檔案代收制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織檔案代收工作流程，確保檔案的安全、準確、及時代收與傳遞，提高檔案管理效率，保障公司/組織各項工作的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內部各部門以及與公司/組織有檔案代收業(yè)務往來的外部單位和個人。（三）基本原則1.合法性原則：檔案代收工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及相關行業(yè)標準，確保檔案管理活動的合法性。2.準確性原則：代收的檔案應準確無誤，內容完整，符合檔案形成單位的原始記錄要求。3.安全性原則：建立健全檔案安全保管和傳遞機制，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。4.及時性原則：及時處理檔案代收業(yè)務，提高工作效率，確保檔案能夠按時到達指定地點或人員手中。二、檔案代收機構及職責（一）檔案代收管理部門公司/組織設立專門的檔案代收管理部門，負責統(tǒng)籌協(xié)調檔案代收工作。其主要職責包括：1.制定和完善檔案代收制度及相關流程，并監(jiān)督執(zhí)行。2.與檔案形成單位、接收單位進行溝通協(xié)調，明確檔案代收的具體要求和事宜。3.負責檔案代收工作的日常組織與實施，包括接收檔案、登記造冊、整理分類、保管存儲等環(huán)節(jié)。4.定期對檔案代收工作進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向上級領導匯報工作情況。（二）檔案代收工作人員檔案代收工作人員應具備以下條件：1.具備良好的政治素質和職業(yè)道德，保守檔案機密。2.熟悉檔案管理業(yè)務知識，掌握檔案整理、分類、保管等技能。3.具備較強的責任心和工作耐心，能夠認真細致地完成檔案代收工作任務。其主要職責包括：1.按照規(guī)定的程序和要求，負責具體的檔案代收工作操作，確保檔案代收工作的準確性和及時性。2.對代收的檔案進行初步審核，檢查檔案的完整性、規(guī)范性等，發(fā)現(xiàn)問題及時與檔案形成單位溝通解決。3.做好檔案代收過程中的各項記錄工作，包括檔案交接記錄、存儲位置記錄等，以備查詢和追溯。4.協(xié)助檔案代收管理部門完成其他相關工作任務。三、檔案代收流程（一）檔案形成單位提交申請檔案形成單位如需將檔案委托公司/組織代收，應提前向檔案代收管理部門提交書面申請。申請內容應包括檔案的名稱、數(shù)量、形成時間、保管期限、移交原因等詳細信息，并加蓋檔案形成單位公章。（二）審核與受理檔案代收管理部門收到申請后，對申請內容進行審核。審核內容主要包括：申請材料是否齊全、檔案移交原因是否合理、檔案接收單位是否明確等。如審核通過，予以受理；如審核不通過，應及時通知檔案形成單位補充或修改申請材料。（三）簽訂檔案代收協(xié)議檔案代收管理部門與檔案形成單位就檔案代收事宜達成一致后，雙方簽訂檔案代收協(xié)議。協(xié)議應明確雙方的權利和義務，包括檔案的交接方式、保管期限、費用支付、保密責任等條款。（四）檔案交接1.檔案形成單位按照協(xié)議約定的時間和方式，將檔案移交至公司/組織檔案代收管理部門。檔案交接時，雙方應填寫檔案交接清單，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、規(guī)格、交接時間、交接人員等信息，并簽字確認。2.檔案代收工作人員對接收的檔案進行現(xiàn)場核對，檢查檔案的包裝是否完好、數(shù)量是否準確、內容是否齊全等。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與檔案形成單位溝通解決，并在檔案交接清單上注明情況。（五）檔案登記與整理1.檔案代收工作人員將接收的檔案進行登記，建立檔案代收臺賬。臺賬內容應包括檔案編號、名稱、形成單位、接收時間、保管期限、存放位置等信息，確保檔案信息的可查詢和可追溯。2.根據(jù)檔案的性質、類別、保管期限等因素，對檔案進行整理分類。整理分類應遵循國家檔案管理相關標準和規(guī)范，確保檔案管理的科學性和系統(tǒng)性。（六）檔案存儲檔案代收管理部門應設立專門的檔案存儲場所，配備必要的檔案保管設施設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案的安全存儲。檔案應按照分類存放的原則，整齊排列在檔案柜中，并標注清晰的檔案編號和名稱，便于查找和管理。（七）檔案傳遞1.根據(jù)檔案接收單位的要求，檔案代收管理部門按照規(guī)定的時間和方式將檔案傳遞至接收單位。傳遞方式可根據(jù)實際情況選擇專人送達、郵寄、電子傳輸?shù)?，但應確保檔案傳遞過程的安全可靠。2.檔案傳遞時，應填寫檔案傳遞清單，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、傳遞時間、傳遞方式、接收單位及人員等信息，并要求接收單位簽字確認。如采用電子傳輸方式，應確保電子檔案的完整性和可讀性，并進行加密處理，防止信息泄露。（八）檔案歸還檔案代收期限屆滿或檔案接收單位不再需要代收的檔案時，檔案接收單位應及時將檔案歸還至檔案形成單位。檔案歸還時，雙方應按照檔案交接的要求，填寫檔案歸還清單，辦理檔案歸還手續(xù)。四、檔案保管與安全（一）檔案保管要求1.檔案存儲場所應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家檔案保管的相關標準要求。2.檔案應分類存放，標識清晰，便于查找和管理。同時，應建立檔案索引目錄，方便快速查閱檔案信息。3.定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。（二）檔案安全措施1.加強檔案存儲場所的安全防范工作，安裝必要的安全監(jiān)控設備、防盜報警設備等，確保檔案存儲場所的安全。2.對檔案代收工作人員進行安全保密教育，提高其安全意識和保密意識，防止檔案信息泄露。工作人員在工作過程中應嚴格遵守保密制度，不得擅自將檔案內容透露給無關人員。3.建立檔案安全應急預案，針對可能出現(xiàn)的火災、水災、盜竊等突發(fā)事件，制定相應的應對措施和處置流程，確保在突發(fā)事件發(fā)生時能夠迅速、有效地保護檔案安全。五、檔案查閱與利用（一）查閱權限1.檔案形成單位因工作需要查閱其委托公司/組織代收的檔案時，應向檔案代收管理部門提出書面申請，并說明查閱目的和范圍。經檔案代收管理部門審核同意后，方可查閱相關檔案。2.其他單位或個人如需查閱公司/組織代收的檔案，必須經檔案形成單位和檔案代收管理部門雙方同意，并辦理相關查閱手續(xù)后方可查閱。查閱手續(xù)應包括查閱申請、查閱范圍審批、查閱登記等環(huán)節(jié)。（二）查閱程序1.查閱申請人填寫檔案查閱申請表，詳細說明查閱檔案的名稱、形成時間、查閱目的、查閱人員等信息，并簽字蓋章。2.檔案代收管理部門對查閱申請進行審核，審核通過后，確定查閱范圍和查閱時間，并通知查閱申請人。3.查閱申請人在檔案代收工作人員的陪同下，在指定的查閱場所查閱檔案。查閱過程中，查閱申請人應遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復制、轉借檔案。如需復制檔案，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)，并支付相應的復制費用。4.查閱結束后，查閱申請人應將查閱的檔案歸還檔案代收工作人員，并在檔案查閱登記表上簽字確認查閱情況。（三）利用限制檔案的查閱和利用應嚴格遵守國家法律法規(guī)以及相關保密規(guī)定，不得將檔案用于非法目的或泄露給無關人員。對于涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，應采取嚴格的保密措施，限制查閱和利用范圍。六、檔案費用管理（一）費用標準檔案代收費用應根據(jù)檔案的數(shù)量、保管期限、服務內容等因素合理確定。費用標準應在檔案代收協(xié)議中明確約定，并報公司/組織相關部門備案。（二）費用支付方式檔案形成單位應按照檔案代收協(xié)議約定的時間和方式支付檔案代收費用。費用支付方式可采用一次性支付、分期支付等方式，但應確保費用支付的及時性和準確性。（三）費用核算與結算檔案代收管理部門應定期對檔案代收費用進行核算，確保費用計算準確無誤。核算結果應報公司/組織財務部門審核，并按照財務管理制度進行結算。財務部門應及時開具發(fā)票或收據(jù)，作為費用支付的憑證。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查公司/組織內部審計部門或其他相關監(jiān)督部門應定期對檔案代收工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括檔案代收制度的執(zhí)行情況、檔案代收流程的規(guī)范性、檔案保管與安全措施的落實情況、檔案查閱與利用的合規(guī)性等方面。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求檔案代收管理部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核評價建立檔案代收工作考核評價機制，對檔案代收管理部門和工作人員