2025【管理規(guī)程】合同信息管理與歸檔規(guī)定第一章總則第一條為進(jìn)一步規(guī)范合同信息的管理與歸檔工作，確保合同資料的完整、準(zhǔn)確和安全，提高合同管理的效率和質(zhì)量，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及單位規(guī)章制度，制定本規(guī)程。第二條本規(guī)程適用于單位及其所屬部門在合同訂立、履行、變更、終止及糾紛處理等全過程中的信息管理與歸檔工作。第三條合同信息管理與歸檔工作應(yīng)當(dāng)遵循規(guī)范性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性原則，確保合同信息的真實(shí)性、完整性和可用性。第四條合同信息管理與歸檔工作由合同歸口管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，業(yè)務(wù)部門、檔案管理部門和信息管理部門分工協(xié)作，共同做好合同信息的管理與歸檔工作。第二章合同信息管理第五條合同信息管理是指對(duì)合同的立項(xiàng)、洽商、簽訂、履行、變更、終止、糾紛處理等全過程信息的收集、整理、存儲(chǔ)和應(yīng)用。第六條合同歸口管理部門應(yīng)當(dāng)建立合同信息管理制度，明確信息管理的責(zé)任分工、工作流程和操作規(guī)范。第七條合同信息的收集應(yīng)當(dāng)全面、及時(shí)，涵蓋合同的全部內(nèi)容及相關(guān)資料，包括但不限于合同文本、洽商記錄、審批文件、履行記錄、變更協(xié)議、解除協(xié)議、糾紛處理記錄等。第八條合同信息的整理應(yīng)當(dāng)按照合同項(xiàng)目進(jìn)行分類、編號(hào)和系統(tǒng)化管理，確保信息的條理清晰、便于檢索和利用。第九條合同信息的錄入與維護(hù)應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。錄入的合同信息應(yīng)當(dāng)經(jīng)過審核，避免錯(cuò)誤和遺漏。第十條合同信息管理應(yīng)當(dāng)充分利用信息化手段，建立合同管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同信息的電子化存儲(chǔ)、共享和跟蹤，提高管理效率。第十一條合同信息的共享應(yīng)當(dāng)在確保安全的前提下進(jìn)行，明確信息共享的范圍、權(quán)限和方式，避免信息泄露和不當(dāng)使用。第三章合同歸檔第十二條合同歸檔是指將合同文件及相關(guān)資料按照規(guī)定程序和要求進(jìn)行整理、立卷、歸檔和保存，確保合同檔案的完整性和可追溯性。第十三條合同歸檔范圍包括但不限于以下文件：正式簽訂的合同文本及其補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議；合同立項(xiàng)審批文件、洽商記錄、會(huì)簽文件；合同履行過程中的相關(guān)文件，包括履行記錄、通知、函件、簽收記錄等；合同變更、終止的審批文件及相關(guān)記錄；合同糾紛處理的文件、記錄和相關(guān)法律文書；其他與合同相關(guān)的文件和資料。第十四條合同歸檔應(yīng)當(dāng)符合以下要求：歸檔文件應(yīng)當(dāng)齊全、完整，包括合同文本及其相關(guān)資料；歸檔文件應(yīng)當(dāng)經(jīng)過整理，分類清晰，編號(hào)有序；紙質(zhì)文件應(yīng)當(dāng)使用durablematerials（耐久材料）制作，電子文件應(yīng)當(dāng)保存為不可修改的格式；歸檔文件應(yīng)當(dāng)符合檔案管理的相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。第十五條合同歸檔的程序：合同履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)整理合同文件，填寫歸檔清單；歸檔清單應(yīng)當(dāng)經(jīng)合同歸口管理部門審核后，送交檔案管理部門；檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)歸檔文件進(jìn)行驗(yàn)收，并辦理歸檔手續(xù)；歸檔文件應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)和編目，入庫保存。第十六條合同歸檔的時(shí)間要求：短期合同應(yīng)當(dāng)在合同履行完畢后一個(gè)月內(nèi)歸檔；長期合同應(yīng)當(dāng)在合同履行完畢后三個(gè)月內(nèi)歸檔；重大合同應(yīng)當(dāng)在合同履行完畢后六個(gè)月內(nèi)歸檔。第十七條合同檔案的分類：按合同類別分類：如工程合同、采購合同、服務(wù)合同等；按合同項(xiàng)目分類：如項(xiàng)目名稱、合同編號(hào)等；按合間分類：如按年度、季度分類；按合同性質(zhì)分類：如正式合同、補(bǔ)充協(xié)議等。第十八條合同檔案的編號(hào)：合同檔案應(yīng)當(dāng)按照分類順序進(jìn)行編號(hào)；編號(hào)應(yīng)當(dāng)唯一、簡潔、清晰，便于檢索；編號(hào)規(guī)則由檔案管理部門統(tǒng)一制定。第十九條合同檔案的編目：編目內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括合同名稱、合同編號(hào)、簽訂日期、履行期限、合同金額、當(dāng)事人名稱等；編目應(yīng)當(dāng)詳細(xì)、準(zhǔn)確，便于查詢和利用；編目格式由檔案管理部門統(tǒng)一制定。第二十條合同檔案的保存：紙質(zhì)檔案應(yīng)當(dāng)存放在安全、防潮、防塵、防蟲的檔案庫房中；電子檔案應(yīng)當(dāng)存放在安全、穩(wěn)定的存儲(chǔ)介質(zhì)中，并定期備份；檔案庫房應(yīng)當(dāng)配備防火、防盜、防水等安全設(shè)施；電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)當(dāng)定期檢查，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性；合同檔案的保存期限應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)規(guī)定，超出保存期限的檔案應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。第四章合同檔案的利用與保密第二十一條合同檔案的利用是指對(duì)歸檔的合同文件及相關(guān)資料進(jìn)行查閱、復(fù)制、借閱等操作。第二十二條合同檔案的利用應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：合同檔案的利用應(yīng)當(dāng)在確保檔案安全的前提下進(jìn)行；合同檔案的利用應(yīng)當(dāng)符合國家法律法規(guī)和單位規(guī)章制度；合同檔案的利用應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格控制范圍和權(quán)限，防止信息泄露和不當(dāng)使用。第二十三條合同檔案的借閱程序：借閱人應(yīng)當(dāng)填寫借閱申請(qǐng)表，說明借閱的原因和用途；借閱申請(qǐng)表應(yīng)當(dāng)經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批；檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)借閱人進(jìn)行身份驗(yàn)證，并辦理借閱手續(xù)；借閱的檔案應(yīng)當(dāng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還，逾期歸還應(yīng)當(dāng)辦理續(xù)借手續(xù)。第二十四條合同檔案的查閱程序：查閱人應(yīng)當(dāng)填寫查閱申請(qǐng)表，說明查閱的原因和用途；查閱申請(qǐng)表應(yīng)當(dāng)經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批；檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)查閱人進(jìn)行身份驗(yàn)證，并安排查閱時(shí)間；查閱人應(yīng)當(dāng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶離檔案庫房；查閱過程中，查閱人應(yīng)當(dāng)遵守檔案庫房的管理規(guī)定，不得損壞、涂改、折疊檔案文件。第二十五條合同檔案的復(fù)制程序：復(fù)制人應(yīng)當(dāng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，說明復(fù)制的原因和用途；復(fù)制申請(qǐng)表應(yīng)當(dāng)經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批；檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)復(fù)制人進(jìn)行身份驗(yàn)證，并辦理復(fù)制手續(xù)；復(fù)制的檔案應(yīng)當(dāng)標(biāo)明復(fù)制日期，并由復(fù)制人簽字確認(rèn)；復(fù)制的檔案應(yīng)當(dāng)用于正當(dāng)目的，不得用于其他用途。第二十六條合同檔案的安全與保密：合同檔案的利用應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員；合同檔案的利用應(yīng)當(dāng)避免檔案損壞，不得在檔案上涂改、折疊、劃線等；電子檔案的利用應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格控制訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和篡改；檔案庫房應(yīng)當(dāng)配備安全設(shè)施，防止檔案丟失、損壞或被篡改；檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期