檔案借岳收費制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織檔案借閱行為，保障檔案的安全與完整，合理利用檔案資源，特制定本檔案借岳收費制度（以下簡稱“本制度”）。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門、分支機構(gòu)以及與公司/組織有業(yè)務(wù)往來的外部單位和個人借閱公司/組織檔案的相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案借閱工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案借閱過程中，采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.有償使用原則：對于因工作需要借閱檔案的單位和個人，根據(jù)實際情況收取相應(yīng)費用，以體現(xiàn)檔案資源的價值。4.服務(wù)高效原則：在保證檔案安全和遵守制度的前提下，為借閱者提供高效、便捷的服務(wù)，滿足其合理的檔案利用需求。二、檔案借閱申請與審批（一）借閱申請1.內(nèi)部部門借閱各部門因工作需要借閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、預計歸還日期等信息。申請表由部門負責人簽字確認，并加蓋部門公章。2.外部單位或個人借閱與公司/組織有業(yè)務(wù)往來的外部單位或個人如需借閱檔案，應(yīng)提前向公司/組織檔案管理部門提交書面申請，申請內(nèi)容包括單位名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、借閱檔案的目的、范圍及預計歸還日期等。申請需加蓋單位公章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字。（二）審批流程1.檔案管理部門收到借閱申請后，應(yīng)及時對申請內(nèi)容進行審核。審核重點包括申請理由是否合理、借閱范圍是否適當、預計歸還日期是否明確等。2.對于內(nèi)部部門借閱申請，審核通過后，報檔案管理部門負責人審批。審批通過后，方可辦理借閱手續(xù)。3.對于外部單位或個人借閱申請，審核通過后，需報公司/組織分管領(lǐng)導審批。分管領(lǐng)導審批同意后，檔案管理部門方可與借閱方簽訂《檔案借閱協(xié)議》，并辦理借閱手續(xù)。三、檔案借閱收費標準（一）收費依據(jù)檔案借閱收費主要依據(jù)以下因素確定：1.檔案的稀缺性：對于珍貴、稀少或具有特殊價值的檔案，收費標準相對較高。2.借閱時長：借閱時間越長，收費越高。3.利用方式：如復印檔案資料、掃描檔案等額外服務(wù)，需根據(jù)實際成本收取相應(yīng)費用。4.服務(wù)成本：包括檔案管理人員的人工成本、檔案保管設(shè)施設(shè)備的折舊費用、檔案整理與修復費用等。（二）具體收費標準1.內(nèi)部部門借閱一般性檔案：借閱期限在[X]個工作日以內(nèi)的，不收取費用；超過[X]個工作日的，按照每天[X]元的標準收取檔案占用費。重要檔案：借閱期限在[X]個工作日以內(nèi)的，收取[X]元的借閱手續(xù)費；超過[X]個工作日的，除收取借閱手續(xù)費外，按照每天[X]元的標準收取檔案占用費。2.外部單位或個人借閱一般性檔案：借閱期限在[X]個工作日以內(nèi)的，收取[X]元的借閱手續(xù)費；超過[X]個工作日的，除收取借閱手續(xù)費外，按照每天[X]元的標準收取檔案占用費。重要檔案：借閱期限在[X]個工作日以內(nèi)的，則收取[X]元的借閱手續(xù)費；超過[X]個工作日的，除收取借閱手續(xù)費外，按照每天[X]元的標準收取檔案占用費。如需復印檔案資料，按照每頁[X]元的標準收取復印費；如需掃描檔案，按照每兆字節(jié)[X]元的標準收取掃描費。（三）收費調(diào)整檔案管理部門應(yīng)根據(jù)公司/組織運營成本、市場行情以及檔案資源的實際情況，定期對檔案借閱收費標準進行評估和調(diào)整。收費標準調(diào)整方案需報公司/組織管理層審批后執(zhí)行，并及時向內(nèi)部各部門和外部相關(guān)單位、個人進行公示。四、檔案借閱手續(xù)辦理（一）借閱登記1.經(jīng)審批同意借閱的，檔案管理部門應(yīng)與借閱方辦理借閱登記手續(xù)。借閱登記內(nèi)容包括借閱日期、借閱人姓名（或單位名稱）、身份證號碼（或組織機構(gòu)代碼）、聯(lián)系方式、借閱檔案名稱及數(shù)量、預計歸還日期等。2.借閱方需在《檔案借閱登記簿》上簽字確認。（二）檔案交付1.檔案管理部門根據(jù)借閱申請，準備好相應(yīng)的檔案資料，并在專門的檔案借閱場所向借閱方交付檔案。2.交付檔案時，檔案管理人員應(yīng)與借閱方共同核對檔案的名稱、數(shù)量、完整性等信息，確保交付的檔案與申請一致。（三）借閱協(xié)議簽訂（適用于外部單位或個人）1.對于外部單位或個人借閱檔案，在辦理借閱手續(xù)前，檔案管理部門應(yīng)與其簽訂《檔案借閱協(xié)議》。2.《檔案借閱協(xié)議》應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括借閱檔案的范圍、期限、費用支付方式、檔案保管要求、違約責任等內(nèi)容。3.借閱方應(yīng)仔細閱讀協(xié)議條款，確認無誤后簽字蓋章。檔案管理部門留存一份協(xié)議原件，作為檔案借閱管理的依據(jù)。五、檔案借閱期限與歸還（一）借閱期限1.一般情況下，檔案借閱期限根據(jù)實際工作需要確定，但最長不得超過[X]個工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限的，借閱方應(yīng)提前向檔案管理部門提出書面申請，經(jīng)審批同意后方可延長。2.對于重要檔案或有特殊保管要求的檔案，借閱期限應(yīng)嚴格按照審批意見執(zhí)行，原則上不得延長。（二）歸還要求1.借閱方應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前，將借閱的檔案完整、無損地歸還至檔案管理部門。2.檔案管理人員在接收歸還檔案時，應(yīng)認真核對檔案的名稱、數(shù)量、完整性等信息，檢查檔案是否有損壞、涂改、丟失等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與借閱方溝通并查明原因，要求借閱方承擔相應(yīng)責任。3.借閱方歸還檔案后，檔案管理人員應(yīng)在《檔案借閱登記簿》上記錄檔案歸還日期，并由借閱方簽字確認。六、檔案借閱期間的管理（一）借閱方責任1.借閱方應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、涂改、偽造、損毀、丟失檔案。2.借閱方應(yīng)按照檔案管理部門的要求，在指定的場所使用檔案，不得將檔案帶出公司/組織辦公區(qū)域（如有特殊情況需帶出，應(yīng)另行辦理審批手續(xù)）。3.借閱方在檔案借閱期間，如需對檔案進行復印、掃描等操作，應(yīng)事先征得檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的收費標準支付費用。復印、掃描后的檔案資料應(yīng)妥善保管，不得隨意傳播或用于其他非申請用途。（二）檔案管理部門責任1.檔案管理部門應(yīng)定期對借閱檔案的使用情況進行跟蹤檢查，確保借閱方按照規(guī)定使用檔案。2.檔案管理部門應(yīng)為借閱方提供必要的檔案查閱條件，如查閱場所、設(shè)備等，并對借閱過程進行指導和監(jiān)督。3.如發(fā)現(xiàn)借閱方違反本制度規(guī)定或存在檔案安全隱患的，檔案管理部門有權(quán)責令其立即改正，并采取相應(yīng)措施保障檔案安全。七、檔案借閱收費的結(jié)算與管理（一）收費結(jié)算1.對于內(nèi)部部門借閱檔案，檔案管理部門應(yīng)定期統(tǒng)計各部門的檔案借閱情況，按照收費標準計算應(yīng)收取的費用，并將費用明細清單報送財務(wù)部門。財務(wù)部門根據(jù)清單從各部門的費用預算中扣除相應(yīng)款項。2.對于外部單位或個人借閱檔案，檔案管理部門應(yīng)在借閱手續(xù)辦理完成時，向借閱方收取借閱手續(xù)費及其他相關(guān)費用。借閱方應(yīng)按照《檔案借閱協(xié)議》約定的支付方式及時支付費用。3.如借閱方逾期未支付費用，檔案管理部門應(yīng)及時催款。催款無效的，可暫停其后續(xù)的檔案借閱申請，并按照協(xié)議約定追究其違約責任。（二）費用管理1.檔案借閱收費收入應(yīng)納入公司/組織財務(wù)統(tǒng)一管理，?？顚Ｓ?，主要用于檔案管理工作的各項支出，包括檔案保管設(shè)施設(shè)備的維護與更新、檔案整理與修復、檔案管理人員培訓等。2.財務(wù)部門應(yīng)建立健全檔案借閱收費的財務(wù)賬目，定期對收費情況進行核對和審計，確保收費數(shù)據(jù)準確無誤，費用使用合理合規(guī)。3.檔案管理部門應(yīng)配合財務(wù)部門做好檔案借閱收費的財務(wù)管理工作，提供相關(guān)的借閱記錄、收費明細等資料，以便財務(wù)部門進行核算和監(jiān)督。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對檔案借閱收費制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，檢查檔案借閱申請與審批流程是否規(guī)范、收費標準是否執(zhí)行到位、費用結(jié)算與管理是否合規(guī)等。2.檔案管理部門應(yīng)定期對自身的檔案借閱管理工作進行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，不斷完善檔案借閱管理流程和制度。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合其開展工作，如實提供檔案借閱管理的有關(guān)資料和情況。2.對于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時整改落實，并將整改情況報告相關(guān)部門。九、違規(guī)處理（一）借閱方違規(guī)處理1.如借閱方違反本制度規(guī)定，擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、涂改、偽造、損毀、丟失檔案的，檔案管理部門應(yīng)責令其立即停止違法行為，并按照檔案的重要程度和造成的損失，要求借閱方承擔相應(yīng)的賠償責任。賠償金額可根據(jù)檔案的原始價值、修復成本、因檔案丟失或損壞給公司/組織造成的間接損失等因素確定。2.對于情節(jié)嚴重的，公司/組織有權(quán)依法追究借閱方的法律責任，并將其列入檔案借閱黑名單，禁止其今后再次借閱公司/組織檔案。（二）檔案管理部門工作人員違規(guī)處理1.檔案管理部門工作人員如在檔案借閱管理過程中存在違規(guī)操作、玩忽職守、泄露檔案信息等行為，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀律處分，包括警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等。2.對于因工作人員違規(guī)行為給公司/組織造成損失的，應(yīng)責令其承擔相應(yīng)的賠償責任。如構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機關(guān)追究刑事責任。十、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司/組織檔案管理部門負責解釋。（二）修訂與廢止1.本制度應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司/組織