PAGE城建檔案上墻制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司城建檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及城建檔案管理的部門、項(xiàng)目及人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司城建檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.及時(shí)歸檔原則：項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的各類檔案應(yīng)及時(shí)整理歸檔，不得積壓。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密規(guī)定，確保檔案信息安全。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司城建檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門和項(xiàng)目的檔案收集、整理、歸檔工作。3.負(fù)責(zé)公司城建檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的接收、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。4.負(fù)責(zé)檔案信息的開發(fā)利用，為公司各項(xiàng)工作提供檔案資料支持。5.定期對(duì)公司城建檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，不斷改進(jìn)檔案管理工作。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目城建檔案管理工作的組織和協(xié)調(diào)，確保檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。2.督促項(xiàng)目各部門及時(shí)收集、整理項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的各類檔案，并按要求移交檔案管理部門。3.對(duì)本項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性負(fù)責(zé)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案整理規(guī)范。3.負(fù)責(zé)檔案的保管和維護(hù)，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案安全。4.積極為檔案利用者提供服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。5.參與檔案的鑒定和銷毀工作，對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行登記和造冊(cè)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.工程勘察設(shè)計(jì)文件：包括工程地質(zhì)勘察報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件等。3.工程施工文件：包括施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)交底、工程變更通知、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。4.工程監(jiān)理文件：包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.工程竣工驗(yàn)收文件：包括工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程竣工備案表、工程質(zhì)量保修書等。6.其他與項(xiàng)目建設(shè)有關(guān)的文件：如項(xiàng)目照片、錄像資料、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議等。（二）收集要求1.各部門和項(xiàng)目應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集及時(shí)、完整。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案收集范圍，認(rèn)真收集項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的各類文件資料，不得遺漏。3.對(duì)收集到的檔案資料應(yīng)進(jìn)行初步審核，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，簽字蓋章齊全。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為工程前期文件、工程勘察設(shè)計(jì)文件、工程施工文件、工程監(jiān)理文件、工程竣工驗(yàn)收文件等類別。2.組卷：將同一類別的檔案按照一定的原則和方法組成案卷，案卷內(nèi)文件應(yīng)保持相對(duì)獨(dú)立和完整。3.編號(hào)：為每個(gè)案卷編制唯一的案卷號(hào)，便于檔案的管理和查找。4.編目：對(duì)案卷內(nèi)文件進(jìn)行編目，包括文件題名、日期、頁號(hào)、保管期限等，編制卷內(nèi)目錄。5.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保案卷整齊、牢固。四、檔案歸檔與移交（一）歸檔時(shí)間1.項(xiàng)目前期文件應(yīng)在項(xiàng)目立項(xiàng)后及時(shí)歸檔。2.工程勘察設(shè)計(jì)文件應(yīng)在設(shè)計(jì)文件審查通過后歸檔。3.工程施工文件應(yīng)隨工程進(jìn)度同步歸檔，每月底集中移交檔案管理部門。4.工程監(jiān)理文件應(yīng)在監(jiān)理工作結(jié)束后及時(shí)歸檔，并移交檔案管理部門。5.工程竣工驗(yàn)收文件應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收合格后一個(gè)月內(nèi)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，案卷質(zhì)量達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.歸檔的檔案應(yīng)編制詳細(xì)的歸檔清單，清單內(nèi)容包括案卷號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等。3.檔案移交時(shí)應(yīng)辦理交接手續(xù)，交接雙方應(yīng)在交接清單上簽字確認(rèn)。（三）移交程序1.項(xiàng)目各部門在檔案整理完畢后，填寫檔案移交清單，將檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)通知移交部門進(jìn)行整改。3.審核通過后，檔案管理部門接收檔案，并在移交清單上簽字蓋章。五、檔案保管與保護(hù)（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜存放，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。（三）保管期限1.城建檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程竣工備案表等。3.長期保管的檔案主要包括工程勘察設(shè)計(jì)文件、工程施工文件、工程監(jiān)理文件等，保管期限為卷內(nèi)文件應(yīng)保持相對(duì)獨(dú)立和完整。3.編號(hào)：為每個(gè)案卷編制唯一的案卷號(hào)，便于檔案的管理和查找（此處重復(fù)，可刪除）。4.編目：對(duì)案卷內(nèi)文件進(jìn)行編目，包括文件題名、日期、頁號(hào)、保管期限等，編制卷內(nèi)目錄。5.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保案卷整齊、牢固。四、檔案歸檔與移交（一）歸檔時(shí)間1.項(xiàng)目前期文件應(yīng)在項(xiàng)目立項(xiàng)后及時(shí)歸檔。2.工程勘察設(shè)計(jì)文件應(yīng)在設(shè)計(jì)文件審查通過后歸檔。3.工程施工文件應(yīng)隨工程進(jìn)度同步歸檔，每月底集中移交檔案管理部門。4.工程監(jiān)理文件應(yīng)在監(jiān)理工作結(jié)束后及時(shí)歸檔，并移交檔案管理部門。5.工程竣工驗(yàn)收文件應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收合格后一個(gè)月內(nèi)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，案卷質(zhì)量達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.歸檔的檔案應(yīng)編制詳細(xì)的歸檔清單，清單內(nèi)容包括案卷號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等。3.檔案移交時(shí)應(yīng)辦理交接手續(xù)，交接雙方應(yīng)在交接清單上簽字確認(rèn)。（三）移交程序1.項(xiàng)目各部門在檔案整理完畢后，填寫檔案移交清單，將檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)通知移交部門進(jìn)行整改。3.審核通過后，檔案管理部門接收檔案，并在移交清單上簽字蓋章。五、檔案保管與保護(hù)（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜存放，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。（三）保管期限1.城建檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程竣工備案表等。3.長期保管的檔案主要包括工程勘察設(shè)計(jì)文件、工程施工文件、工程監(jiān)理文件等，保管期限為20年。4.短期保管的檔案主要包括項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的一般性文件資料，保管期限為5年。（四）檔案保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞或泄密。六、檔案查閱與利用（一）查閱范圍公司內(nèi)部人員因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的城建檔案。（二）查閱程序1.查閱人填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合查閱條件的，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。(三)借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案。4.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。（四）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極為檔案利用者提供服務(wù)，根據(jù)利用者的需求，及時(shí)提供檔案資料。2.對(duì)重要檔案的利用，檔案管理部門可根據(jù)實(shí)際情況，提供復(fù)印件或電子文檔。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。(三)鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.檔案的保管期限是否合理。3.檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)