PAGE職工檔案管理規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強公司職工檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司人力資源管理水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及國家有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司全體職工檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司職工檔案由人力資源部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性。2.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，規(guī)范檔案管理工作。3.保密原則：對職工檔案中的個人信息嚴格保密，防止信息泄露。4.服務(wù)利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為公司人力資源管理、職工個人發(fā)展等提供服務(wù)。二、檔案內(nèi)容（一）履歷材料1.職工個人基本情況登記表，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、學歷、學位、參加工作時間、工作經(jīng)歷等。2.職工履歷表，詳細記錄職工的工作經(jīng)歷，包括工作單位、職務(wù)、任職時間等。3.職工自傳及相關(guān)補充材料。（二）自傳材料職工撰寫的反映個人成長經(jīng)歷、思想變化等情況的自傳材料，以及對自傳的補充說明材料。（三）鑒定、考核、考察材料1.職工年度考核登記表、考核評語及結(jié)果。2.職工晉升、競聘等考察材料，包括考察報告、民主測評結(jié)果等。3.職工獎懲鑒定材料，包括獎勵決定、處分決定及相關(guān)證明材料。（四）學歷學位、培訓和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.學歷學位證書復(fù)印件、學歷認證報告。2.參加各類培訓的結(jié)業(yè)證書、培訓記錄等。3.《專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表》、專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任文件、職稱證書等。（五）政審材料1.入黨、入團志愿書及相關(guān)審批材料。2.政治歷史情況審查材料，包括審查結(jié)論、調(diào)查報告等。（六）黨團材料1.黨員、團員登記表、組織關(guān)系介紹信及轉(zhuǎn)移記錄。2.黨團組織生活記錄、參加黨內(nèi)活動的證明材料等。（七）工資、任免、出國（境）等材料1.工資變動審批表、工資條等工資相關(guān)材料。2.職工任免文件、職務(wù)變動通知等。3.職工出國（境）審批表、護照復(fù)印件等出國（境）相關(guān)材料。（八）其他可供組織參考的材料1.職工個人獲獎證書、榮譽稱號證書復(fù)印件。2.職工發(fā)表的論文、著作等材料。3.職工在工作中取得的重要成果、發(fā)明創(chuàng)造等相關(guān)材料。三、檔案收集與整理（一）收集1.人力資源部門負責定期收集職工檔案材料，各部門應(yīng)積極配合，及時將涉及職工的相關(guān)材料移交人力資源部門。2.職工個人應(yīng)主動向人力資源部門提交本人需要歸檔的材料，如學歷學位證書原件、獲獎證書等。3.對于新入職職工，人力資源部門應(yīng)在入職一個月內(nèi)收集其完整的檔案材料。（二）整理1.人力資源部門檔案管理人員按照檔案內(nèi)容分類標準對收集到的材料進行整理。2.每份材料應(yīng)保持完整、清潔，如有破損、褪色等情況，應(yīng)進行修補或復(fù)制。3.材料應(yīng)按照形成時間順序排列，同一類材料按照重要程度排列。4.為每份材料編寫頁碼，并填寫檔案材料目錄，目錄應(yīng)包括序號、材料名稱、日期、頁數(shù)等信息。四、檔案保管（一）保管場所1.公司設(shè)立專門的檔案庫房用于存放職工檔案，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品等。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，每個檔案柜應(yīng)標明存放類別和序號。3.對電子檔案應(yīng)進行備份，并存儲于安全的存儲設(shè)備中，定期進行檢查和維護。4.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確需進入的，應(yīng)經(jīng)人力資源部門負責人批準，并進行登記。五、檔案借閱與查閱（一）借閱1.因工作需要借閱職工檔案的，應(yīng)填寫《職工檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱時間、借閱人等信息。2.借閱申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報人力資源部門負責人審批。3.檔案管理人員根據(jù)審批結(jié)果辦理借閱手續(xù)，借閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得轉(zhuǎn)借他人。（二）查閱1.公司內(nèi)部人員查閱職工檔案，應(yīng)填寫《職工檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報人力資源部門負責人審批。2.檔案管理人員應(yīng)在指定地點提供檔案查閱服務(wù)，查閱人不得將檔案帶出指定地點。3.查閱檔案時，應(yīng)保持檔案整潔，不得在檔案上圈劃、批注、污損。4.涉及職工個人隱私的檔案材料，未經(jīng)職工本人同意，不得查閱。六、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.職工離職、退休、調(diào)動工作等需要轉(zhuǎn)遞檔案的，人力資源部門應(yīng)及時辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)根據(jù)職工的實際情況，按照規(guī)定的程序進行。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.人力資源部門檔案管理人員根據(jù)職工轉(zhuǎn)遞檔案的申請，開具《職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單》。2.將檔案材料進行整理、核對，確保檔案材料完整、準確。3.在檔案袋上密封并加蓋騎縫章，通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞綄n案轉(zhuǎn)遞給接收單位。4.檔案管理人員應(yīng)及時跟蹤檔案轉(zhuǎn)遞情況，確保檔案安全送達接收單位，并要求接收單位在《職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)上簽字蓋章后返回。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立公司職工檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應(yīng)及時將職工檔案材料的電子信息錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.定期對信息化管理系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進行維護，更新職工基本信息、檔案材料等。（三）系統(tǒng)安全與保密1.加強信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。2.定期對系統(tǒng)進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。3.對涉及職工個人隱私的電子數(shù)據(jù)，嚴格保密，不得隨意傳播。八、檔案管理人員職責（一）檔案管理職責1.負責公司職工檔案的收集、整理、保管、借閱、查閱、轉(zhuǎn)遞等日常管理工作。2.嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度，確保檔案管理工作規(guī)范、有序進行。3.定期對檔案進行清查、核對，保證檔案的完整性和準確性。（二）保密職責1.嚴格遵守保密制度，對職工檔案中的個人信息嚴格保密。2.不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容，不得私自復(fù)制、傳播檔案材料。3.在檔案管理工作中，如發(fā)現(xiàn)檔案信息有泄露風險，應(yīng)及時采取措施進行處理。（三）培訓與學習職責1.積極參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。2.關(guān)注檔案管理領(lǐng)域的新政策、新技術(shù)，學習先進的管理經(jīng)驗，推動公司檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制公司建立檔案管理監(jiān)督機制，人力資源部門定期對檔案管理工作進行自查，接受公司內(nèi)部審計部門的監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、借閱、查閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)。2.檔案管理工作的規(guī)范性，如檔案材料的分類、編號、目錄編制等。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運行情況，包括數(shù)據(jù)錄入、維護、安全等方面。（三）問題整改對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，人力資源部門應(yīng)及時制定整改措施，明確整改責任人和整改期限，確保