行政檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在行政事務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司行政檔案由行政部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司行政事務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則全面收集、整理公司行政事務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）行政部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司行政檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司行政檔案，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用和銷毀等工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整和安全。4.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。5.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，組織檔案管理人員培訓(xùn)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門行政檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交行政部門。2.指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案的及時(shí)收集和妥善保管。3.配合行政部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等。3.做好檔案的保管工作，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.按照規(guī)定的程序和要求，為公司內(nèi)部人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記工作。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。6.積極參與檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各類行政文件，包括通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。3.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、工作流程、崗位職責(zé)等。4.公司各類會(huì)議資料，包括會(huì)議通知、議程、記錄、決議等。5.公司員工的人事檔案，包括入職登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。6.公司的財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。7.公司的固定資產(chǎn)檔案，包括設(shè)備清單、購置合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、維修記錄等。8.公司的項(xiàng)目檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目總結(jié)等。9.公司的宣傳資料，包括宣傳冊(cè)、海報(bào)、視頻等。10.其他與公司行政事務(wù)活動(dòng)相關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門產(chǎn)生的行政檔案收集齊全，定期移交行政部門。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、準(zhǔn)確、及時(shí)的原則，確保檔案內(nèi)容的完整性和真實(shí)性。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行備份，以防丟失或損壞。（三）整理方法1.分類按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，可分為行政管理類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、固定資產(chǎn)管理類、項(xiàng)目管理類、宣傳管理類等。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂應(yīng)使用統(tǒng)一的裝訂材料，不得隨意裁剪或損壞檔案。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的要求，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)和整理，確保檔案的質(zhì)量。2.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)的順序進(jìn)行歸檔，存放在專門的檔案柜或檔案架上。3.歸檔后的檔案應(yīng)建立檔案索引，便于快速查找和利用。（二）保管期限1.公司行政檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括公司的重要文件、合同、協(xié)議、規(guī)章制度等。3.長期保管的檔案包括公司的一般性文件、會(huì)議資料、人事檔案等，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案包括公司的臨時(shí)性文件、宣傳資料等，保管期限為1年至5年。（三）保管措施1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮、防霉等設(shè)施，確保檔案的安全。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到行政部門查閱。2.查閱重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理人員的陪同下查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱的相關(guān)規(guī)定，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.查閱人員如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。（三）利用范圍1.公司內(nèi)部人員可根據(jù)工作需要，合理利用檔案資料，為公司的決策、管理、業(yè)務(wù)開展等提供支持。2.外部單位利用公司檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密規(guī)定，不得將檔案資料用于與工作無關(guān)的目的。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。2.鑒定工作應(yīng)在檔案管理人員的參與下，由行政部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成鑒定小組進(jìn)行。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否仍具有保存價(jià)值。2.檔案的保管期限是否已滿。3.檔案是否已失去利用價(jià)值。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，可以采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，并由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)做好記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息。4.銷毀后的檔案記錄應(yīng)長期保存，以備查閱。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司行政檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、查詢和利用，為公司內(nèi)部人員提供便捷的服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，防止檔案信息的泄露和丟失。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)公司現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合公司需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。3.安全保障體系建設(shè)建立檔案信息安全保障體系，包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、用戶權(quán)限管理等，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保檔案信