PAGE行政證照檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政證照檔案的管理，確保行政證照檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮行政證照檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門行政證照檔案的管理。行政證照檔案是指公司在經(jīng)營管理活動中形成的各類行政許可、資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照、榮譽證書等具有法律效力和保存價值的文件材料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司行政證照檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)歸口管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)管理原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范行政證照檔案的收集、整理、保管、利用等工作流程，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.安全保密原則加強(qiáng)行政證照檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露、丟失或損壞，確保檔案信息的安全。4.高效利用原則充分發(fā)揮行政證照檔案的作用，提高檔案利用效率，為公司生產(chǎn)經(jīng)營活動提供有力支持。二、管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司行政證照檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)行政證照檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.負(fù)責(zé)建立行政證照檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的計算機(jī)檢索和管理，提高檔案利用效率。4.負(fù)責(zé)行政證照檔案的借閱、查閱、復(fù)印等利用服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案的安全。5.負(fù)責(zé)對行政證照檔案的保管情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。6.負(fù)責(zé)組織對到期行政證照檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。7.負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督所屬各部門行政證照檔案的管理工作，定期組織培訓(xùn)和交流，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）證照業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門行政證照的申請、辦理、變更、年檢等工作，并及時將相關(guān)文件材料移交綜合管理部門歸檔。2.負(fù)責(zé)配合綜合管理部門做好行政證照檔案的整理、核對和補充工作，確保檔案內(nèi)容的真實性和完整性。3.負(fù)責(zé)按照規(guī)定使用行政證照，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、涂改或偽造行政證照。4.負(fù)責(zé)在行政證照有效期屆滿前及時通知綜合管理部門辦理相關(guān)手續(xù)，并配合做好檔案的更新和管理工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律，保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案信息。2.認(rèn)真履行崗位職責(zé)，做好行政證照檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理工作，保持庫房整潔、通風(fēng)良好，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全防護(hù)措施，確保檔案的安全。4.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)備的維護(hù)和保養(yǎng)工作，確保設(shè)備正常運行，提高檔案管理工作效率。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司各類行政許可文件，包括但不限于營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、安全生產(chǎn)許可證、經(jīng)營許可證、資質(zhì)證書等。2.公司獲得的各類榮譽證書、牌匾、獎杯等。3.在行政證照申請、辦理、變更、年檢等過程中形成的各類文件材料，如申請書、審批表、證明材料、檢驗報告等。4.與行政證照相關(guān)的其他文件材料，如合同協(xié)議、會議紀(jì)要、通知公告等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)行政證照文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，符合檔案管理要求。3.對于電子文件材料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照行政證照的類別、年度和保管期限進(jìn)行分類整理，便于查找和利用。3.同一行政證照的文件材料應(yīng)集中整理，按照文件材料的重要程度和時間順序排列。（四）整理方法1.分類將行政證照檔案分為行政許可類、資質(zhì)證書類、榮譽證書類等類別，每類再按照年度進(jìn)行細(xì)分。2.編號為每一份行政證照檔案編制唯一的檔案編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度和順序號，便于管理和查找。3.編目編制行政證照檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、名稱、類別、年度、保管期限、來源、頁數(shù)等信息，確保目錄的準(zhǔn)確性和完整性。4.裝訂對于紙張較多的行政證照檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案保管（一）保管期限行政證照檔案的保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況確定，一般分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)、核心業(yè)務(wù)等方面的行政證照檔案，如營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、安全生產(chǎn)許可證等，應(yīng)永久保管。2.長期保管的檔案與公司生產(chǎn)經(jīng)營活動密切相關(guān)，具有一定歷史價值和參考價值的行政證照檔案，如經(jīng)營許可證、資質(zhì)證書等，保管期限為[X]年。3.短期保管的檔案在一定時期內(nèi)具有查考利用價值，但保管期限較短的行政證照檔案，如榮譽證書、牌匾、獎杯等，保管期限為[X]年。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器等，對紙質(zhì)行政證照檔案進(jìn)行分類存放，確保檔案的安全保管。2.電子檔案保管建立電子檔案管理系統(tǒng)，對行政證照檔案的電子文件進(jìn)行集中存儲和管理。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全性和完整性。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全防護(hù)設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施的正常運行。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專人管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入庫房，確保檔案的安全。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。五、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱行政證照檔案的。2.公司對外提供行政證照檔案復(fù)印件或證明材料的。3.政府有關(guān)部門、司法機(jī)關(guān)等依法查閱公司行政證照檔案的。（二）利用流程1.申請公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱行政證照檔案的，應(yīng)填寫《行政證照檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、類別、年度、查閱目的等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交綜合管理部門。2.審批綜合管理部門收到《行政證照檔案查閱申請表》后，應(yīng)進(jìn)行審核，審核通過后報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱經(jīng)審批同意后，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人員姓名、查閱檔案名稱、查閱目的等信息。4.復(fù)印如需復(fù)印行政證照檔案，查閱人員應(yīng)填寫《行政證照檔案復(fù)印申請表》，注明復(fù)印檔案的名稱、類別、年度、復(fù)印份數(shù)等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交綜合管理部門。綜合管理部門審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批同意后，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定為查閱人員提供檔案復(fù)印服務(wù)，并收取相應(yīng)費用。5.歸還查閱或復(fù)印完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確保檔案的安全。（三）利用限制1.行政證照檔案原則上不得外借，確因工作需要外借的，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。外借期限不得超過[X]個工作日，逾期應(yīng)及時歸還。2.查閱行政證照檔案時，查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.未經(jīng)公司授權(quán)，任何人不得擅自將行政證照檔案提供給第三方查閱或使用。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則行政證照檔案的鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處置的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門代表等。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對到期行政證照檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.審查檔案內(nèi)容對行政證照檔案的內(nèi)容進(jìn)行全面審查，判斷其是否仍具有保存價值。2.參考檔案保管期限根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對到期檔案進(jìn)行重點審查，確定是否需要繼續(xù)保存。3.征求業(yè)務(wù)部門意見征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門對檔案鑒定的意見，了解檔案在實際工作中的利用情況和參考價值。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊檔案鑒定小組對鑒定后確定需要銷毀的行政證照檔案，應(yīng)編制《行政證照檔案銷毀清冊》，清冊應(yīng)包括檔案編號、名稱、類別、年度、保管期限、銷毀原因等信息。2.審批《行政證照檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定小組組長簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀經(jīng)審批同意后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)組織實施檔案銷毀工作。銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.備案檔案銷毀工作完成后，應(yīng)將銷毀清冊及相關(guān)審批文件進(jìn)行歸檔備案，以備查考。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)公司綜合管理部門負(fù)責(zé)對行政證照檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合本制度的要求。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.行政證照檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.行政證照檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作流程的規(guī)范情況。3.檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作責(zé)任心。4.檔案庫房的安全管理情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查綜合管理部門定期對行政證照檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案整理情況、庫房管理情況等，檢查結(jié)果應(yīng)形成書