檔案員工作制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本工作制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項工作的實際情況。3.完整性原則：全面收集公司在各項活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作。3.對各部門檔案工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立和維護公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和共享。5.做好檔案的安全保護工作，確保檔案實體和信息的安全。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，并保持人員相對穩(wěn)定。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門形成的檔案整理歸檔，向公司檔案管理部門移交。3.積極配合公司檔案管理部門開展檔案利用工作，提供真實、準(zhǔn)確的檔案信息。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案工作紀(jì)律，保守檔案機密。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平，熟練掌握檔案管理知識和技能。4.負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的操作和維護，及時更新檔案信息，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。5.做好檔案庫房的日常管理工作，保持庫房整潔、通風(fēng)良好，確保檔案實體的安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括但不限于：行政管理文件：公司發(fā)文、收文、會議紀(jì)要、工作計劃、總結(jié)、報告等。業(yè)務(wù)管理文件：合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、市場調(diào)研報告、客戶資料等。財務(wù)管理文件：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。人力資源管理文件：員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核文件等。技術(shù)管理文件：研發(fā)項目資料、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、圖紙、專利文件等。其他文件：公司榮譽證書、宣傳資料、重要活動記錄等。2.國家法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時收集本部門形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全完整。2.對于重要文件材料，應(yīng)在形成后及時收集歸檔，不得積壓或丟失。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，如有破損、褪色等情況，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制。4.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集，確保電子文件的可讀性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。按照文件的時間、來源、內(nèi)容等進行分類整理，便于查找和利用。2.區(qū)分不同價值，將具有保存價值的文件材料進行歸檔，剔除無保存價值的文件材料。3.便于保管和利用，整理后的檔案應(yīng)符合規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求，便于存放、檢索和借閱。（四）整理方法1.分類：按照檔案的類別和性質(zhì)，將檔案分為行政管理檔案、業(yè)務(wù)管理檔案、財務(wù)管理檔案、人力資源管理檔案、技術(shù)管理檔案等大類，再根據(jù)具體情況進行細(xì)分。2.編號：對每一份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速查找和利用檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊牢固。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式。四、檔案的鑒定與保管期限劃分（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限表和公司實際情況，對檔案進行科學(xué)合理的鑒定。2.全面分析檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，準(zhǔn)確判斷檔案的保存價值。3.確保鑒定工作的客觀性、公正性和準(zhǔn)確性，避免隨意性和主觀性。（二）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司發(fā)展具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種。凡是在一定時期內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為定期保管。3.保管期限的劃分應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值、現(xiàn)實利用需求等因素綜合確定。（三）鑒定程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。2.檔案鑒定小組對檔案進行逐卷審查，根據(jù)保管期限劃分原則，提出鑒定意見。3.對鑒定意見進行集體討論，形成最終的鑒定結(jié)果，并編制檔案鑒定報告。4.根據(jù)鑒定結(jié)果，對檔案進行相應(yīng)的處置，對失去保存價值的檔案，按照規(guī)定進行銷毀。五、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防霉藥品等設(shè)施設(shè)備。（二）檔案存放1.按照檔案的類別、保管期限、年度等進行分類存放，建立檔案存放索引，便于查找和管理。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，編號清晰。電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行備份。3.對重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲、異地備份等，確保檔案的安全。（三）檔案保管要求1.定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的完整無缺。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施。2.對檔案的載體進行定期維護，如對紙質(zhì)檔案進行除塵、消毒，對電子檔案進行殺毒、數(shù)據(jù)備份等。3.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案庫房。檔案管理人員進入庫房時應(yīng)做好登記，離開庫房時應(yīng)檢查門窗、設(shè)備等是否關(guān)閉。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定。2.服務(wù)公司原則：檔案利用應(yīng)圍繞公司的中心工作和業(yè)務(wù)需求，為公司的決策、管理、生產(chǎn)等提供支持和服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息不泄露。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司外部單位因工作需要查閱、借閱檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.司法機關(guān)因辦案需要查閱、借閱檔案，須出具相關(guān)證明文件，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。（三）利用程序1.查閱檔案：公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。公司外部單位查閱檔案，須持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。司法機關(guān)查閱檔案，須出具相關(guān)證明文件，填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.借閱檔案：公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。公司外部單位借閱檔案，須持單位介紹信，填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。司法機關(guān)借閱檔案，須出具相關(guān)證明文件，填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)借閱申請，提供相應(yīng)的檔案，并與借閱人員簽訂《檔案借閱承諾書》，明確借閱人員的責(zé)任和義務(wù)。借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制檔案：公司內(nèi)部人員復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制目的、內(nèi)容、數(shù)量等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。公司外部單位復(fù)制檔案，須持單位介紹信，填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制目的、內(nèi)容、數(shù)量等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。司法機關(guān)復(fù)制檔案，須出具相關(guān)證明文件，填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制目的、內(nèi)容、數(shù)量等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)復(fù)制申請，對檔案進行復(fù)制，并做好復(fù)制登記工作。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明復(fù)制日期。（四）利用監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)加強對檔案利用情況的監(jiān)督檢查，定期對檔案利用記錄進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。2.對違反檔案利用規(guī)定的行為，應(yīng)及時進行制止和糾正，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案利用工作紀(jì)律，不得擅自擴大檔案利用范圍，不得泄露檔案信息。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)定期報送公司領(lǐng)導(dǎo)和上級檔案管理部門，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)作為公司檔案管理工作決策的重要依據(jù)，為檔案管理工作的改進和提高提供支持。（二）移交工作1.公司各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求，將本部門形成的檔案向公司檔案管理部門移交。2.檔案移交時，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，雙方簽字確認(rèn)。3