公司檔案移交制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，規(guī)范檔案移交工作，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構(gòu)以及全體員工在工作過程中形成的各類檔案的移交管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案移交工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實完整原則：移交的檔案應真實反映公司各項業(yè)務活動的實際情況，保持檔案的完整性和系統(tǒng)性。3.及時準確原則：檔案形成部門應及時整理、核對檔案，確保移交的檔案信息準確無誤，并按時移交至檔案管理部門。4.安全保密原則：在檔案移交過程中，要確保檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護公司的商業(yè)秘密和合法權(quán)益。二、檔案移交范圍（一）文書檔案1.公司各類文件、通知、報告、請示、批復等正式文件。2.會議文件、會議紀要、決議等。3.工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。（二）合同檔案1.各類業(yè)務合同、協(xié)議、合作意向書等。2.合同的審批文件、補充協(xié)議等相關(guān)資料。（三）人事檔案1.員工入職、離職、調(diào)動等相關(guān)手續(xù)文件。2.員工薪酬、福利、績效考核等資料。3.員工培訓、晉升、獎懲等記錄。（四）財務檔案1.會計憑證、賬簿、報表等財務資料。2.財務審計報告、稅務申報資料等。3.資金審批文件、財務預算與決算資料等。（五）項目檔案1.項目立項文件、可行性研究報告等。2.項目實施過程中的各類文件、資料，如項目進度報告、技術(shù)文檔、質(zhì)量檢驗報告等。3.項目驗收文件、總結(jié)報告等。（六）其他檔案1.公司榮譽證書、資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照等相關(guān)證照文件。2.公司對外宣傳資料、廣告策劃方案等。3.其他具有保存價值的文件、資料。三、檔案移交職責分工（一）檔案形成部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、分類、編目等工作，確保檔案的齊全、完整和準確。2.按照規(guī)定的時間和要求，將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理移交手續(xù)。3.在檔案形成過程中，嚴格遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定，確保檔案質(zhì)量。（二）檔案管理部門職責1.制定和完善公司檔案管理制度，指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.接收各部門移交的檔案，對檔案進行審核、登記、編號、存儲等管理工作。3.建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行檢查、鑒定和銷毀，確保檔案的安全和有效。（三）監(jiān)督部門職責1.對檔案移交工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案移交工作符合規(guī)定要求。2.對違反檔案移交制度的行為進行糾正和處理，維護檔案管理工作的正常秩序。四、檔案移交流程（一）檔案整理1.檔案形成部門應在檔案形成后及時進行整理，按照檔案類別和時間順序進行分類，剔除重復、無效的文件。2.對每份檔案進行編號、編目，填寫檔案目錄清單，注明檔案的名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.確保檔案的字跡清晰、紙張完好，對破損或褪色的檔案進行修復或復制。（二）移交申請1.檔案形成部門整理完畢檔案后，填寫《檔案移交申請表》，詳細說明移交檔案的名稱、數(shù)量、類別、形成時間等信息。2.將《檔案移交申請表》提交至檔案管理部門審核。（三）審核與接收1.檔案管理部門收到《檔案移交申請表》后，對移交檔案進行審核。審核內(nèi)容包括檔案的完整性、準確性、分類合理性等。2.如審核通過，檔案管理部門應在《檔案移交申請表》上簽字確認，并安排接收檔案。3.檔案形成部門按照約定的時間和地點，將檔案移交至檔案管理部門。移交時，雙方應辦理交接手續(xù)，填寫《檔案移交清單》，明確檔案的名稱、數(shù)量、交接時間等信息，并由雙方簽字確認。（四）檔案存儲1.檔案管理部門接收檔案后，按照檔案管理制度進行存儲。根據(jù)檔案的類別和保管期限，將檔案分別存放在不同的庫房或存儲設(shè)備中，并建立相應的索引和目錄。2.對電子檔案，應進行備份存儲，并確保存儲設(shè)備的安全可靠。同時，建立電子檔案的管理系統(tǒng)，方便檔案的檢索和利用。五、檔案移交時間要求（一）定期移交1.各部門應在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案整理完畢，并移交至檔案管理部門。2.對于一些時效性較強的檔案，如項目檔案等，應在項目結(jié)束后[規(guī)定時間]內(nèi)完成移交。（二）即時移交1.員工離職時，所在部門應在員工離職手續(xù)辦理完畢后[規(guī)定時間]內(nèi)，將該員工的人事檔案及相關(guān)工作檔案移交至檔案管理部門。2.公司發(fā)生重大事件或重要業(yè)務活動后，相關(guān)部門應在事件結(jié)束或業(yè)務活動完成后[規(guī)定時間]內(nèi)，將形成的檔案移交至檔案管理部門。六、檔案移交的質(zhì)量要求（一）完整性移交的檔案應涵蓋該業(yè)務活動或時間段內(nèi)的所有相關(guān)文件、資料，不得遺漏重要信息。（二）準確性檔案內(nèi)容應真實、準確，數(shù)據(jù)應可靠，不得存在虛假或錯誤信息。（三）規(guī)范性檔案的整理、編目、裝訂等應符合公司檔案管理的規(guī)范要求，保持檔案格式的統(tǒng)一和規(guī)范。（四）系統(tǒng)性檔案應按照一定的邏輯順序進行分類和排列，形成一個有機的整體，便于查詢和利用。七、檔案移交的監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.檔案管理部門應定期對已接收的檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準確性、存儲狀況等。2.每年至少進行[X]次全面的檔案檢查，并形成檢查報告。（二）不定期抽查1.監(jiān)督部門不定期對檔案移交工作進行抽查，重點檢查檔案形成部門的檔案整理情況、移交手續(xù)的辦理情況等。2.對抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知，要求相關(guān)部門限期整改。（三）整改落實1.被檢查部門應根據(jù)檢查意見，及時對存在的問題進行整改。整改完成后，向檔案管理部門和監(jiān)督部門提交整改報告。2.檔案管理部門和監(jiān)督部門對整改情況進行跟蹤復查，確保問題得到徹底解決。八、檔案移交的保密規(guī)定（一）保密責任1.參與檔案移交工作的所有人員，包括檔案形成部門工作人員、檔案管理部門工作人員以及監(jiān)督人員等，均應承擔保密責任。2.嚴格遵守公司的保密制度，不得泄露檔案中的機密信息。（二）保密措施1.在檔案移交過程中，應采取必要的保密措施，如對涉及機密的檔案進行加密存儲、限制查閱人員范圍等。2.嚴禁在非保密場所談論檔案內(nèi)容，不得將檔案帶出規(guī)定的保管區(qū)域。（三）違規(guī)處理1.對違反保密規(guī)定的人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分，包括警告、罰款、辭退等。2.如因違反保密規(guī)定給公司造成損失的，將依法追究其法律責任。九、檔案移交的信息化管理（一）建立檔案管理信息系統(tǒng)1.公司應建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.檔案管理信息系統(tǒng)應具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、安全審計等功能，確保檔案信息的安全和有效。（二）檔案數(shù)字化1.對重要檔案和利用率較高的檔案，應進行數(shù)字化處理，建立電子檔案庫。2.檔案數(shù)字化過程中，應確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性，并進行嚴格的質(zhì)量控制。（三）信息共享與利用1.通過檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息在公司內(nèi)部的共享和利用，提高工作效率。2.對涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的檔案，應嚴格控制訪問權(quán)限，確保信息安全。十、檔案移交的培訓與宣傳（一）培訓計劃1.檔案管理部門應制定檔案移交培訓計劃，定期組織各部門相關(guān)人員進行培訓。2.培訓內(nèi)容包括檔案管理知識、檔案移交流程、檔案質(zhì)量要求等。（二）培訓方式1.采用集中授課、現(xiàn)場演示、案例分析等多種培訓方式，提高培訓效果。2.鼓勵員工自主學習檔案管理相關(guān)知識，提供學習資料和在線學習平臺。（三）宣傳推廣1.通過公司內(nèi)部刊物、宣傳欄等渠道，宣傳檔案移交制度