司法所檔案室制度一、總則（一）目的為加強司法所檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于司法所全體工作人員在檔案收集、整理、保管、查閱、利用等工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則司法所檔案室對本所形成的各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則檔案內(nèi)容必須真實反映司法所各項工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤，手續(xù)完備。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。對涉及國家機密、工作秘密和個人隱私的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率，為司法所各項工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本所檔案管理制度。2.負責(zé)接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計本所形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。3.對檔案進行分類、編號、編目等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案檢索工具，方便檔案的查找利用。4.定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定進行檔案的銷毀和移交。5.做好檔案的安全保護工作，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案不受損壞、丟失和泄密。6.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為司法所各項工作提供檔案信息服務(wù)。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體工作人員的檔案意識。（二）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備一定的政治素質(zhì)和專業(yè)知識。2.負責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、查閱登記等。3.嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。4.對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時向上級匯報，并提出改進建議。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。（三）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門各類文件材料的形成、積累和整理工作，并按照檔案管理要求定期移交檔案室。2.協(xié)助檔案室做好檔案的收集、整理、查閱等工作，提供必要的檔案信息。3.嚴格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.司法所在履行職能過程中形成的各類文件、材料、記錄、報表、合同、協(xié)議等。2.上級機關(guān)下發(fā)的與本所工作相關(guān)的文件、指示、通知等。3.本所召開會議形成的會議文件、記錄、紀要等。4.本所工作人員在工作中形成的重要文件、筆記、信件等。5.反映本所工作成果、榮譽的證書、獎狀、錦旗等實物檔案。6.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行收集和存儲，確保其可讀性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、實物檔案等類別。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。3.編目編制檔案目錄，包括檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息，以便快速查找和利用檔案。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊美觀和牢固耐用。四、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映本所主要職能活動和基本歷史面貌的，對本所、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案凡是反映本所一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本所工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案凡是反映本所一般性工作，在較短時間內(nèi)對本所工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（二）保管要求1.檔案室應(yīng)具備適宜的檔案保管條件，保持室內(nèi)清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度符合國家規(guī)定標準。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全。3.對檔案進行分類存放，標識清晰，便于查找和管理。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。（三）檔案的存放排列1.按照檔案的類別、保管期限和年度順序進行存放排列。2.文書檔案按照年度、保管期限、組織機構(gòu)或問題進行排列。3.業(yè)務(wù)檔案按照業(yè)務(wù)類別、時間順序進行排列。4.聲像檔案和實物檔案按照形成時間或類別進行排列。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本所工作人員因工作需要查閱檔案的，經(jīng)所在部門負責(zé)人同意后，可到檔案室查閱。2.外單位因工作需要查閱本所檔案的，須持有單位介紹信，經(jīng)司法所負責(zé)人批準后，方可查閱。查閱重要檔案的，還需經(jīng)上級主管部門同意。3.涉及國家機密、工作秘密和個人隱私的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行查閱，未經(jīng)批準，不得查閱和利用。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱檔案的名稱、文號、日期、查閱目的等信息。2.檔案室管理人員根據(jù)查閱人員的申請，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間和地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，須經(jīng)檔案室管理人員同意，并進行登記。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案室管理人員，管理人員對檔案進行檢查，確保檔案無損壞、丟失等情況。（三）利用規(guī)定1.檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，不得損害國家利益、集體利益和他人合法權(quán)益。2.利用檔案時，應(yīng)嚴格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、偽造、銷毀檔案。3.因工作需要對檔案進行復(fù)制或摘錄的，應(yīng)注明出處，并加蓋檔案室印章。4.對涉及重要事項的檔案利用情況，應(yīng)進行記錄和跟蹤，確保檔案利用的安全性和有效性。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國家有關(guān)檔案鑒定的標準和規(guī)定，對檔案進行定期鑒定。2.堅持全面的觀點，從檔案的內(nèi)容、來源、時間等方面綜合考慮，準確判斷檔案的價值。3.嚴格掌握檔案的保管期限，避免隨意延長或縮短保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室管理人員、各部門負責(zé)人和相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負責(zé)對檔案進行鑒定工作。（三）鑒定方法1.逐卷逐件地審查檔案內(nèi)容，分析檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值。2.參考檔案的保管期限表，結(jié)合檔案的實際情況，確定檔案的保管期限是否合理。3.對已過保管期限且確無保存價值的檔案，提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行審核，形成鑒定報告，報司法所負責(zé)人批準。2.經(jīng)批準后，檔案室管理人員填寫《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、文號、日期、保管期限等信息。3.對批準銷毀的檔案，應(yīng)采取焚燒、粉碎等方式進行銷毀，并指定專人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀完畢后，將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和有關(guān)部門報送檔案統(tǒng)計信息。3.對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析研究，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。（二）移交工作1.按照國家有關(guān)規(guī)定，定期將超過保管