監(jiān)理企業(yè)檔案制度一、總則（一）目的為加強本監(jiān)理企業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)經(jīng)營管理、工程監(jiān)理等各項工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本企業(yè)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本監(jiān)理企業(yè)各部門、各項目監(jiān)理機構(gòu)在檔案的形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：企業(yè)檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映企業(yè)各項活動的真實情況，保證檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則：全面收集企業(yè)在經(jīng)營管理、工程監(jiān)理等活動中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及企業(yè)商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，嚴格保密，防止泄露。5.便于利用原則：檔案的整理、保管應(yīng)便于查詢、檢索和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善本企業(yè)檔案管理制度。2.負責企業(yè)檔案的集中統(tǒng)一管理，對各部門、各項目監(jiān)理機構(gòu)的檔案工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。3.組織開展檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作。4.負責檔案信息化建設(shè)，建立和維護企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)。5.負責檔案庫房的安全管理，確保檔案的安全保管。（二）各部門職責1.負責本部門在工作中形成的各類檔案的收集、整理和移交工作，并確保檔案的完整、準確。2.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計、編研和利用等工作。3.按照檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的日常管理工作。（三）項目監(jiān)理機構(gòu)職責1.負責項目監(jiān)理過程中形成的各類檔案的收集、整理和保管工作，確保檔案的真實、完整。2.在項目結(jié)束后，及時將項目檔案移交企業(yè)檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好項目檔案的鑒定、統(tǒng)計、編研和利用等工作。三、檔案的形成與收集（一）檔案形成1.企業(yè)各部門、各項目監(jiān)理機構(gòu)在各項工作活動中應(yīng)及時形成各類文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件等。2.文件材料的形成應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，內(nèi)容真實、準確、完整。（二）檔案收集范圍1.行政管理類檔案：包括企業(yè)設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，企業(yè)規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃與總結(jié)、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.工程監(jiān)理類檔案：包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀要、工程質(zhì)量驗收資料、工程進度控制資料、工程費用控制資料、工程安全與環(huán)境管理資料、工程變更資料、工程竣工資料等。3.經(jīng)營業(yè)務(wù)類檔案：包括合同文件、招投標文件、客戶資料、市場調(diào)研報告等。4.科技研發(fā)類檔案：包括科研項目立項文件、科研成果報告、技術(shù)標準、專利文件等。5.其他類檔案：包括企業(yè)榮譽證書、資質(zhì)證書、培訓(xùn)資料、宣傳資料等。（三）檔案收集要求1.各部門、各項目監(jiān)理機構(gòu)應(yīng)明確專人負責檔案收集工作，確保檔案收集工作的及時、有效。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、完整的原則，不得遺漏重要文件材料。3.對收集到的檔案應(yīng)進行初步整理，確保文件材料的齊全、完整，并按照一定的分類標準進行分類。4.電子文件的收集應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，并進行備份存儲。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和有機聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。（二）分類標準1.行政管理類檔案按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類。2.工程監(jiān)理類檔案按照工程項目監(jiān)理階段文件類別進行分類。3.經(jīng)營業(yè)務(wù)類檔案按照業(yè)務(wù)類型年度文件類別進行分類。4.科技研發(fā)類檔案按照科研項目研究階段文件類別進行分類。5.其他類檔案按照類別年度進行分類。（三）整理方法1.紙質(zhì)檔案整理對收集到的紙質(zhì)文件材料進行分類、排序，去除重復(fù)、無用的文件。按照分類標準進行編號，并編制目錄。對文件材料進行裝訂，確保整齊、牢固。填寫卷內(nèi)備考表，注明卷內(nèi)文件的數(shù)量、整理情況等。按照卷內(nèi)文件的排列順序，依次編寫頁碼，并在文件首頁右上角加蓋頁碼章。填寫案卷封面，注明案卷標題、年度、保管期限、起止日期、卷號等信息。2.電子檔案整理對電子文件進行分類存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)。按照文件的類別、年度等信息進行命名，確保文件名的規(guī)范性和可讀性。對電子文件進行元數(shù)據(jù)著錄，包括文件的題名、日期、作者、來源等信息，以便于檢索和利用。定期對電子檔案進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性。五、檔案的鑒定與保管期限劃分（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史聯(lián)系、保管價值、便于利用的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、各相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人及檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.對檔案進行逐卷、逐件審查，分析其內(nèi)容的重要性、歷史價值和現(xiàn)實利用價值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本企業(yè)實際情況，確定檔案的保管期限。3.對保管期限已滿的檔案，進行重點審查，決定是否繼續(xù)保存或銷毀。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映企業(yè)主要職能活動和歷史面貌的，對本企業(yè)有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如企業(yè)設(shè)立、變更、注銷等重要文件，企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、年度計劃與總結(jié)等。2.長期保管：凡是反映企業(yè)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本企業(yè)有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為16年至50年。如一般性的行政管理文件、工程監(jiān)理項目的中期資料等。3.短期保管：凡是反映企業(yè)局部工作活動，在較短時間內(nèi)對本企業(yè)有查考利用價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為不超過15年。如臨時性的會議紀要、一般性的業(yè)務(wù)文件等。六、檔案的保管（一）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。3.建立檔案保管賬目，對檔案的收進、移出、保管情況進行詳細記錄。4.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。（二）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.庫房內(nèi)嚴禁吸煙和使用明火，配備必要的消防器材，并定期進行檢查和維護。3.檔案架應(yīng)牢固、平整，檔案應(yīng)上架存放，不得隨意堆放。4.對磁性載體檔案，應(yīng)采取防磁、防潮、防塵等保護措施，并定期進行檢查和復(fù)制。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案存儲系統(tǒng)，采用安全可靠的存儲設(shè)備，確保電子檔案的長期保存。2.對電子檔案進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.定期對電子檔案存儲系統(tǒng)進行維護和檢查，確保系統(tǒng)的正常運行。七、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理、及時的原則，確保檔案的安全和有效利用。（二）利用范圍1.企業(yè)內(nèi)部各部門在工作中需要查閱、借閱檔案的。2.因工程建設(shè)、審計、法律糾紛等需要查閱、借閱檔案的外部單位或個人。（三）利用手續(xù)1.企業(yè)內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部單位或個人查閱、借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)，并按照規(guī)定繳納查閱、借閱費用。3.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱、借閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案的利用情況進行詳細登記，包括利用時間、利用人、利用目的、查閱內(nèi)容等信息，以便于統(tǒng)計和查詢。八、檔案的統(tǒng)計與編研（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計報表應(yīng)準確、及時、完整，數(shù)據(jù)應(yīng)真實可靠。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)定期進行分析，為企業(yè)檔案管理決策提供依據(jù)。（二）編研工作1.根據(jù)企業(yè)發(fā)展需要和檔案利用需求，開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記、組織沿革等。2.編研成果應(yīng)具有實用性和參考價值，能夠為企業(yè)經(jīng)營管理、工程監(jiān)理等工作提供有力支持。3.對編研成果應(yīng)進行審核和審定，確保其質(zhì)量和準確性。九、檔案的移交與銷毀（一）移交1.各部門、各項目監(jiān)理機構(gòu)在工作結(jié)束后，應(yīng)按照檔案管理制度的要求，及時將檔案移交企業(yè)檔案管理部門。2.檔案移交應(yīng)填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認。3.檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案進行認真核對，確保檔案數(shù)量、質(zhì)量相符。（二）銷毀1.對保管期限已滿且無保存價值的檔案，由檔案鑒定小