行政人力采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司行政人力采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，降低采購成本，確保采購工作的公平、公正、公開，滿足公司行政人力需求，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司行政人力采購活動，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、辦公家具、人力資源服務(wù)（招聘、培訓、勞務(wù)外包等）等相關(guān)采購事項。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.公平公正原則：對待所有供應商一視同仁，確保采購過程公平、公正，維護公司利益和供應商合法權(quán)益。3.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，降低采購成本，提高采購效益。4.誠實守信原則：采購人員應誠實守信，嚴格履行合同約定，維護公司信譽。二、采購組織與職責（一）采購決策機構(gòu)公司設(shè)立采購管理委員會，由公司高層領(lǐng)導、相關(guān)部門負責人組成。負責審議重大采購項目、采購政策及采購管理制度，對采購工作進行監(jiān)督和指導。（二）采購執(zhí)行部門1.行政部門負責公司辦公用品、辦公設(shè)備、辦公家具等行政類物資的采購工作。制定行政類物資采購計劃，組織采購實施，進行供應商管理和采購合同管理。負責采購物資的驗收、入庫、發(fā)放及庫存管理。2.人力資源部門負責人力資源服務(wù)（招聘、培訓、勞務(wù)外包等）的采購工作。制定人力資源服務(wù)采購計劃，評估供應商，組織采購談判和合同簽訂。對人力資源服務(wù)的實施效果進行跟蹤和評估。（三）其他相關(guān)部門各部門根據(jù)實際需求，向采購執(zhí)行部門提出采購申請，配合采購執(zhí)行部門進行采購活動，參與采購物資的驗收工作。三、采購流程（一）采購申請1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預算金額、需求時間等信息。2.《采購申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至采購執(zhí)行部門。（二）采購審批1.采購執(zhí)行部門收到《采購申請表》后，對采購申請進行初步審核，審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、預算金額的準確性等。2.對于金額較小的采購申請（具體金額標準由公司根據(jù)實際情況確定），由采購執(zhí)行部門負責人審批；對于金額較大的采購申請，經(jīng)采購執(zhí)行部門負責人審核后，提交采購管理委員會審批。（三）采購方式選擇1.集中采購：對于通用性強、采購量大的辦公用品、辦公設(shè)備等物資，采用集中采購方式。由采購執(zhí)行部門統(tǒng)一組織招標或詢價，確定供應商和采購價格，簽訂框架采購合同，各部門根據(jù)實際需求在框架合同范圍內(nèi)進行采購。2.分散采購：對于金額較小、需求較為特殊或時效性要求較高的采購項目，采用分散采購方式。由采購執(zhí)行部門直接與供應商進行談判、詢價或招標，確定采購價格和供應商，簽訂采購合同。3.單一來源采購：符合下列情形之一的，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的；發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采用單一來源采購方式的，采購執(zhí)行部門應填寫《單一來源采購申請表》，詳細說明采用單一來源采購方式的理由和相關(guān)情況，經(jīng)采購管理委員會審批后實施。（四）供應商選擇與管理1.供應商篩選采購執(zhí)行部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫。根據(jù)采購項目的要求，從供應商數(shù)據(jù)庫中篩選出符合條件的供應商，邀請其參與報價或投標。2.供應商評估采購執(zhí)行部門組織相關(guān)人員對供應商進行評估，評估內(nèi)容包括供應商的資質(zhì)信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)、生產(chǎn)能力等方面。對于重要采購項目，可實地考察供應商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況，確保其具備提供優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品和服務(wù)的能力。3.供應商選擇根據(jù)供應商評估結(jié)果，采購執(zhí)行部門選擇綜合實力較強、信譽良好、價格合理的供應商作為中標或成交供應商。與中標或成交供應商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.供應商管理采購執(zhí)行部門定期對供應商進行考核評價，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面。根據(jù)考核評價結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對表現(xiàn)不佳的供應商進行警告、整改或淘汰。（五）采購實施1.簽訂合同：采購執(zhí)行部門與中標或成交供應商簽訂采購合同，明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款。2.采購執(zhí)行：采購執(zhí)行部門按照采購合同的約定，跟蹤供應商的生產(chǎn)進度和交貨情況，確保采購物資或服務(wù)按時、按質(zhì)、按量供應。3.驗收付款采購物資或服務(wù)到貨后，采購執(zhí)行部門組織相關(guān)人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等方面。驗收合格后，采購執(zhí)行部門填寫《驗收單》，辦理入庫手續(xù)。財務(wù)部門根據(jù)采購合同、驗收單等相關(guān)憑證，辦理付款手續(xù)。四、采購預算管理（一）預算編制1.采購執(zhí)行部門根據(jù)公司年度工作計劃和實際需求，編制年度采購預算。采購預算應包括采購項目、采購金額、采購時間等內(nèi)容。2.采購預算編制應遵循“實事求是、合理安排、節(jié)約高效”的原則，充分考慮市場價格波動因素，確保預算的準確性和合理性。（二）預算審批1.采購執(zhí)行部門將編制好的年度采購預算提交至財務(wù)部門進行審核。財務(wù)部門對采購預算的合理性、準確性進行審核，并提出審核意見。2.經(jīng)財務(wù)部門審核后的采購預算，提交采購管理委員會審批。采購管理委員會根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃和實際情況，對采購預算進行審議和批準。（三）預算執(zhí)行與控制1.采購執(zhí)行部門應嚴格按照批準的采購預算執(zhí)行采購活動，不得擅自突破預算。2.如因特殊情況需要調(diào)整采購預算，采購執(zhí)行部門應填寫《采購預算調(diào)整申請表》，詳細說明調(diào)整原因和調(diào)整金額，經(jīng)財務(wù)部門審核后，提交采購管理委員會審批。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購執(zhí)行部門定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如供應商違約、質(zhì)量問題、價格波動、法律法規(guī)風險等。2.根據(jù)風險識別和評估結(jié)果，確定風險等級，制定相應的風險應對措施。（二）風險應對措施1.供應商風險管理加強供應商管理，建立供應商評估和考核機制，選擇信譽良好、實力較強的供應商。在采購合同中明確供應商的違約責任，加強對供應商的監(jiān)督和管理，確保供應商按時、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。2.質(zhì)量風險管理加強采購物資的質(zhì)量檢驗，嚴格按照驗收標準進行驗收，確保采購物資符合質(zhì)量要求。在采購合同中約定質(zhì)量保證條款，要求供應商提供質(zhì)量保證文件，對質(zhì)量問題承擔相應的責任。3.價格風險管理關(guān)注市場價格動態(tài)，定期收集市場價格信息，分析價格走勢，合理確定采購價格。在采購合同中約定價格調(diào)整條款，根據(jù)市場價格波動情況，適時調(diào)整采購價格。4.法律法規(guī)風險管理加強對采購人員的法律法規(guī)培訓，提高其法律意識和合規(guī)意識。采購活動應嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.采購執(zhí)行部門應定期向公司管理層匯報采購工作情況，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。（二）外部監(jiān)督1.積極接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，配