檔案利用監(jiān)閱制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織檔案利用行為，確保檔案信息的安全與合理使用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本檔案利用監(jiān)閱制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案查閱、借閱、復印、摘錄等利用行為的部門和個人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及公司/組織的相關(guān)規(guī)定，確保檔案管理和利用工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案利用過程中，要采取有效措施保障檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.合理利用原則：鼓勵各部門和個人合理利用檔案資源，為公司/組織的決策、業(yè)務(wù)開展、歷史研究等提供支持，但不得濫用檔案資源。二、檔案利用申請與審批（一）申請流程1.填寫申請表：凡需利用檔案的部門或個人，應(yīng)填寫《檔案利用申請表》，詳細注明利用目的、檔案名稱、檔號、利用方式（查閱、借閱、復印、摘錄等）、利用時間等信息。2.提交申請：將填寫完整的申請表提交至檔案管理部門。（二）審批權(quán)限1.一般性檔案利用：由檔案管理部門負責人審批，審批通過后即可辦理相關(guān)利用手續(xù)。2.重要檔案利用：涉及公司/組織核心機密、重要業(yè)務(wù)信息等重要檔案的利用申請，需經(jīng)檔案管理部門負責人審核后，報公司/組織分管領(lǐng)導審批。（三）審批時間檔案管理部門應(yīng)在收到申請后的[X]個工作日內(nèi)完成審批。如遇特殊情況需延長審批時間，應(yīng)及時向申請人說明原因。三、檔案查閱（一）查閱地點檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱室進行，未經(jīng)檔案管理部門同意，不得將檔案帶出查閱室。（二）查閱要求1.查閱人員：查閱檔案時，查閱人員應(yīng)出示有效身份證件，并在檔案管理部門工作人員的陪同下進行查閱。2.查閱記錄：檔案管理部門工作人員應(yīng)詳細記錄查閱人員的姓名、單位、查閱時間、查閱檔案名稱及內(nèi)容等信息。3.禁止行為：查閱人員不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換、增減檔案材料，不得擅自復制、拍攝、傳播檔案內(nèi)容。（三）查閱期限一般性檔案查閱期限為[X]個工作日，如需延長查閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請并說明理由，經(jīng)批準后方可延長。四、檔案借閱（一）借閱范圍檔案借閱僅限于公司/組織內(nèi)部人員，且僅限于因工作需要確需借閱檔案的情況。（二）借閱申請借閱檔案時，申請人應(yīng)按照檔案利用申請流程填寫申請表，并注明借閱期限。（三）借閱審批借閱申請經(jīng)審批通過后，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的密級和重要程度，確定借閱方式和借閱期限。（四）借閱手續(xù)1.借閱登記：檔案管理部門工作人員應(yīng)在《檔案借閱登記簿》上詳細記錄借閱人員的姓名、單位、借閱時間、檔案名稱及檔號、預(yù)計歸還時間等信息。2.借閱憑證：向借閱人員發(fā)放檔案借閱憑證，借閱人員憑借閱憑證領(lǐng)取檔案。3.借閱提醒：在借閱期限屆滿前[X]個工作日，檔案管理部門工作人員應(yīng)提醒借閱人員按時歸還檔案。（五）借閱期限檔案借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請并說明理由，經(jīng)批準后方可延長，但最長不得超過[X]個工作日。（六）歸還要求1.按時歸還：借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如遇特殊情況不能按時歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.檢查驗收：檔案歸還時，檔案管理部門工作人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人員的責任。五、檔案復印與摘錄（一）復印與摘錄申請需復印或摘錄檔案的部門或個人，應(yīng)按照檔案利用申請流程填寫申請表，并注明復印或摘錄的內(nèi)容范圍、用途等信息。（二）復印與摘錄審批復印與摘錄申請經(jīng)審批通過后，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的密級和重要程度，確定復印或摘錄的方式和數(shù)量。（三）復印與摘錄手續(xù)1.復印登記：檔案管理部門工作人員應(yīng)在《檔案復印/摘錄登記簿》上詳細記錄復印或摘錄人員的姓名、單位、復印或摘錄時間、檔案名稱及檔號、復印或摘錄內(nèi)容范圍、用途等信息。2.復印與摘錄要求：復印或摘錄檔案應(yīng)使用檔案管理部門指定的設(shè)備，并由檔案管理部門工作人員進行操作。復印或摘錄的內(nèi)容應(yīng)清晰、完整，不得斷章取義或擅自更改。3.蓋章確認：復印或摘錄的檔案材料需加蓋檔案管理部門公章后方可生效。（四）復印與摘錄數(shù)量一般性檔案復印或摘錄數(shù)量應(yīng)根據(jù)實際需要確定，但不得超過檔案管理部門規(guī)定的上限。重要檔案的復印或摘錄數(shù)量應(yīng)嚴格控制，如需大量復印或摘錄，應(yīng)報公司/組織分管領(lǐng)導審批。六、檔案利用監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督措施1.現(xiàn)場監(jiān)督：檔案管理部門工作人員應(yīng)在檔案查閱、借閱、復印、摘錄等利用現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保利用行為符合規(guī)定要求。2.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用情況進行檢查，重點檢查檔案利用申請與審批手續(xù)是否齊全、檔案利用過程是否規(guī)范、檔案歸還情況是否正常等。（二）違規(guī)處理1.警告與批評：對于違反檔案利用監(jiān)閱制度的行為，檔案管理部門應(yīng)及時給予警告與批評，并要求其立即改正。2.限制利用權(quán)限：對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，檔案管理部門可限制其檔案利用權(quán)限，暫停其一段時間內(nèi)的檔案查閱、借閱等利用活動。3.追究責任：對于情節(jié)嚴重、造成檔案信息泄露或其他重大損失的違規(guī)行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責任，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀律處分或法律制裁。七、檔案利用保密管理（一）保密責任1.檔案管理部門：檔案管理部門應(yīng)加強對檔案利用過程的保密管理，制定保密制度，明確保密責任，確保檔案信息安全。2.利用人員：利用檔案的部門和個人應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得將檔案信息泄露給無關(guān)人員，不得擅自傳播檔案內(nèi)容。（二）保密措施1.檔案分級管理：根據(jù)檔案的密級，對檔案進行分級管理，采取不同的保密措施。2.查閱室管理：檔案查閱室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，確保查閱環(huán)境安全。3.人員培訓：定期對檔案管理部門工作人員和利用檔案的人員進行保密培訓，提高保密意識和技能。