要內(nèi)容和達(dá)成的共識。2.合同簽訂-根據(jù)談判結(jié)果，采購部門起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。-采購合同經(jīng)公司法律部門審核后，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由采購部門與供應(yīng)商簽訂正式采購合同。-采購合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給項目部門、質(zhì)量控制部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門按照合同要求履行職責(zé)。（四）采購訂單下達(dá)與跟蹤1.采購訂單下達(dá)-采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確訂單編號、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點等信息。-采購訂單下達(dá)后，應(yīng)及時通知供應(yīng)商確認(rèn)訂單內(nèi)容，并要求供應(yīng)商按照訂單要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨。2.采購訂單跟蹤-采購部門應(yīng)定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在延誤交貨等問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其采取措施解決問題。-對于重要的采購訂單，采購部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)跟蹤，確保訂單按時、按質(zhì)、按量完成。-在采購訂單執(zhí)行過程中，如因項目需求變更等原因需要調(diào)整訂單內(nèi)容，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議。（五）到貨驗收與付款1.到貨驗收-石材到貨前，采購部門應(yīng)通知項目部門和質(zhì)量控制部門做好驗收準(zhǔn)備工作。-石材到貨后，由質(zhì)量控制部門按照公司制定的質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)和驗收流程進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括石材的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面。-如驗收合格，質(zhì)量控制部門應(yīng)出具驗收報告；如驗收不合格，質(zhì)量控制部門應(yīng)及時通知采購部門和供應(yīng)商，要求供應(yīng)商采取整改措施或更換產(chǎn)品。2.付款-采購部門根據(jù)驗收報告和采購合同，填寫付款申請單，報財務(wù)部門審核。-財務(wù)部門審核付款申請單時，應(yīng)重點審核采購合同條款、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)資料，確保付款金額準(zhǔn)確無誤，付款方式符合合同約定。-付款申請單經(jīng)財務(wù)部門審核通過后，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時間向供應(yīng)商支付貨款。四、質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定1.質(zhì)量控制部門應(yīng)根據(jù)國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司項目需求，制定石材質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)。質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確石材的品種、規(guī)格、尺寸偏差、外觀質(zhì)量、物理性能、化學(xué)性能等方面的要求。2.質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)定期進(jìn)行修訂和完善，以適應(yīng)市場變化和公司項目需求的變化。（二）檢驗流程1.石材到貨后，質(zhì)量控制部門應(yīng)首先核對送貨單與采購訂單的一致性，包括石材的品種、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.按照質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)，對石材的外觀質(zhì)量進(jìn)行檢查，如是否有裂縫、色斑、孔洞、缺棱掉角等缺陷。3.對石材的尺寸進(jìn)行測量，檢查其是否符合合同要求。4.抽取一定數(shù)量的石材樣品，送專業(yè)檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行物理性能和化學(xué)性能檢測，如抗壓強(qiáng)度、彎曲強(qiáng)度、放射性等指標(biāo)。5.質(zhì)量檢驗人員應(yīng)如實記錄檢驗過程和結(jié)果，填寫質(zhì)量檢驗報告。質(zhì)量檢驗報告應(yīng)包括石材的品種、規(guī)格、數(shù)量、檢驗項目、檢驗結(jié)果、檢驗結(jié)論等內(nèi)容。（三）不合格處理1.如檢驗結(jié)果顯示石材質(zhì)量不合格，質(zhì)量控制部門應(yīng)立即出具不合格報告，并通知采購部門和供應(yīng)商。2.采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)采取整改措施或更換產(chǎn)品。供應(yīng)商整改后，質(zhì)量控制部門應(yīng)重新進(jìn)行檢驗，直至合格為止。3.如供應(yīng)商無法在規(guī)定時間內(nèi)完成整改或更換產(chǎn)品，采購部門應(yīng)根據(jù)合同約定，采取相應(yīng)的措施，如扣除貨款、取消訂單、追究違約責(zé)任等。4.對于不合格石材，應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識和隔離，防止其混入合格產(chǎn)品中。不合格石材的處理方式應(yīng)根據(jù)實際情況確定，如退貨、降價處理、報廢等。五、成本控制（一）成本預(yù)算1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購計劃和市場價格行情，編制石材采購成本預(yù)算。采購成本預(yù)算應(yīng)包括石材的采購價格、運輸費用、裝卸費用、保險費用、稅費等各項費用。2.成本預(yù)算應(yīng)報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，并作為采購成本控制的依據(jù)。（二）價格談判1.在采購談判過程中，采購部門應(yīng)充分了解市場價格動態(tài)，掌握供應(yīng)商的成本構(gòu)成和價格底線，通過與供應(yīng)商進(jìn)行充分的溝通和協(xié)商，爭取有利的采購價格。2.采購部門可以采用招標(biāo)、詢價、比價等方式，選擇價格合理、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商。在招標(biāo)過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照公司制定的招標(biāo)程序進(jìn)行，確保招標(biāo)過程公開、公正、公平。（三）成本分析與控制1.采購部門應(yīng)定期對采購成本進(jìn)行分析，對比實際采購成本與預(yù)算成本的差異，找出成本控制的關(guān)鍵點和存在的問題。2.根據(jù)成本分析結(jié)果，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行成本控制，如優(yōu)化采購渠道、調(diào)整采購數(shù)量、降低運輸成本、加強(qiáng)供應(yīng)商管理等。3.財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對采購成本的核算和監(jiān)督，確保采購成本的真實性和合理性。對采購成本超預(yù)算的情況，應(yīng)及時進(jìn)行預(yù)警和分析，提出改進(jìn)建議。六、風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.采購部門應(yīng)識別石材采購過程中可能存在的風(fēng)險，如市場價格波動風(fēng)險、供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、運輸風(fēng)險、政策法規(guī)風(fēng)險等。2.針對不同的風(fēng)險因素，應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險應(yīng)對1.市場價格波動風(fēng)險-建立市場價格監(jiān)測機(jī)制，及時了解石材市場價格動態(tài)。-與供應(yīng)商簽訂價格調(diào)整協(xié)議，約定價格調(diào)整的條件和方式。-采用套期保值等金融工具，規(guī)避市場價格波動風(fēng)險。2.供應(yīng)商違約風(fēng)險-加強(qiáng)供應(yīng)商管理，選擇信譽(yù)良好、實力雄厚的供應(yīng)商。-在采購合同中明確違約責(zé)任條款，對供應(yīng)商的違約行為進(jìn)行約束。-建立供應(yīng)商違約預(yù)警機(jī)制，及時發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商的違約跡象，并采取相應(yīng)的措施。3.質(zhì)量風(fēng)險-嚴(yán)格按照質(zhì)量控制流程進(jìn)行驗收，確保采購的石材質(zhì)量符合要求。-與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，要求供應(yīng)商對產(chǎn)品質(zhì)量負(fù)責(zé)。-定期對供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系進(jìn)行評估，督促供應(yīng)商改進(jìn)產(chǎn)品質(zhì)量。4.運輸風(fēng)險-選擇信譽(yù)良好、實力雄厚的運輸公司，并簽訂運輸合同，明確運輸責(zé)任和賠償條款。-對運輸過程中的石材進(jìn)行保險，降低運輸風(fēng)險損失。-加強(qiáng)運輸過程的跟蹤和監(jiān)控，及時了解運輸情況，確保石材安全運輸。5.政策法規(guī)風(fēng)險-密切關(guān)注國家相關(guān)政策法規(guī)的變化，及時調(diào)整采購策略和合同條款，確保采購活動符合政策法規(guī)要求。-加強(qiáng)與政府相關(guān)部門的溝通和協(xié)調(diào)，及時了解政策法規(guī)的解讀和執(zhí)行情況。七、信息管理（一）采購信息收集1.采購部門應(yīng)收集與石材采購相關(guān)的各類信息，包括市場價格信息、供應(yīng)商信息、產(chǎn)品質(zhì)量信息、行業(yè)動態(tài)信息等。2.信息收集渠道應(yīng)多樣化，如網(wǎng)絡(luò)平臺、行業(yè)協(xié)會、供應(yīng)商提供、實地調(diào)研等。（二）信息整理與分析1.對收集到的采購信息進(jìn)行整理和分類，建立采購信息數(shù)據(jù)庫。2.定期對采購信息進(jìn)行分析，為采購決策提供參考依據(jù)。分析內(nèi)容包括市場價格走勢、供應(yīng)商表現(xiàn)、產(chǎn)品質(zhì)量狀況等方面。（三）信息共享1.采購部門應(yīng)及時將采購信息共享給項目部門、質(zhì)量控制部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門更好地開展工作。2.建立信息共享平臺，實現(xiàn)采購信息的實時傳遞和共享。八、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對石材采購管理工作進(jìn)行審計，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購成本是否合理、質(zhì)量控制是否有效等方面的情況。2.審計部門應(yīng)出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改情況。（二）考核機(jī)制1.建立采購部門績效考核制度，對采購人員的工作業(yè)績、工作態(tài)度、團(tuán)隊協(xié)作等方面進(jìn)行考核。2.績效