檔案托管接收制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織檔案托管接收工作，確保檔案的安全、完整與有效利用，維護公司/組織及相關(guān)人員的合法權(quán)益，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及所屬單位的檔案托管接收工作，包括但不限于人事檔案、業(yè)務檔案、財務檔案等各類檔案資料。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案托管接收工作合法合規(guī)。2.真實完整原則：保證檔案內(nèi)容真實、準確、完整，不得篡改、偽造檔案信息。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.高效利用原則：便于檔案的查閱、利用，提高工作效率和服務質(zhì)量。二、檔案托管接收機構(gòu)及職責（一）檔案托管接收機構(gòu)設立專門的檔案管理部門或指定專人負責檔案托管接收工作，明確其職責和權(quán)限。（二）職責1.制定檔案管理制度：根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織實際情況，制定檔案托管接收的各項規(guī)章制度和操作流程。2.檔案收集與整理：負責接收各部門及所屬單位移交的檔案資料，按照分類標準進行整理、編目。3.檔案保管：提供安全、適宜的檔案保管環(huán)境，確保檔案的實體安全和信息安全。4.檔案查閱與利用：建立檔案查閱利用制度，為公司/組織內(nèi)部人員及外部有權(quán)限的單位或個人提供檔案查閱服務。5.檔案鑒定與銷毀：定期對檔案進行鑒定，提出檔案銷毀意見，經(jīng)批準后組織實施檔案銷毀工作。6.檔案統(tǒng)計與分析：對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，為公司/組織決策提供數(shù)據(jù)支持。7.人員培訓與指導：對公司/組織內(nèi)部涉及檔案工作的人員進行培訓和指導，提高檔案管理水平。三、檔案托管接收流程（一）檔案移交準備1.整理檔案：各部門及所屬單位在檔案移交前，應按照檔案管理要求對檔案進行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案資料齊全、完整、規(guī)范。2.編制移交清單：填寫檔案移交清單，詳細列出移交檔案的名稱、數(shù)量、起止日期等信息，并由移交部門負責人簽字確認。（二）檔案移交1.提交申請：移交部門向檔案管理部門提交檔案移交申請，說明移交檔案的范圍、時間等情況。2.審核申請：檔案管理部門對移交申請進行審核，確認符合移交條件后，通知移交部門辦理移交手續(xù)。3.辦理移交手續(xù)：移交部門與檔案管理部門按照移交清單進行檔案交接，雙方在移交清單上簽字確認，并注明移交日期。（三）檔案接收1.核對檔案：檔案管理部門接收檔案后，按照移交清單對檔案進行核對，檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量等是否符合要求。2.登記入庫：對核對無誤的檔案進行登記，建立檔案臺賬，并將檔案入庫保管。四、檔案分類與編號（一）檔案分類根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等因素，對檔案進行科學分類，一般可分為以下幾類：1.人事檔案：包括員工的個人基本信息、履歷、考核、獎懲、工資福利等方面的檔案資料。2.業(yè)務檔案：與公司/組織業(yè)務活動相關(guān)的檔案資料，如合同協(xié)議、項目文件、業(yè)務報表等。3.財務檔案：財務收支、會計憑證、賬簿、報表等財務方面的檔案資料。4.行政檔案：公司/組織行政管理活動中形成的檔案資料，如會議記錄、文件、通知等。5.其他檔案：不屬于上述分類的其他檔案資料。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查找，對每類檔案進行編號。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，可采用數(shù)字編號、字母編號或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式。例如，人事檔案編號可采用“RS+年份+流水號”的形式，業(yè)務檔案編號可采用“YW+項目編號+流水號”的形式等。五、檔案保管與保護（一）檔案保管環(huán)境1.庫房建設：檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體侵蝕等功能，庫房面積應根據(jù)檔案數(shù)量和未來發(fā)展需求合理確定。2.溫濕度控制：庫房溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間，并配備溫濕度調(diào)節(jié)設備。3.照明與通風：庫房應采用無紫外線的照明燈具，通風良好，確?？諝馇逍隆＃ǘn案裝具與設備1.檔案裝具：選用符合國家標準的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.防護設備：配備防火、防盜、防蟲、防潮等防護設備，如滅火器、防盜門、防蟲藥品、除濕機等。（三）檔案整理與上架1.檔案整理：按照檔案分類編號要求，對檔案進行進一步整理，確保檔案排列有序、編號清晰。2.上架存放：將整理好的檔案上架存放，同一類檔案應集中存放，便于查找和管理。（四）檔案安全管理1.安全制度：建立健全檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責，加強對檔案庫房的日常巡查和安全檢查。2.應急預案：制定檔案安全應急預案，并定期組織演練，提高應對突發(fā)事件的能力，確保檔案安全。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱：外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司/組織檔案的，應提交查閱申請函，注明查閱目的、范圍等內(nèi)容，并經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導批準后，方可查閱。查閱時，檔案管理部門應安排專人陪同，查閱人員不得擅自摘抄、復制、拍照檔案內(nèi)容。（二）查閱流程1.申請：查閱人員填寫檔案查閱申請表或查閱申請函，提交給所在部門負責人或公司/組織相關(guān)領(lǐng)導審批。2.審批：審批人對查閱申請進行審核，批準后簽字確認，并注明查閱期限、查閱范圍等要求。3.查閱：查閱人員持審批通過的申請表或申請函到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員按照審批要求提供檔案查閱服務。4.登記：查閱人員查閱檔案時，檔案管理人員應進行查閱登記，記錄查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。5.歸還：查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對無誤后，在查閱登記上注明歸還日期。（三）利用方式檔案利用方式主要包括查閱、借閱、復制等。借閱檔案應嚴格按照借閱流程辦理，明確借閱期限和歸還要求，確保檔案按時歸還。復制檔案應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并注明復制用途和份數(shù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應遵循全面審查、歷史觀點、發(fā)展眼光的原則，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、價值等因素，準確判斷檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門專家及檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定標準根據(jù)檔案的重要性、完整性、時效性等因素，制定檔案鑒定標準，一般可分為永久保存、長期保存、短期保存和銷毀四類。1.永久保存：反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌，對公司/組織發(fā)展具有重要憑證和參考價值的檔案，應永久保存。2.長期保存：在一定時期內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，可長期保存，保存期限一般為10年以上。3.短期保存：在較短時間內(nèi)對公司/組織工作有參考價值的檔案，可短期保存，保存期限一般為110年。4.銷毀：已失去保存價值或保管期限已滿的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定后，可予以銷毀。（四）銷毀程序1.編制銷毀清單：檔案管理部門根據(jù)鑒定意見，編制檔案銷毀清單，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.審批：銷毀清單經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導批準后，方可組織實施檔案銷毀工作。3.銷毀實施：檔案管理部門指定專人負責檔案銷毀工作，銷毀過程應進行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認。4.監(jiān)銷：銷毀檔案時，應安排監(jiān)銷人員在場監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全。監(jiān)銷人員應在銷毀清單上簽字，注明銷毀日期。八、檔案統(tǒng)計與信息化管理（一）檔案統(tǒng)計1.統(tǒng)計內(nèi)容：對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，包括檔案數(shù)量、種類、利用人次、利用效果等。2.統(tǒng)計方法：建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行收集、整理和分析，及時掌握檔案管理工作動態(tài)。3.統(tǒng)計報表：根據(jù)檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)，編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和公司/組織領(lǐng)導匯報檔案管理工作情況。（二）檔案信息化管理1.信息化建設規(guī)劃：制定檔案信息化建設規(guī)劃，明確檔案信息化建設的目標、任務和步驟，逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化。2.檔案數(shù)字化：對重要檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案查閱利用效率和檔案信息安全保障水平。3.信息化系統(tǒng)應用：采用先進的檔案管理信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、查閱、利用等業(yè)務流程的信息化管理，提高檔案管理工作的規(guī)范化、科