檔案制度落實(shí)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案制度落實(shí)方案。（二）適用范圍本方案適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，避免分散保存導(dǎo)致的信息缺失和管理混亂。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和可靠性。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保密措施，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失，確保檔案的安全性。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、會計(jì)檔案、人事檔案等，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。5.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案意識和檔案管理技能。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的及時(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門形成的檔案移交至檔案管理部門，辦理交接手續(xù)。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常利用工作，嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，確保檔案的安全。4.配合檔案管理部門開展檔案鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案信息和資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等，確保檔案的安全和完整。3.及時(shí)對檔案進(jìn)行分類、編目、裝訂等工作，建立檔案檢索工具，提高檔案查詢效率。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，做好檔案查閱、借閱登記工作，確保檔案的規(guī)范使用。5.定期對檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。6.積極參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，均應(yīng)納入檔案收集范圍。2.具體包括但不限于：公司發(fā)文、收文、會議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、技術(shù)文件、產(chǎn)品資料、人事檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成的時(shí)間順序和類別，及時(shí)收集本部門的檔案材料，確保檔案的完整性。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保檔案分類科學(xué)、合理。（四）整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類，編制卷內(nèi)文件目錄，裝訂成冊，填寫案卷封面、卷內(nèi)備考表等。2.科技檔案按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類，建立項(xiàng)目檔案卷，對項(xiàng)目文件進(jìn)行編號、編目，繪制項(xiàng)目圖紙等。3.會計(jì)檔案按照會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行整理，裝訂成冊，編制會計(jì)檔案目錄。4.人事檔案按照檔案材料的類別進(jìn)行整理，建立個(gè)人檔案卷，對檔案材料進(jìn)行編號、編目，確保人事檔案的規(guī)范管理。四、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管方式1.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對重要檔案應(yīng)采取備份存儲的方式，如電子檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份，紙質(zhì)檔案可進(jìn)行縮微備份等，防止檔案因自然災(zāi)害、人為破壞等原因丟失。（三）保管期限1.公司檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、20年、30年等。2.具體檔案的保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定，在檔案整理過程中應(yīng)明確標(biāo)注。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況符合要求。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類、保管期限、存放位置等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)記錄并采取措施解決。3.對清查結(jié)果應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，形成檔案清查報(bào)告，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。五、檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。2.堅(jiān)持方便利用、服務(wù)公司工作的原則，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案支持。3.確保檔案信息的安全，防止檔案信息的泄露和不當(dāng)使用。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要可查閱、借閱公司檔案。2.外部單位因工作需要查閱公司檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。（三）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。2.外部單位查閱公司檔案，應(yīng)提交單位介紹信、查閱人有效身份證件等材料，填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、范圍等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。3.檔案查閱、借閱應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定場所，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等。4.檔案借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，辦理歸還手續(xù)。（四）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱、借閱登記制度，對每一次查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱或借閱時(shí)間、查閱或借閱人姓名、所在部門、查閱或借閱檔案名稱、內(nèi)容、用途、歸還時(shí)間等。2.查閱、借閱登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度，定期對檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格把關(guān)的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和公正性。（二）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織開展檔案鑒定工作，對鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和審批。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用情況等因素，對檔案進(jìn)行逐卷、逐件審查，確定檔案的存毀。2.對于保管期限已滿且確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)檔案鑒定工作小組審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。（四）銷毀程序1.檔案銷毀前，檔案管理部門應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定工作小組審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作，并在銷毀現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)銷。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如紙質(zhì)檔案可采用焚燒、粉碎等方式，電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除或格式化處理，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.通過檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、在線查閱、遠(yuǎn)程利用等功能，并確保檔案信息的安全保密。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對公司現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制、防火墻等安全措施，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。（三）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化流程檔案整理：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作。掃描錄入：按照規(guī)定的掃描格式和分辨率，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，并將掃描圖像錄入檔案管理信息系統(tǒng)。圖像處理：對掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏、拼接等圖像處理，確保圖像清晰、完整。數(shù)據(jù)掛接：將錄入的檔案數(shù)據(jù)與對應(yīng)的電子文件進(jìn)行掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。質(zhì)量審核：對數(shù)字化檔案進(jìn)行質(zhì)量審核，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.檔案管理信息系統(tǒng)操作流程檔案收集：各部門通過檔案管理信息系統(tǒng)提交檔案收集清單，檔案管理部門進(jìn)行審核和接收。檔案整理：檔案管理人員在檔案管理信息系統(tǒng)中對接收的檔案進(jìn)行分類、編目、裝訂等整理操作。檔案保管：檔案管理信息系統(tǒng)記錄檔案的存放位置、保管期限等信息，實(shí)現(xiàn)檔案的自動化保管。檔案利用：員工通過檔案管理信息系統(tǒng)提交檔案查閱、借閱申請，并按照系統(tǒng)提示進(jìn)行操作，檔案管理部門進(jìn)行審批和提供服務(wù)。檔案鑒定：檔案管理