企業(yè)檔案移交制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，規(guī)范檔案移交工作流程，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種載體形式的檔案移交管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案移交應(yīng)確保所移交檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況。2.完整性原則：移交的檔案應(yīng)齊全完整，涵蓋業(yè)務(wù)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)和方面，包括文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。3.規(guī)范性原則：檔案移交工作應(yīng)按照規(guī)定的程序、標(biāo)準(zhǔn)和格式進(jìn)行，確保檔案整理規(guī)范、標(biāo)識(shí)清晰、便于管理和利用。4.及時(shí)性原則：各部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成檔案移交工作，不得拖延，以保證檔案管理工作的連續(xù)性和時(shí)效性。二、檔案移交范圍（一）文書(shū)檔案1.公司發(fā)布的各類文件、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.公司與上級(jí)主管部門、政府部門、合作伙伴等往來(lái)的公文。3.公司內(nèi)部會(huì)議形成的會(huì)議紀(jì)要、決議、記錄等。4.公司領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、批示、指示等。（二）合同檔案1.公司簽訂的各類合同、協(xié)議，包括買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。2.合同的變更、補(bǔ)充、解除等相關(guān)文件。3.合同履行過(guò)程中的往來(lái)函件、記錄、結(jié)算憑證等。（三）財(cái)務(wù)檔案1.會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)核算資料。2.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料、財(cái)務(wù)預(yù)算與決算文件等。3.資金管理、資產(chǎn)管理、成本管理等方面的文件資料。（四）人事檔案1.員工入職、離職、調(diào)動(dòng)、晉升等相關(guān)手續(xù)文件。2.員工勞動(dòng)合同、薪酬福利文件、績(jī)效考核記錄等。3.員工培訓(xùn)檔案、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃資料等。（五）業(yè)務(wù)檔案1.市場(chǎng)營(yíng)銷活動(dòng)中形成的市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶資料、營(yíng)銷策劃方案等。2.生產(chǎn)管理過(guò)程中的生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、質(zhì)量控制文件等。3.研發(fā)項(xiàng)目的立項(xiàng)報(bào)告、研究成果、技術(shù)文檔等。4.工程項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、竣工驗(yàn)收文件等。（六）其他檔案1.公司獲得的榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證書(shū)、專利證書(shū)等。2.公司組織的各類活動(dòng)照片、影像資料、紀(jì)念品等。3.公司對(duì)外宣傳資料、廣告文案、宣傳冊(cè)等。三、檔案移交職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案移交制度，明確檔案移交的流程、標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.組織開(kāi)展檔案移交培訓(xùn)工作，提高各部門檔案移交人員的業(yè)務(wù)水平。3.對(duì)各部門移交的檔案進(jìn)行審核、整理、編目和存儲(chǔ)，確保檔案質(zhì)量符合要求。4.定期對(duì)檔案移交工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)措施。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和裝訂工作，確保檔案齊全完整、分類準(zhǔn)確、編目清晰。2.按照檔案移交制度的要求，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將本部門應(yīng)移交的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好檔案移交過(guò)程中的各項(xiàng)工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）移交人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)將本部門整理好的檔案按照移交清單逐一核對(duì)，確保檔案內(nèi)容和數(shù)量準(zhǔn)確無(wú)誤。2.在檔案移交過(guò)程中，向檔案管理部門交接人員詳細(xì)介紹檔案的形成背景、內(nèi)容和重要性等情況。3.協(xié)助檔案管理部門完成檔案的整理、編目等后續(xù)工作，提供必要的信息和資料。四、檔案移交流程（一）檔案整理1.各部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)對(duì)形成的檔案進(jìn)行整理。按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將文件資料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，確保檔案材料齊全、完整、有序。2.檔案整理應(yīng)遵循便于保管和利用的原則，采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲(chǔ)。紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份和分類存儲(chǔ)，并確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（二）移交申請(qǐng)1.各部門在檔案整理完成后，填寫《檔案移交申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限等信息，并提交至檔案管理部門。2.《檔案移交申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后生效。（三）檔案審核1.檔案管理部門收到《檔案移交申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)移交的檔案進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、真實(shí)性等方面。2.如發(fā)現(xiàn)檔案存在問(wèn)題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通，要求其限期整改。整改完成后，重新提交審核。（四）移交準(zhǔn)備1.經(jīng)審核通過(guò)的檔案，移交部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求進(jìn)行進(jìn)一步整理和準(zhǔn)備。包括制作檔案目錄、編制移交清單等。2.檔案目錄應(yīng)詳細(xì)列出每一份檔案的編號(hào)（或文號(hào)）、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱和管理。移交清單應(yīng)一式兩份，雙方各執(zhí)一份。（五）檔案移交1.移交部門與檔案管理部門按照約定的時(shí)間和地點(diǎn)，進(jìn)行檔案移交。移交過(guò)程中，雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容和清單，確保無(wú)誤后在移交清單上簽字確認(rèn)。2.檔案移交應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案同時(shí)移交的方式進(jìn)行。電子檔案應(yīng)通過(guò)移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備或網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)确绞揭平恢翙n案管理部門指定的存儲(chǔ)位置，并確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（六）交接記錄1.檔案移交完成后，雙方應(yīng)填寫《檔案交接記錄》，詳細(xì)記錄檔案移交的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、數(shù)量、交接人員等信息。2.《檔案交接記錄》應(yīng)作為檔案管理的重要憑證，妥善保存。五、檔案保管期限與銷毀（一）保管期限劃分1.公司檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、20年、30年等。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等重要文件，公司章程、股東會(huì)議記錄、董事會(huì)決議等重要資料以及涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)、核心技術(shù)等方面的文件。3.定期保管的檔案根據(jù)其重要性和使用頻率確定具體保管期限，期滿后按照規(guī)定進(jìn)行銷毀或繼續(xù)保存。（二）保管期限確定1.各部門在檔案整理過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和重要程度，初步確定檔案的保管期限，并在檔案目錄和移交清單中注明。2.文件形成部門對(duì)檔案保管期限的確定負(fù)責(zé)，檔案管理部門在審核檔案時(shí)，對(duì)保管期限的合理性進(jìn)行把關(guān)。如發(fā)現(xiàn)保管期限確定不當(dāng)，應(yīng)及時(shí)與文件形成部門溝通調(diào)整。（三）檔案銷毀1.檔案保管期滿后，由檔案管理部門提出銷毀意見(jiàn)，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程符合規(guī)定要求。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息，作為檔案銷毀的記錄，永久保存。六、檔案利用與保密（一）檔案利用1.公司員工因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、目的、時(shí)間等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見(jiàn)，為員工提供檔案查閱或借閱服務(wù)。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。借閱檔案一般不得超過(guò)規(guī)定期限，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.查閱、借閱檔案人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并僅限于工作需要的范圍。（二）檔案保密1.公司檔案涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等重要內(nèi)容，應(yīng)嚴(yán)格保密。檔案管理部門和檔案工作人員應(yīng)履行保密職責(zé)，采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。2.查閱、借閱檔案人員應(yīng)對(duì)所接觸的檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無(wú)關(guān)人員透露。如因工作需要對(duì)外提供檔案信息，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.對(duì)違反檔案保密規(guī)定的行為，公司將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司建立檔案移交工作監(jiān)督機(jī)制，由檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案移交工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。2.定期對(duì)檔案移交制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題，確保檔案移交工作規(guī)范、有序進(jìn)行。（二）檢查內(nèi)容1.檔案整理情況：包括檔案分類是否準(zhǔn)確、編號(hào)是否規(guī)范、編目是否清晰、材料是否齊全完整等。2.移交申請(qǐng)情況：是否按時(shí)提交《檔案移交申請(qǐng)表》，申請(qǐng)表內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整。3.檔案審核情況：檔案管理部門對(duì)移交檔案的審核是否認(rèn)真、嚴(yán)格，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題是否及時(shí)整改。4.移交準(zhǔn)備情況：檔案目錄和移交清單的制作是否規(guī)范，檔案是否按照要求進(jìn)行整理和準(zhǔn)備。5.檔案移交情況：移交過(guò)程是否符合規(guī)定程序，雙方是否認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量、內(nèi)容和清單，交接記錄是否完整。6.檔案保管與利用情況：檔案保管是否安全、有序，檔案利用是否符合規(guī)定要求，保密措施是否落實(shí)到位。（三）問(wèn)題處理1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)向責(zé)任部門發(fā)出《檔案移交問(wèn)題整改通知書(shū)》