PAGE檔案管理制度2015一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項(xiàng)活動中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等進(jìn)行分類，便于管理和查找。3.保密性原則：對涉及公司機(jī)密的檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。4.方便利用原則：建立健全檔案檢索體系，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等工作。3.建立檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案查詢和利用。4.對檔案的借閱、查閱進(jìn)行登記和管理，確保檔案的安全和完整。5.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織銷毀。6.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，將重要檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并進(jìn)行維護(hù)和管理。7.組織開展檔案宣傳、教育和培訓(xùn)工作，提高員工的檔案意識。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期向綜合管理部移交。2.明確一名檔案兼職管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，確保檔案資料的及時(shí)收集和妥善保管。3.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，配合綜合管理部做好檔案管理工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議、審計(jì)報(bào)告等。2.公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料，包括合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表、項(xiàng)目文檔、客戶資料等。3.公司行政管理活動中形成的文件材料，如公文、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。4.公司財(cái)務(wù)活動中形成的文件材料，如會計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。5.公司人力資源管理活動中形成的文件材料，如員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核等。6.公司技術(shù)研發(fā)活動中形成的文件材料，如技術(shù)方案、研發(fā)報(bào)告、專利申請等。7.公司對外宣傳、文化建設(shè)等活動中形成的文件材料，如宣傳資料、活動照片、視頻等。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.對于重要文件材料，應(yīng)進(jìn)行原件收集；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存處。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，紙張質(zhì)量符合檔案保存要求。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等進(jìn)行分類，一般分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財(cái)務(wù)管理類、人力資源管理類、技術(shù)研發(fā)類、企業(yè)文化類等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的分類與編號（一）分類1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等文件材料，公司公文、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、證照等。2.業(yè)務(wù)管理類：包括公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中形成的合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表、項(xiàng)目文檔、客戶資料等。3.財(cái)務(wù)管理類：包括會計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.人力資源管理類：包括員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核、薪酬福利等。5.技術(shù)研發(fā)類：包括技術(shù)方案、研發(fā)報(bào)告、專利申請、技術(shù)圖紙等。6.企業(yè)文化類：包括公司宣傳資料、活動照片、視頻音頻、企業(yè)文化建設(shè)資料等。（二）編號1.檔案編號采用“全宗號年度類別順序號”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號：暫定為[公司名稱首字母縮寫]，代表公司檔案全宗。3.年度：采用公元紀(jì)年，如“2015”表示2015年度形成的檔案。4.類別：按照上述分類方法，用兩位數(shù)字表示，如“01”表示行政管理類，“02”表示業(yè)務(wù)管理類等。5.順序號：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號。例如：[公司名稱首字母縮寫]201501001，表示2015年度行政管理類的第一份檔案。五、檔案的保管（一）保管場所1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。3.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為15年以下（含15年）。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序排列上架，存放整齊，便于查找。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)與原存儲介質(zhì)分開存放，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。備份存儲介質(zhì)應(yīng)標(biāo)明檔案名稱、年度、類別、備份日期等信息。3.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。5.對機(jī)密檔案應(yīng)單獨(dú)存放，嚴(yán)格限制查閱范圍，并采取必要的保密措施。六、檔案的利用（一）借閱1.因工作需要查閱檔案的，須填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱時(shí)間等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部審批。2.綜合管理部根據(jù)審批意見，為借閱人辦理檔案借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記薄》，記錄借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、編號、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。3.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等，不得擅自復(fù)制檔案。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。5.借閱機(jī)密檔案的，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，借閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得帶出公司。（二）查閱1.公司員工因工作需要查閱檔案的，可直接到綜合管理部檔案查閱室查閱。查閱時(shí)，綜合管理部檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱室。2.外單位人員查閱公司檔案的，須持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱范圍等內(nèi)容，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)在綜合管理部檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制檔案。（三）檔案利用的監(jiān)督1.綜合管理部應(yīng)定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用動態(tài)，為公司決策提供參考依據(jù)。2.對檔案利用過程中出現(xiàn)的違規(guī)行為，綜合管理部應(yīng)及時(shí)制止，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合管理部應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否已失去保存價(jià)值。2.檔案鑒定工作應(yīng)由綜合管理部牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組，對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，結(jié)合公司實(shí)際情況，對檔案的保管期限進(jìn)行重新審定。對已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，由綜合管理部編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、年度、類別、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部組織實(shí)施銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.將公司重要檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步管理。（二）數(shù)字化處理1.對公司具有保存價(jià)值的檔案資料進(jìn)行全面梳理，確定數(shù)字化處理的范圍和順序。2.按照檔案整理的要求，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，確保掃描圖像清晰可讀。3.對掃描后的電子圖像進(jìn)行圖像處理，包括去噪、去污、裁剪、糾偏等操作，提高圖像質(zhì)量。4.對電子圖像進(jìn)行命名和分類，按照檔案編號規(guī)則進(jìn)行命名，確保電子圖像與紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)，并按照檔案分類方法進(jìn)行分類存儲。（三）電子檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)1.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，對數(shù)字化檔案進(jìn)行集中存儲和管理。電子檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱、審批等功能，方便檔案的利用和管理。2.對電子檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行定期備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)與原存儲介質(zhì)分開存放，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。備份存儲介質(zhì)應(yīng)標(biāo)明檔案名稱、年度、類別、備份日期等信息。3.加強(qiáng)電子檔案數(shù)據(jù)庫的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，對不同用戶授予不同的訪問權(quán)限，防止電子檔案信息泄露。（四）檔案信息化管理要求1.