檔案掃描制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司檔案掃描工作，確保檔案信息的準確、完整、安全，便于檔案的查閱、利用和管理，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位的檔案掃描工作。（三）基本原則1.真實性原則：掃描的檔案應(yīng)與原始檔案內(nèi)容一致，確保檔案信息的真實性。2.完整性原則：對所有應(yīng)掃描的檔案進行全面掃描，不得遺漏。3.準確性原則：掃描圖像應(yīng)清晰、完整，準確反映檔案內(nèi)容。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對掃描過程中涉及的機密檔案進行保密管理。二、檔案掃描工作流程（一）檔案整理1.各部門在檔案移交前，應(yīng)對檔案進行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.按照檔案管理的要求，剔除重復(fù)、無效的檔案，對破損、褪色等狀況不佳的檔案進行必要的修復(fù)或技術(shù)處理。（二）掃描準備1.根據(jù)檔案數(shù)量、類型及掃描要求，配備相應(yīng)的掃描設(shè)備，如高速掃描儀、平板掃描儀等，并確保設(shè)備性能良好，能夠滿足掃描工作的需要。2.準備好存儲介質(zhì)，如硬盤、光盤等，用于存儲掃描后的檔案圖像。存儲介質(zhì)應(yīng)具備足夠的存儲空間，并定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.安排熟悉檔案業(yè)務(wù)和掃描技術(shù)的人員負責掃描工作，掃描人員應(yīng)經(jīng)過專門的培訓(xùn)，熟悉掃描設(shè)備的操作方法和檔案掃描的質(zhì)量要求。（三）掃描操作1.掃描人員應(yīng)按照檔案整理的順序，依次對檔案進行掃描。掃描過程中，要注意保持檔案的平整，避免出現(xiàn)褶皺、陰影等影響掃描質(zhì)量的問題。2.根據(jù)檔案的紙張類型、顏色、字跡清晰度等因素，合理調(diào)整掃描設(shè)備的參數(shù)，如分辨率、亮度、對比度等，以獲得清晰、完整的掃描圖像。一般情況下，掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，對于重要文件或字跡模糊的檔案，可適當提高分辨率。3.對于雙面檔案，應(yīng)采用自動雙面掃描功能進行掃描，確保雙面圖像的完整性和準確性。掃描完成后，要對掃描圖像進行檢查，如發(fā)現(xiàn)圖像不清晰、有遺漏等問題，應(yīng)及時重新掃描。（四）圖像處理1.對掃描后的圖像進行去噪、去污、裁剪、糾偏等處理，以提高圖像的質(zhì)量。對于圖像中存在的黑邊、白邊、陰影等問題，要進行相應(yīng)的調(diào)整，確保圖像內(nèi)容完整、清晰可讀。2.根據(jù)檔案的性質(zhì)和用途，對圖像進行分類命名。命名規(guī)則應(yīng)簡潔明了，能夠準確反映檔案的內(nèi)容和類別，便于后續(xù)的檢索和管理。例如，可采用“年度+檔案類別+檔案編號+文件名”的格式進行命名。3.對處理后的圖像進行存儲備份，存儲路徑應(yīng)清晰明確，便于查找和管理。同時，要建立圖像存儲的索引目錄，記錄圖像的文件名、存儲位置、檔案類別等信息，以便快速檢索和調(diào)用。（五）質(zhì)量檢查1.設(shè)立專門的質(zhì)量檢查崗位，對掃描后的檔案圖像進行質(zhì)量抽檢。抽檢比例應(yīng)不低于掃描檔案總數(shù)的[X]%。2.質(zhì)量檢查人員應(yīng)按照本制度規(guī)定的掃描質(zhì)量標準，對圖像的清晰度、完整性、準確性、命名規(guī)范性等進行檢查。如發(fā)現(xiàn)不符合質(zhì)量要求的圖像，應(yīng)及時通知掃描人員進行重新處理。3.定期對質(zhì)量檢查情況進行統(tǒng)計分析，總結(jié)存在的問題，提出改進措施，不斷提高檔案掃描工作的質(zhì)量。（六）數(shù)據(jù)存儲與管理1.掃描后的檔案圖像應(yīng)按照檔案管理的要求進行存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止損壞、丟失。存儲期限應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和保存期限確定，一般不少于檔案的紙質(zhì)保存期限。2.建立檔案掃描數(shù)據(jù)庫，對掃描圖像的元數(shù)據(jù)進行錄入和管理。元數(shù)據(jù)應(yīng)包括檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便實現(xiàn)檔案圖像的快速檢索和利用。3.定期對檔案掃描數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，要制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計劃，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時能夠及時恢復(fù)。三、掃描設(shè)備管理（一）設(shè)備采購與配置1.根據(jù)公司檔案掃描工作的實際需求，制定掃描設(shè)備采購計劃。采購計劃應(yīng)充分考慮設(shè)備的性能、質(zhì)量、價格等因素，確保采購的設(shè)備能夠滿足工作需要。2.在采購掃描設(shè)備時，應(yīng)選擇具有良好信譽和售后服務(wù)的供應(yīng)商，并嚴格按照采購流程進行招標、選型、采購等工作。采購合同應(yīng)明確設(shè)備的規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、售后服務(wù)等條款，確保雙方權(quán)益得到保障。3.按照檔案掃描工作流程和設(shè)備使用要求，合理配置掃描設(shè)備。設(shè)備配置應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量、掃描速度、掃描質(zhì)量等因素進行綜合考慮，確保設(shè)備的利用率和工作效率。（二）設(shè)備使用與維護1.制定掃描設(shè)備操作規(guī)程，明確設(shè)備的開機、關(guān)機、掃描操作、日常維護等流程和要求。掃描人員應(yīng)嚴格按照操作規(guī)程使用設(shè)備，避免因操作不當導(dǎo)致設(shè)備損壞。2.定期對掃描設(shè)備進行清潔、保養(yǎng)和維護，確保設(shè)備的正常運行。清潔工作應(yīng)包括設(shè)備外殼、掃描部件、傳動部件等的清潔，保養(yǎng)工作應(yīng)包括對設(shè)備的潤滑、緊固、校準等操作，維護工作應(yīng)包括設(shè)備的故障排除、維修等工作。3.建立設(shè)備使用記錄和維護檔案，記錄設(shè)備的使用時間、運行狀況、維護情況等信息。設(shè)備維護檔案應(yīng)包括設(shè)備的維修記錄、更換部件記錄、保養(yǎng)記錄等，以便對設(shè)備的運行情況進行跟蹤和分析。（三）設(shè)備更新與報廢1.根據(jù)公司檔案掃描工作的發(fā)展和設(shè)備的使用情況，及時對掃描設(shè)備進行更新。設(shè)備更新應(yīng)充分考慮新技術(shù)、新設(shè)備的應(yīng)用，提高掃描工作的效率和質(zhì)量。2.對于已損壞無法修復(fù)或技術(shù)性能嚴重落后、無法滿足工作需要的掃描設(shè)備，應(yīng)按照公司固定資產(chǎn)管理的規(guī)定進行報廢處理。報廢設(shè)備應(yīng)填寫報廢申請單，經(jīng)相關(guān)部門審批后進行報廢處置。四、人員管理（一）人員配備1.根據(jù)公司檔案掃描工作的規(guī)模和任務(wù)，合理配備掃描人員。掃描人員應(yīng)具備檔案管理、信息技術(shù)等相關(guān)專業(yè)知識和技能，熟悉檔案掃描工作流程和質(zhì)量要求。2.對掃描人員進行定期培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和操作技能。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括檔案管理知識、掃描設(shè)備操作、圖像處理技術(shù)、保密知識等方面，確保掃描人員能夠適應(yīng)不斷變化的工作需求。（二）人員職責1.檔案整理人員職責負責檔案的分類、編號、編目等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。對檔案進行初步檢查，剔除重復(fù)、無效的檔案，對破損、褪色等狀況不佳的檔案進行必要的修復(fù)或技術(shù)處理。協(xié)助掃描人員做好檔案的交接工作，確保檔案移交的準確性和完整性。2.掃描人員職責按照檔案整理人員移交的檔案順序，依次進行掃描操作，確保掃描圖像的清晰、完整、準確。掃描過程中，要嚴格遵守掃描設(shè)備操作規(guī)程，注意保護檔案原件。對掃描后的圖像進行去噪、去污、裁剪、糾偏等處理，按照規(guī)定的命名規(guī)則對圖像進行分類命名，并進行存儲備份。配合質(zhì)量檢查人員做好圖像質(zhì)量檢查工作，對不符合質(zhì)量要求的圖像及時進行重新處理。3.質(zhì)量檢查人員職責制定檔案掃描質(zhì)量檢查計劃，明確檢查標準和方法，對掃描后的檔案圖像進行質(zhì)量抽檢。按照質(zhì)量標準對圖像的清晰度、完整性、準確性、命名規(guī)范性等進行檢查，填寫質(zhì)量檢查記錄，對不符合質(zhì)量要求的圖像及時通知掃描人員進行重新處理。定期對質(zhì)量檢查情況進行統(tǒng)計分析，總結(jié)存在的問題，提出改進措施，不斷提高檔案掃描工作的質(zhì)量。4.數(shù)據(jù)管理人員職責負責建立檔案掃描數(shù)據(jù)庫，對掃描圖像的元數(shù)據(jù)進行錄入和管理，確保數(shù)據(jù)庫信息的準確、完整。定期對檔案掃描數(shù)據(jù)進行備份，存儲備份數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計劃，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時能夠及時恢復(fù)。協(xié)助檔案查閱人員進行檔案圖像的檢索和調(diào)用，提供相關(guān)技術(shù)支持和服務(wù)。（三）人員考核與獎懲1.建立掃描人員考核制度，對掃描人員的工作業(yè)績、業(yè)務(wù)水平、工作態(tài)度等進行定期考核?？己私Y(jié)果作為人員晉升、獎勵、培訓(xùn)等的依據(jù)。2.對在檔案掃描工作中表現(xiàn)突出、成績顯著的人員，給予表彰和獎勵。獎勵形式可包括榮譽稱號、獎金、晉升等，以激勵掃描人員的工作積極性和創(chuàng)造性。3.對違反本制度規(guī)定、工作失誤或造成檔案信息泄露等問題的人員，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、辭退等處罰，以嚴肅工作紀律，確保檔案掃描工作的質(zhì)量和安全。五、安全與保密管理（一）安全管理1.建立檔案掃描工作場所的安全管理制度，加強對工作場所的安全防范措施。工作場所應(yīng)配備必要的消防器材、防盜設(shè)備等，確保人員和設(shè)備的安全。2.對掃描設(shè)備、存儲介質(zhì)等進行定期安全檢查，防止設(shè)備故障、數(shù)據(jù)丟失等安全事故的發(fā)生。同時，要制定應(yīng)急預(yù)案，對可能出現(xiàn)的安全事故進行及時處理，減少損失。3.加強對掃描人員的安全教育，提高其安全意識和防范能力。掃描人員應(yīng)嚴格遵守安全操作規(guī)程，不得在工作場所吸煙、使用明火等，確保工作場所的安全。（二）保密管理1.嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對檔案掃描過程中涉及的機密檔案進行保密管理。制定保密制度，明確保密責任和保密措施，確保檔案信息不被泄露。2.對掃描人員進行保密培訓(xùn)，使其熟悉保密法律法規(guī)和公司保密制度，掌握保密技能和方法。掃描人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，承諾保守檔案信息秘密。3.在檔案掃描工作場所，應(yīng)設(shè)置專門的保密區(qū)域，對機密檔案進行單獨存放和掃描。掃描過程中，要采取必要的保密措施，如限制無關(guān)人員進入、對掃描設(shè)備進行加密等，防止檔案信息泄露。4.對掃描后的檔案圖像存儲介質(zhì)，應(yīng)按照保密要求進行管理。存儲介質(zhì)應(yīng)標明保密等級，存儲在安全可靠的地方，并采取加密、備份等措施，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制、傳播檔案掃描信息。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司檔案管理部門負責對檔案掃描工作進行內(nèi)部監(jiān)督檢查，定期對掃描工作的質(zhì)量、流程、設(shè)備管理、人員管理、安全保密等方面進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.建立內(nèi)部監(jiān)督檢查記錄制度，對每次監(jiān)督檢查的情況進行詳細記錄，包括檢查時間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況等。監(jiān)督檢查記錄應(yīng)作為檔案掃描工作考核和評價的重要依據(jù)。（二）外部審計1.定期邀請外部審計機構(gòu)對公司檔案掃描工作進行審計，審計內(nèi)容包括檔案掃描制度的執(zhí)行情況、