檔案轉(zhuǎn)出制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織檔案轉(zhuǎn)出工作，確保檔案的安全、完整和有效利用，維護(hù)公司/組織及相關(guān)人員的合法權(quán)益，根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部所有需要轉(zhuǎn)出檔案的部門和個(gè)人，包括但不限于員工離職、調(diào)動(dòng)、退休等情況。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案轉(zhuǎn)出工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案的合法性和規(guī)范性。2.安全保密原則：在檔案轉(zhuǎn)出過程中，要采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。3.準(zhǔn)確完整原則：檔案轉(zhuǎn)出前要對(duì)檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案信息準(zhǔn)確、完整，避免出現(xiàn)遺漏或錯(cuò)誤。4.及時(shí)高效原則：檔案轉(zhuǎn)出工作要按照規(guī)定的程序和時(shí)間要求及時(shí)辦理，提高工作效率，滿足相關(guān)人員的需求。二、檔案轉(zhuǎn)出的條件（一）員工離職員工因辭職、辭退、解除勞動(dòng)合同等原因離開公司/組織時(shí)，其個(gè)人檔案應(yīng)按照規(guī)定轉(zhuǎn)出。（二）員工調(diào)動(dòng)員工因工作需要在公司/組織內(nèi)部調(diào)動(dòng)或調(diào)至其他單位時(shí)，其個(gè)人檔案應(yīng)隨本人一并轉(zhuǎn)出。（三）員工退休員工達(dá)到法定退休年齡辦理退休手續(xù)時(shí)，其個(gè)人檔案應(yīng)按照規(guī)定轉(zhuǎn)出至相關(guān)部門。（四）其他情況因公司/組織改制、合并、分立等原因需要轉(zhuǎn)出檔案的，按照相關(guān)規(guī)定辦理。三、檔案轉(zhuǎn)出的流程（一）申請(qǐng)1.員工離職：?jiǎn)T工離職前，應(yīng)填寫《檔案轉(zhuǎn)出申請(qǐng)表》，注明離職原因、檔案接收單位等信息，并提交給所在部門負(fù)責(zé)人。2.員工調(diào)動(dòng)：?jiǎn)T工調(diào)動(dòng)時(shí)，由調(diào)入部門填寫《檔案轉(zhuǎn)出申請(qǐng)表》，經(jīng)調(diào)入、調(diào)出部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交給人力資源部門。3.員工退休：?jiǎn)T工辦理退休手續(xù)時(shí)，由人力資源部門填寫《檔案轉(zhuǎn)出申請(qǐng)表》，注明退休人員基本信息、檔案接收單位等，并提交給檔案管理部門。4.其他情況：因公司/組織改制、合并、分立等原因需要轉(zhuǎn)出檔案的，由相關(guān)部門填寫《檔案轉(zhuǎn)出申請(qǐng)表》，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交給檔案管理部門。（二）審核1.部門審核：所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)《檔案轉(zhuǎn)出申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，核實(shí)員工離職、調(diào)動(dòng)、退休等情況的真實(shí)性，并簽字確認(rèn)。2.人力資源部門審核：人力資源部門對(duì)員工的離職、調(diào)動(dòng)、退休等手續(xù)進(jìn)行審核，確認(rèn)是否符合公司/組織規(guī)定，并簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門審核：檔案管理部門對(duì)檔案進(jìn)行審核，檢查檔案是否完整、準(zhǔn)確，是否存在應(yīng)歸檔而未歸檔的材料等。審核無誤后簽字確認(rèn)。（三）整理1.檔案整理：檔案管理部門根據(jù)審核意見，對(duì)需要轉(zhuǎn)出的檔案進(jìn)行整理。按照檔案管理的要求，將檔案材料進(jìn)行分類、排序、編目等，確保檔案的規(guī)范性和完整性。2.材料補(bǔ)充：如發(fā)現(xiàn)檔案材料不完整或存在缺失的情況，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門或人員進(jìn)行補(bǔ)充。補(bǔ)充完整后再進(jìn)行整理。（四）密封檔案整理完畢后，檔案管理部門使用專用封條對(duì)檔案進(jìn)行密封，并在封條上加蓋檔案管理部門印章。（五）交接1.內(nèi)部交接：對(duì)于在公司/組織內(nèi)部調(diào)動(dòng)的員工，檔案管理部門將密封后的檔案直接交接給調(diào)入部門，并辦理交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在《檔案交接清單》上簽字確認(rèn)。2.外部交接：對(duì)于離職、退休等需要將檔案轉(zhuǎn)出至公司/組織外部的情況，檔案管理部門將密封后的檔案通過專人送達(dá)、郵寄等方式交接給檔案接收單位，并要求接收單位在《檔案交接清單》上簽字確認(rèn)。如采用郵寄方式，應(yīng)選擇具有保密安全保障的快遞公司，并保留快遞憑證。（六）登記檔案管理部門對(duì)每一次檔案轉(zhuǎn)出情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄檔案轉(zhuǎn)出日期、接收單位、檔案內(nèi)容、交接方式等信息。登記信息應(yīng)妥善保存，以便日后查詢和核對(duì)。四、檔案轉(zhuǎn)出的要求（一）檔案內(nèi)容要求1.檔案應(yīng)包含員工的基本信息、工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲情況等相關(guān)材料，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確反映員工的真實(shí)情況。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)可靠，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案材料。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的虛假檔案材料，要依法依規(guī)進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）檔案整理要求1.檔案整理應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，采用統(tǒng)一的分類方法和編號(hào)系統(tǒng)，便于查找和管理。2.檔案材料應(yīng)使用A4紙張，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固整齊，不得有散頁、掉頁等情況。3.檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，對(duì)于破損、褪色等影響閱讀的材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）檔案密封要求1.檔案密封應(yīng)使用專用封條，封條應(yīng)粘貼牢固，確保檔案在傳輸過程中不被拆開。2.封條上應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，印章應(yīng)清晰可辨，注明密封日期。（四）檔案交接要求1.檔案交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容和數(shù)量，確保交接的檔案與《檔案轉(zhuǎn)出申請(qǐng)表》和《檔案交接清單》一致。2.交接過程中應(yīng)做好記錄，明確交接時(shí)間、地點(diǎn)、交接人等信息，并由交接雙方簽字確認(rèn)。3.對(duì)于重要檔案或涉及機(jī)密信息的檔案，交接過程應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。五、檔案轉(zhuǎn)出的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案轉(zhuǎn)出工作監(jiān)督小組，由檔案管理部門、人力資源部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等相關(guān)人員組成。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案轉(zhuǎn)出工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組應(yīng)檢查檔案轉(zhuǎn)出流程是否符合規(guī)定，檔案內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，檔案整理、密封、交接等環(huán)節(jié)是否規(guī)范等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.接受檔案接收單位的監(jiān)督。檔案接收單位如發(fā)現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)出過程中存在問題，應(yīng)及時(shí)反饋給公司/組織檔案管理部門，并要求進(jìn)行整改。2.接受上級(jí)主管部門和相關(guān)政府部門的監(jiān)督檢查。如遇上級(jí)主管部門或政府部門對(duì)檔案轉(zhuǎn)出工作進(jìn)行檢查時(shí)，公司/組織應(yīng)積極配合，如實(shí)提供相關(guān)資料和情況。（三）責(zé)任追究1.對(duì)于違反本制度規(guī)定，在檔案轉(zhuǎn)出工作中存在違規(guī)操作、失職瀆職等行為的部門和個(gè)人，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。2.對(duì)于因檔案轉(zhuǎn)出工作違規(guī)行為給公司/組織或相關(guān)人員造成損失的，應(yīng)依法依規(guī)追究責(zé)任，要求責(zé)任方承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.構(gòu)成犯罪的，依法移交司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。六、檔案轉(zhuǎn)出的信息化管理（一）建立檔案轉(zhuǎn)出信息系統(tǒng)公司/組織應(yīng)建立檔案轉(zhuǎn)出信息管理系統(tǒng)，將檔案轉(zhuǎn)出的申請(qǐng)、審核、整理、交接等環(huán)節(jié)納入系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)出工作的信息化、規(guī)范化和自動(dòng)化。（二）信息錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)按照系統(tǒng)要求，及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)出相關(guān)信息錄入系統(tǒng)，包括檔案轉(zhuǎn)出申請(qǐng)表、檔案交接清單、檔案內(nèi)容等信息。2.定期對(duì)系統(tǒng)中的檔案轉(zhuǎn)出信息進(jìn)行維護(hù)和更新，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。如遇檔案信息發(fā)生變更，應(yīng)及時(shí)在系統(tǒng)中進(jìn)行修改。（三）信息查詢與統(tǒng)計(jì)1.授權(quán)相關(guān)部門和人員通過檔案轉(zhuǎn)出信息系統(tǒng)查詢檔案轉(zhuǎn)出情況，方便工作中的信息查詢和核對(duì)。2.利用系統(tǒng)對(duì)檔案轉(zhuǎn)出數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表，為公司/組織的管理決策提供數(shù)據(jù)支持。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。（二）修訂與完善本制度將根據(jù)