未決跟蹤管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司對未決事項(xiàng)的有效管理，提高工作效率，確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)有序推進(jìn)，保障公司利益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門涉及的所有未決事項(xiàng)，包括但不限于合同審批、項(xiàng)目執(zhí)行、客戶投訴處理、財(cái)務(wù)結(jié)算等各類業(yè)務(wù)流程中處于未最終確定狀態(tài)的事項(xiàng)。（三）基本原則1.責(zé)任明確原則：明確各部門及相關(guān)人員在未決事項(xiàng)跟蹤管理中的職責(zé)，確保事事有人管。2.及時(shí)跟蹤原則：對未決事項(xiàng)進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤，及時(shí)掌握進(jìn)展情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。3.規(guī)范流程原則：建立標(biāo)準(zhǔn)化的未決事項(xiàng)跟蹤流程，確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。4.信息共享原則：加強(qiáng)部門間的信息溝通與共享，避免信息孤島，提高協(xié)同工作效率。二、管理職責(zé)（一）未決事項(xiàng)跟蹤管理小組公司成立未決事項(xiàng)跟蹤管理小組（以下簡稱“小組”），由公司高層領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司未決事項(xiàng)的跟蹤管理工作，定期召開會議，研究解決未決事項(xiàng)跟蹤管理過程中出現(xiàn)的重大問題。（二）各部門職責(zé)1.業(yè)務(wù)發(fā)起部門負(fù)責(zé)未決事項(xiàng)的發(fā)起，確保提供準(zhǔn)確、完整的相關(guān)信息。按照本辦法規(guī)定的流程，及時(shí)跟進(jìn)未決事項(xiàng)的進(jìn)展情況，主動與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，推動事項(xiàng)解決。定期向未決事項(xiàng)跟蹤管理小組匯報(bào)本部門未決事項(xiàng)的跟蹤情況。2.涉及部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，配合業(yè)務(wù)發(fā)起部門完成相關(guān)工作，提供必要的支持和協(xié)助。對涉及本部門的未決事項(xiàng)進(jìn)行認(rèn)真研究和處理，及時(shí)反饋處理意見和進(jìn)展情況。3.監(jiān)督部門負(fù)責(zé)對未決事項(xiàng)跟蹤管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各部門按照本辦法規(guī)定的流程和要求執(zhí)行。對未決事項(xiàng)跟蹤管理過程中出現(xiàn)的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查處理，并提出改進(jìn)建議。三、未決事項(xiàng)的分類與識別（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按業(yè)務(wù)類型分類合同類：包括采購合同、銷售合同、租賃合同等各類合同的簽訂、履行過程中存在的未決事項(xiàng)。項(xiàng)目類：公司承擔(dān)的各類項(xiàng)目在實(shí)施過程中涉及的未決事項(xiàng)，如項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量、成本等方面的問題。客戶類：客戶投訴處理、客戶關(guān)系維護(hù)等方面存在的未決事項(xiàng)。財(cái)務(wù)類：財(cái)務(wù)結(jié)算、費(fèi)用報(bào)銷、資金審批等方面的未決事項(xiàng)。其他類：不屬于以上分類的其他未決事項(xiàng)。2.按緊急程度分類緊急：對公司業(yè)務(wù)或利益有重大影響，需要立即處理的未決事項(xiàng)。重要：對公司業(yè)務(wù)有較大影響，需要在較短時(shí)間內(nèi)解決的未決事項(xiàng)。一般：對公司業(yè)務(wù)影響較小，可按正常流程逐步處理的未決事項(xiàng)。（二）識別方法1.各部門在日常工作中，對業(yè)務(wù)流程中出現(xiàn)的未達(dá)成最終結(jié)果的事項(xiàng)進(jìn)行梳理和識別，填寫《未決事項(xiàng)登記表》，詳細(xì)記錄未決事項(xiàng)的基本信息、涉及部門、預(yù)計(jì)解決時(shí)間等。2.定期召開未決事項(xiàng)梳理會議，各部門匯報(bào)本部門的未決事項(xiàng)情況，共同討論識別新出現(xiàn)的未決事項(xiàng)。四、未決事項(xiàng)的跟蹤流程（一）建立跟蹤檔案業(yè)務(wù)發(fā)起部門對識別出的未決事項(xiàng)建立專門的跟蹤檔案，檔案內(nèi)容包括未決事項(xiàng)登記表、相關(guān)文件資料、溝通記錄、處理進(jìn)度等。跟蹤檔案應(yīng)及時(shí)更新，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。（二）制定跟蹤計(jì)劃業(yè)務(wù)發(fā)起部門根據(jù)未決事項(xiàng)的性質(zhì)、緊急程度和預(yù)計(jì)解決時(shí)間，制定詳細(xì)的跟蹤計(jì)劃。跟蹤計(jì)劃應(yīng)明確跟蹤責(zé)任人、跟蹤方式、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等內(nèi)容，并報(bào)未決事項(xiàng)跟蹤管理小組備案。（三）跟蹤執(zhí)行1.跟蹤責(zé)任人按照跟蹤計(jì)劃，定期對未決事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤，及時(shí)掌握事項(xiàng)進(jìn)展情況。跟蹤方式可包括電話溝通、郵件溝通、會議溝通、實(shí)地走訪等。2.在跟蹤過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或出現(xiàn)新的情況，跟蹤責(zé)任人應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，共同研究解決方案，并將溝通情況和處理結(jié)果記錄在跟蹤檔案中。3.對于緊急未決事項(xiàng)，跟蹤責(zé)任人應(yīng)隨時(shí)關(guān)注進(jìn)展情況，必要時(shí)可采取特事特辦的方式，確保事項(xiàng)得到及時(shí)解決。（四）定期匯報(bào)1.業(yè)務(wù)發(fā)起部門每周向未決事項(xiàng)跟蹤管理小組匯報(bào)本部門未決事項(xiàng)的跟蹤情況，填寫《未決事項(xiàng)跟蹤周報(bào)》，內(nèi)容包括未決事項(xiàng)的進(jìn)展、存在問題、解決措施及下周工作計(jì)劃等。2.每月末，業(yè)務(wù)發(fā)起部門向未決事項(xiàng)跟蹤管理小組提交《未決事項(xiàng)跟蹤月報(bào)》，全面總結(jié)本月未決事項(xiàng)的跟蹤管理情況，分析未決事項(xiàng)產(chǎn)生的原因，提出改進(jìn)建議和下月工作計(jì)劃。（五）協(xié)調(diào)解決1.對于涉及多個(gè)部門的未決事項(xiàng)，由未決事項(xiàng)跟蹤管理小組組織相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通，共同研究解決方案。2.如協(xié)調(diào)溝通后仍無法達(dá)成一致意見，由未決事項(xiàng)跟蹤管理小組組長進(jìn)行裁決，相關(guān)部門必須嚴(yán)格執(zhí)行裁決結(jié)果。（六）結(jié)果反饋未決事項(xiàng)解決后，業(yè)務(wù)發(fā)起部門應(yīng)及時(shí)將結(jié)果反饋給涉及部門和未決事項(xiàng)跟蹤管理小組，并更新跟蹤檔案。同時(shí)，對未決事項(xiàng)的處理過程和結(jié)果進(jìn)行總結(jié)分析，為今后的工作提供經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。五、信息溝通與共享（一）溝通機(jī)制1.建立定期的未決事項(xiàng)溝通會議制度，由未決事項(xiàng)跟蹤管理小組組長主持，各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員參加。會議主要通報(bào)未決事項(xiàng)的跟蹤管理情況，協(xié)調(diào)解決存在的問題，部署下一階段的工作任務(wù)。2.對于緊急未決事項(xiàng)，可隨時(shí)召開臨時(shí)溝通會議，及時(shí)研究解決方案。3.加強(qiáng)部門間的日常溝通，鼓勵(lì)各部門之間主動交流未決事項(xiàng)的相關(guān)信息，形成良好的溝通氛圍。（二）信息共享平臺公司建立未決事項(xiàng)信息共享平臺，各部門可通過平臺實(shí)時(shí)查詢未決事項(xiàng)的相關(guān)信息，包括跟蹤檔案、處理進(jìn)度、溝通記錄等。信息共享平臺應(yīng)確保信息的安全性和保密性，嚴(yán)格控制訪問權(quán)限。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.未決事項(xiàng)跟蹤管理小組定期對各部門未決事項(xiàng)的跟蹤管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括跟蹤計(jì)劃的執(zhí)行情況、信息溝通情況、問題解決情況等。2.監(jiān)督部門不定期對未決事項(xiàng)跟蹤管理工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）考核評價(jià)1.建立未決事項(xiàng)跟蹤管理工作考核評價(jià)機(jī)制，對各部門及相關(guān)人員的工作進(jìn)行量化考核?？己酥笜?biāo)包括未決事項(xiàng)的按時(shí)解決率、解決質(zhì)量、溝通協(xié)調(diào)情況等。2.考核結(jié)果與部門及個(gè)人的績效掛鉤，對在未決事項(xiàng)跟蹤管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對工作不力的部門和個(gè)人進(jìn)行批評教育，并責(zé)令限期整改。如因工作失誤給公司造成重大損失的，將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別1.各部門在未決事項(xiàng)跟蹤管理過程中，應(yīng)密切關(guān)注可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)因素，如政策法規(guī)變化、市場環(huán)境波動、合作方違約等。2.定期對未決事項(xiàng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估，識別潛在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并分析其可能產(chǎn)生的影響和后果。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對1.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。對于可預(yù)見的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)提前做好預(yù)案，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.對于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)事件，應(yīng)及時(shí)采取有效的應(yīng)對措施，盡量減少損失，并對風(fēng)險(xiǎn)事件進(jìn)行總結(jié)分析，完善風(fēng)險(xiǎn)管理制度和流程。八、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.定期組織未決事項(xiàng)跟蹤管理相關(guān)培訓(xùn)，提高各部門及相關(guān)人員的業(yè)務(wù)水平和管理能力。培訓(xùn)內(nèi)容包括未決事項(xiàng)的分類識別、跟蹤流程、溝通技巧、風(fēng)險(xiǎn)管理等方面。2.根據(jù)不同崗位的需求，開展有針對性的培訓(xùn)，確保培訓(xùn)效果。（二）宣傳1.通過內(nèi)部宣傳欄、公司網(wǎng)站、內(nèi)部刊物等渠道，宣傳未決事項(xiàng)跟蹤管理的重要性和相關(guān)知識，提高全體員工的認(rèn)識和重視程度。2.及時(shí)發(fā)布未決事項(xiàng)跟蹤管理工作的動態(tài)和成果