保安檔案制度一、總則（一）目的為加強公司保安隊伍建設(shè)，規(guī)范保安檔案管理，全面、準(zhǔn)確、及時地反映保安人員的基本情況、工作表現(xiàn)及相關(guān)信息，為公司保安管理工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體保安人員，包括正式員工、勞務(wù)派遣人員等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須如實反映保安人員的實際情況，確保信息真實可靠。2.完整性原則：涵蓋保安人員從入職到離職全過程的各類信息，保證檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格保密保安檔案內(nèi)容，防止信息泄露，維護(hù)保安人員的隱私。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)保安人員的工作變動、業(yè)績變化等情況，及時更新檔案信息，保持檔案的時效性。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.入職登記表：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式、身份證號碼、家庭住址等。2.學(xué)歷證明：提供最高學(xué)歷畢業(yè)證書、學(xué)位證書復(fù)印件。3.健康證明：入職時提交的由正規(guī)醫(yī)療機(jī)構(gòu)出具的健康體檢報告，確保保安人員身體健康，能夠勝任工作崗位。（二）入職離職信息1.入職材料：包含入職申請表、面試評估表、錄用通知、勞動合同等。2.離職記錄：記錄離職原因、離職時間、離職手續(xù)辦理情況等。（三）培訓(xùn)記錄1.入職培訓(xùn)：詳細(xì)記載入職培訓(xùn)的內(nèi)容、時間、考核成績等，評估保安人員對公司規(guī)章制度、崗位職責(zé)、業(yè)務(wù)技能等方面的掌握情況。2.在崗培訓(xùn)：記錄參加各類在崗培訓(xùn)的情況，如安全知識培訓(xùn)、應(yīng)急處置培訓(xùn)、職業(yè)道德培訓(xùn)等，包括培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點、培訓(xùn)講師、培訓(xùn)內(nèi)容摘要及考核結(jié)果等。（四）工作表現(xiàn)記錄1.考勤記錄：以考勤表為依據(jù)，記錄保安人員的出勤情況，包括遲到、早退、曠工、請假等信息，確保工作時間的正常出勤。2.工作任務(wù)完成情況：由上級領(lǐng)導(dǎo)或主管定期對保安人員的工作任務(wù)完成情況進(jìn)行評價，記錄巡邏路線、巡邏時間、門禁管理、車輛引導(dǎo)等工作的執(zhí)行情況及質(zhì)量評價。3.獎懲記錄：詳細(xì)記錄保安人員獲得的獎勵和處罰情況，獎勵包括表彰、獎金、榮譽證書等，處罰包括警告、罰款、辭退等，注明獎懲原因及時間。（五）考核評價1.月度考核：每月對保安人員進(jìn)行工作考核，考核內(nèi)容包括工作紀(jì)律、工作質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度等方面，考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級，并記錄考核評語及改進(jìn)建議。2.年度考核：結(jié)合月度考核結(jié)果及全年工作表現(xiàn)，進(jìn)行年度考核評價，確定年度考核等級，作為晉升、調(diào)薪、獎勵等的重要依據(jù)。（六）證件管理記錄保安人員持有的各類證件情況，如保安證、消防證、駕駛證等，包括證件頒發(fā)機(jī)構(gòu)、頒發(fā)時間、有效期等信息，并跟蹤證件的年審、換證情況。（七）其他相關(guān)資料1.培訓(xùn)證書：保安人員參加外部培訓(xùn)獲得的相關(guān)證書復(fù)印件。2.工作照片：用于記錄保安人員工作場景、執(zhí)行任務(wù)等情況的照片資料。3.特殊事件記錄：對保安人員參與的重大安保任務(wù)、突發(fā)事件處置等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括事件經(jīng)過、處理結(jié)果、個人表現(xiàn)等。三、檔案建立與歸檔（一）建立流程1.新員工入職：保安人員入職時，人力資源部門負(fù)責(zé)收集個人基本信息、入職材料等，并移交至保安管理部門。2.信息錄入：保安管理部門指定專人負(fù)責(zé)將收集到的信息錄入保安檔案管理系統(tǒng)，確保信息準(zhǔn)確無誤。3.檔案整理：對錄入系統(tǒng)的信息進(jìn)行整理，按照檔案內(nèi)容分類，形成紙質(zhì)檔案和電子檔案，并建立相應(yīng)的索引目錄。4.審核歸檔：檔案整理完成后，由保安管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核通過后將檔案歸檔保存。（二）歸檔要求1.紙質(zhì)檔案：采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒，按照檔案內(nèi)容分類順序排列，逐頁編號，編制頁碼索引，確保檔案資料的整齊、規(guī)范。2.電子檔案：建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，按照檔案類別和時間順序進(jìn)行存儲，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案標(biāo)識：在檔案盒封面和電子檔案文件夾上清晰標(biāo)注檔案類別、保安人員姓名、入職時間等信息，便于查找和管理。四、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.保安管理部門：保安管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)工作人員因工作需要可查閱保安檔案，查閱時需填寫查閱申請表，注明查閱原因和查閱內(nèi)容。2.人力資源部門：人力資源部門在涉及員工薪酬調(diào)整、晉升、辭退等人力資源管理工作時，可查閱保安檔案相關(guān)信息，但需經(jīng)保安管理部門負(fù)責(zé)人同意，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案。3.公司領(lǐng)導(dǎo)：公司領(lǐng)導(dǎo)因工作需要查閱保安檔案時，需經(jīng)保安管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由保安管理部門安排專人陪同查閱。（二）借閱流程1.借閱申請：因工作需要借閱保安檔案的部門或個人，需填寫借閱申請表，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限等信息，并經(jīng)保安管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.借閱登記：保安管理部門對借閱申請進(jìn)行審批后，辦理借閱登記手續(xù)，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息。3.檔案借閱：借閱人憑借閱申請表和有效證件到保安管理部門領(lǐng)取檔案，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。歸還時，保安管理部門工作人員需對檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完好無損。4.借閱期限：一般情況下，檔案借閱期限不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，需提前向保安管理部門提出申請并說明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。（三）查閱借閱紀(jì)律1.查閱借閱人員必須嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。2.查閱借閱人員不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。3.查閱借閱人員需愛護(hù)檔案，確保檔案的安全和完整，如因保管不善造成檔案損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。五、檔案更新與維護(hù)（一）定期更新1.保安管理部門每月對保安人員的考勤記錄、工作表現(xiàn)記錄等進(jìn)行更新，確保檔案信息的及時性和準(zhǔn)確性。2.每年對保安人員的年度考核評價結(jié)果進(jìn)行更新，并將相關(guān)資料歸入檔案。（二）動態(tài)維護(hù)1.當(dāng)保安人員的個人基本信息發(fā)生變更時，如聯(lián)系方式、家庭住址等，應(yīng)及時通知保安管理部門，由專人負(fù)責(zé)在檔案中進(jìn)行更新。2.對于保安人員獲得的獎勵、處罰等情況，應(yīng)在事件發(fā)生后及時記錄到檔案中，并附上相關(guān)證明材料。3.隨著保安人員工作經(jīng)歷的增加，如參加新的培訓(xùn)、取得新的證書等，應(yīng)及時將相關(guān)信息補充到檔案中。（三）檔案清理1.定期對保安檔案進(jìn)行清理，對于已離職人員的檔案，按照規(guī)定的保存期限進(jìn)行整理歸檔，超過保存期限的檔案，經(jīng)審批后進(jìn)行銷毀。2.對檔案中的無效資料、重復(fù)記錄等進(jìn)行清理，確保檔案內(nèi)容簡潔、有效。六、檔案安全與保密（一）安全管理1.保安檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全存放。2.定期對檔案庫房進(jìn)行檢查，確保安全設(shè)施正常運行，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.建立檔案借閱登記制度，對檔案的借閱、歸還情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便及時跟蹤檔案流向。（二）保密措施1.嚴(yán)格限制檔案查閱和借閱人員范圍，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能接觸和查閱檔案。2.對涉及保安人員個人隱私、公司機(jī)密等敏感信息的檔案內(nèi)容，要嚴(yán)格保密，不得隨意透露