PAGE檔案資料收存管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案資料的收存管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案資料在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案資料收存管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案資料管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案資料的收存應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)活動的實(shí)際情況，保證檔案資料的完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案資料。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案資料的安全保密措施，防止檔案資料的丟失、損壞、泄露，確保檔案資料的安全性和保密性。4.便于利用原則檔案資料的收存管理應(yīng)便于查閱和利用，提高檔案資料的使用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案資料的分類與編號（一）檔案資料分類1.行政管理類包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會決議、董事會決議、監(jiān)事會決議等；公司行政管理制度、工作計劃、總結(jié)、報告等；公司各類會議記錄、紀(jì)要；公司印章管理文件；公司證照、資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等。2.人力資源類員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、晉升、調(diào)動、離職等相關(guān)文件；員工勞動合同、薪酬福利文件、社會保險文件；員工考勤記錄、請假申請、加班記錄等；公司人力資源規(guī)劃、人才培養(yǎng)計劃等。3.財務(wù)審計類公司財務(wù)預(yù)算、決算報告；財務(wù)報表、會計憑證、賬簿；稅務(wù)申報資料、發(fā)票管理文件；內(nèi)部審計報告、外部審計報告；財務(wù)管理制度、財務(wù)審批流程等。4.市場營銷類市場調(diào)研報告、市場分析報告；營銷策劃方案、促銷活動方案；銷售合同、訂單、客戶資料；市場推廣資料；客戶投訴處理記錄等。5.生產(chǎn)管理類生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)調(diào)度記錄；產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)文件、工藝文件；生產(chǎn)設(shè)備臺賬、維護(hù)保養(yǎng)記錄；質(zhì)量檢驗(yàn)報告、質(zhì)量控制文件；安全生產(chǎn)文件、環(huán)保文件等。6.物資采購類采購計劃、采購合同；供應(yīng)商資料、采購訂單；物資驗(yàn)收記錄、入庫單、出庫單；庫存盤點(diǎn)記錄；物資采購管理制度等。7.項(xiàng)目管理類項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報告；項(xiàng)目預(yù)算、項(xiàng)目進(jìn)度報告；項(xiàng)目驗(yàn)收文件；項(xiàng)目相關(guān)合同、協(xié)議；項(xiàng)目文檔資料等。（二）檔案資料編號1.檔案資料編號采用“類別代碼+年份+流水號”的方式，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.類別代碼按照上述檔案資料分類進(jìn)行編制，例如：行政管理類用“XZ”表示，人力資源類用“RL”表示，財務(wù)審計類用“CW”表示，市場營銷類用“SC”表示，生產(chǎn)管理類用“SC”表示，物資采購類用‘CG’表示，項(xiàng)目管理類用“XM”表示。3.年份采用公元紀(jì)年，取年份的后兩位數(shù)字，例如：2023年表示為“23”。4.流水號按照檔案資料形成的先后順序依次編排，從001開始。5.示例：一份2023年形成的行政管理類檔案資料，其編號為“XZ23001”。三、檔案資料的收集（一）收集職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理，并定期移交至公司綜合管理部門。2.公司綜合管理部門負(fù)責(zé)對各部門移交的檔案資料進(jìn)行審核、整理，并對公司整體檔案資料進(jìn)行收集、補(bǔ)充和完善。（二）收集范圍1.公司在各項(xiàng)活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的記錄。包括但不限于：紙質(zhì)文件、電子文檔、照片、錄音、錄像、光盤、U盤等存儲介質(zhì)中的資料。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作意向書等文件。3.公司員工個人在工作中形成的重要文件、報告、筆記等，經(jīng)本人整理后移交公司綜合管理部門歸檔。（三）收集時間1.各部門應(yīng)在工作完成后及時將相關(guān)檔案資料收集整理，并于每月末統(tǒng)一移交至公司綜合管理部門。2.對于重大活動、重要項(xiàng)目等形成的檔案資料，應(yīng)在活動結(jié)束或項(xiàng)目完成后一周內(nèi)移交。3.公司員工離職時，應(yīng)將個人保管的公司檔案資料全部移交至公司綜合管理部門。（四）收集要求1.檔案資料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，格式規(guī)范。2.電子文檔應(yīng)存儲在移動硬盤、光盤等存儲介質(zhì)中，并同時提供紙質(zhì)打印件，確保內(nèi)容一致。3.照片、錄音、錄像等聲像資料應(yīng)注明拍攝時間、地點(diǎn)、人物、事件等詳細(xì)信息，并進(jìn)行整理編號。四、檔案資料的整理（一）整理原則1.遵循檔案資料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。（二）整理方法1.按照檔案資料分類進(jìn)行整理，同一類別的檔案資料按照時間順序排列。2.每份檔案資料應(yīng)編制目錄，目錄內(nèi)容包括：編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等。3.對于紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)去除金屬物，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制，裝訂應(yīng)整齊牢固。4.電子文檔應(yīng)按照類別和時間順序進(jìn)行分類存儲，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，文件夾命名應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，便于查找。（三）保管期限劃分1.永久保管反映公司主要職能活動和歷史面貌，對公司發(fā)展具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案資料，如公司章程、重大合同協(xié)議、公司歷史沿革等。2.定期保管分為30年和10年兩種期限。保管期限為30年的檔案資料，主要包括公司重要會議記錄、財務(wù)報表、重要人事任免文件等。保管期限為10年的檔案資料，主要包括一般性會議記錄、一般性人事文件、一般性業(yè)務(wù)文件等。五、檔案資料的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案資料應(yīng)存放在檔案密集架上，按照類別和保管期限進(jìn)行排列存放。2.電子文檔應(yīng)存儲在專用服務(wù)器或移動硬盤、光盤等存儲介質(zhì)中，并定期進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放。3.聲像資料應(yīng)根據(jù)載體類型分別存放，并建立相應(yīng)的目錄索引，便于查找利用。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案資料進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。2.對破損、褪色的檔案資料應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案資料的完整性。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。4.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，定期進(jìn)行消毒，防止檔案資料受到污染和損壞。六、檔案資料的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案資料。2.公司員工因個人工作需要查閱本人相關(guān)檔案資料。3.外部單位因工作需要查閱公司檔案資料，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用流程1.內(nèi)部查閱查閱人填寫《檔案資料查閱申請表》，注明查閱檔案資料的類別、編號、題名、查閱目的等信息。將申請表提交所在部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人簽署意見后交公司綜合管理部門。公司綜合管理部門根據(jù)申請表提供檔案資料，并在《檔案資料查閱登記表》上登記查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案資料，不得擅自將檔案資料帶出檔案庫房，如需復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)公司綜合管理部門同意。2.外部查閱查閱單位向公司提交《檔案資料查閱申請函》，注明查閱檔案資料的類別、編號、題名、查閱目的、查閱范圍等信息，并加蓋單位公章。公司綜合管理部門將申請函提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，綜合管理部門與查閱單位簽訂《檔案資料查閱保密協(xié)議》。查閱單位按照協(xié)議要求查閱檔案資料，查閱過程中應(yīng)遵守公司檔案資料管理規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案資料。查閱結(jié)束后，查閱單位應(yīng)將查閱的檔案資料歸還公司綜合管理部門，并在《檔案資料查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用記錄1.公司綜合管理部門應(yīng)建立《檔案資料查閱登記表》，對檔案資料的查閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.查閱記錄應(yīng)包括查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱目的、歸還時間等信息，以便對檔案資料的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析。七、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案資料鑒定小組，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。鑒定小組負(fù)責(zé)對公司檔案資料進(jìn)行定期鑒定，確定檔案資料的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案資料的保存價值，是否仍具有現(xiàn)實(shí)利用價值。3.檔案資料的保管期限是否符合規(guī)定。（三）銷毀程序1.鑒定小組根據(jù)鑒定結(jié)果，編制《檔案資料銷毀清單》，清單內(nèi)容包括檔案資料的編號、題名、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.將《檔案資料銷毀清單》提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，綜合管理部門組織實(shí)施檔案資料銷毀工作。3.檔案資料銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案資料無法恢復(fù)。4.檔案資料銷毀過程中