PAGE檔案利用制度設(shè)計(jì)圖例一、總則（一）目的為了規(guī)范公司檔案的利用行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案利用過(guò)程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及公司相關(guān)規(guī)定，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案利用過(guò)程中，要采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。同時(shí)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。3.服務(wù)高效原則：以方便公司各項(xiàng)工作開(kāi)展為出發(fā)點(diǎn)，優(yōu)化檔案利用流程，提高服務(wù)效率，確保利用者能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地獲取所需檔案信息。二、檔案利用范圍（一）內(nèi)部工作需要1.行政管理：為制定公司政策、規(guī)劃、規(guī)章制度等提供參考依據(jù)；查閱公司歷史文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)等，以便了解公司發(fā)展歷程和工作情況，促進(jìn)各項(xiàng)行政管理工作的順利開(kāi)展。2.業(yè)務(wù)開(kāi)展：各業(yè)務(wù)部門在項(xiàng)目策劃、市場(chǎng)調(diào)研、客戶服務(wù)等工作中，可查閱相關(guān)業(yè)務(wù)檔案，如合同檔案、業(yè)務(wù)往來(lái)信函、技術(shù)資料等，為業(yè)務(wù)決策提供支持，保障業(yè)務(wù)活動(dòng)的正常進(jìn)行。3.財(cái)務(wù)審計(jì)：財(cái)務(wù)部門在進(jìn)行賬目核對(duì)、財(cái)務(wù)分析、審計(jì)工作時(shí)，可利用財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)告等，確保財(cái)務(wù)工作的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。4.人力資源管理：在員工招聘、培訓(xùn)、績(jī)效考核、晉升、離職等人力資源管理環(huán)節(jié)，可查閱員工檔案，包括個(gè)人簡(jiǎn)歷、培訓(xùn)記錄、工作業(yè)績(jī)考核材料等，為人力資源決策提供依據(jù)。（二）對(duì)外提供利用1.合作單位需求：當(dāng)與外部合作單位開(kāi)展業(yè)務(wù)合作時(shí)，根據(jù)合作協(xié)議或?qū)Ψ胶侠硇枨?，?jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，可向合作單位提供一定范圍內(nèi)的檔案資料，如合作項(xiàng)目相關(guān)的技術(shù)文檔、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等，以促進(jìn)合作的順利進(jìn)行。2.政府部門及監(jiān)管機(jī)構(gòu)要求：按照國(guó)家法律法規(guī)及政府部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)的要求，在規(guī)定程序下，向其提供公司相關(guān)檔案，如稅務(wù)檔案、工商登記檔案、行業(yè)監(jiān)管所需資料等，配合政府部門的監(jiān)管工作。三、檔案利用流程（一）利用申請(qǐng)1.內(nèi)部利用公司員工因工作需要利用檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明利用檔案的目的、內(nèi)容、使用時(shí)間等信息。將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)申請(qǐng)的必要性和合理性進(jìn)行審查，并簽署審核意見(jiàn)。2.對(duì)外提供利用因合作單位需求或政府部門要求對(duì)外提供檔案時(shí)，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門或?qū)诠芾聿块T填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，并附上合作協(xié)議、政府部門文件等相關(guān)證明材料。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于涉及公司重要機(jī)密或敏感信息的檔案對(duì)外提供利用，需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）檔案調(diào)閱1.檔案管理人員收到經(jīng)審批的《檔案利用申請(qǐng)表》后，按照申請(qǐng)內(nèi)容，在檔案管理系統(tǒng)中檢索相關(guān)檔案信息，并確定檔案存放位置。2.根據(jù)利用者需求，及時(shí)從檔案庫(kù)房調(diào)出相應(yīng)檔案，核對(duì)檔案數(shù)量、完整性等情況，確保提供的檔案準(zhǔn)確無(wú)誤。（三）檔案查閱與使用1.檔案查閱利用者應(yīng)在檔案管理人員指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱，查閱過(guò)程中要保持安靜，愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。檔案管理人員應(yīng)在旁監(jiān)督，確保利用者按照規(guī)定查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。2.檔案使用如需復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容，利用者應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行操作。復(fù)印、拍照、摘錄的檔案內(nèi)容應(yīng)與原件一致，且不得用于與申請(qǐng)目的無(wú)關(guān)的其他用途。對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案，利用者如需使用電子存儲(chǔ)設(shè)備拷貝相關(guān)信息，必須經(jīng)過(guò)檔案管理人員的嚴(yán)格檢查，并對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行加密處理，確保信息安全。（四）檔案歸還1.利用完畢后，利用者應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員。檔案管理人員要認(rèn)真核對(duì)歸還檔案的數(shù)量、完整性及是否有損壞等情況。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，利用者應(yīng)立即報(bào)告檔案管理人員，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。檔案管理人員應(yīng)及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行修復(fù)或采取其他補(bǔ)救措施。四、檔案利用權(quán)限與限制（一）利用權(quán)限1.公司各級(jí)管理人員根據(jù)其職責(zé)范圍，具有相應(yīng)的檔案利用權(quán)限。部門負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱本部門及與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案；公司分管領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)查閱涉及分管業(yè)務(wù)領(lǐng)域的檔案；公司主要領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)查閱公司所有檔案。2.一般員工因工作需要，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可查閱其工作范圍內(nèi)相關(guān)的檔案。（二）利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)機(jī)密等敏感信息的檔案，嚴(yán)格限制查閱范圍和使用方式。未經(jīng)公司保密管理部門批準(zhǔn)，嚴(yán)禁對(duì)外泄露相關(guān)信息。2.歷史檔案中如有不宜公開(kāi)或可能對(duì)公司造成不良影響的內(nèi)容，需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)研究決定是否提供利用及利用范圍。3.檔案原件原則上不得外借，確因特殊情況需要外借的，必須經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理嚴(yán)格的外借手續(xù)，限定外借期限，按時(shí)歸還。外借期間，檔案管理人員要定期跟蹤檔案使用情況，確保檔案安全。五、檔案利用監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案利用過(guò)程進(jìn)行日常監(jiān)督，檢查利用者是否遵守檔案利用制度，檔案查閱、使用、歸還等環(huán)節(jié)是否規(guī)范操作。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，檢查檔案利用申請(qǐng)的合理性、檔案利用效率等指標(biāo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正檔案利用過(guò)程中存在的問(wèn)題。3.設(shè)立舉報(bào)渠道，接受公司員工對(duì)檔案利用過(guò)程中違規(guī)行為的舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)信息，檔案管理部門要及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并按照規(guī)定處理。（二）考核辦法1.將檔案利用制度執(zhí)行情況納入公司員工績(jī)效考核體系。對(duì)于嚴(yán)格遵守檔案利用制度、合理高效利用檔案并為公司工作提供有力支持的部門和員工，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)違反檔案利用制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。如因違規(guī)利用檔案導(dǎo)致公司檔案信息泄露、檔案損壞或丟失等，要追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，包括批評(píng)教育、經(jīng)濟(jì)處罰、行政處分等。六、檔案利用中的安全與保密措施（一）安全保障1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備完善的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)備，確保檔案存放環(huán)境安全。2.對(duì)檔案查閱地點(diǎn)進(jìn)行合理布局，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。查閱地點(diǎn)配備必要的監(jiān)控設(shè)備，對(duì)檔案利用過(guò)程進(jìn)行全程監(jiān)控。3.定期對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保存儲(chǔ)設(shè)備的正常運(yùn)行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失。（二）保密措施1.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，實(shí)行專人專管制度。檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.在檔案利用過(guò)程中，對(duì)機(jī)密檔案進(jìn)行加密處理，限制訪問(wèn)權(quán)限。利用者如需接觸機(jī)密檔案，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的身份認(rèn)證和審批流程。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平，防止因管理人員疏忽導(dǎo)致檔案信息泄露。七、電子檔案利用規(guī)定（一）電子檔案查閱1.利用者通過(guò)公司內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)查閱電子檔案。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的用戶認(rèn)證和權(quán)限管理功能，根據(jù)利用者的身份和權(quán)限，提供相應(yīng)的電子檔案查閱范圍。2.在查閱電子檔案時(shí)，利用者應(yīng)遵守系統(tǒng)操作規(guī)范，不得擅自更改電子檔案內(nèi)容或系統(tǒng)設(shè)置。如發(fā)現(xiàn)電子檔案存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向檔案管理人員報(bào)告。（二）電子檔案下載與存儲(chǔ)1.如需下載電子檔案，利用者應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照安全保密要求進(jìn)行操作。下載的電子檔案應(yīng)妥善保存，不得用于非法目的或泄露給無(wú)關(guān)人員。2.利用者如需將電子檔案存儲(chǔ)在個(gè)人電子設(shè)備中，必須對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行加密處理，并采取必要的安全防護(hù)措施，防止電子檔案被非法獲取或篡改。同時(shí)，要確保