PAGE完善食堂會(huì)計(jì)檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司食堂會(huì)計(jì)檔案管理，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司食堂的會(huì)計(jì)檔案管理工作，包括食堂財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的各種會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告以及其他會(huì)計(jì)資料。（三）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理。公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)食堂會(huì)計(jì)檔案的統(tǒng)一管理，各食堂相關(guān)崗位應(yīng)按照職責(zé)分工，做好會(huì)計(jì)檔案的具體管理工作。2.依法合規(guī)。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保會(huì)計(jì)檔案管理工作合法、規(guī)范。3.完整準(zhǔn)確。保證會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容真實(shí)、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，能夠全面反映食堂的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果。4.安全保密。采取有效措施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全，防止會(huì)計(jì)檔案被篡改、損壞、丟失或泄露。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證：包括食堂采購(gòu)發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、領(lǐng)料單、入庫(kù)單等各種與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相關(guān)的原始單據(jù)。2.記賬憑證：根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)分錄憑證。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬：按照會(huì)計(jì)科目分類登記的，全面反映食堂經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細(xì)賬：按照明細(xì)科目分類登記的，詳細(xì)記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，如庫(kù)存商品明細(xì)賬、往來賬款明細(xì)賬等。3.日記賬：包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間順序逐日逐筆登記。4.輔助賬簿：如固定資產(chǎn)臺(tái)賬、低值易耗品臺(tái)賬等，用于補(bǔ)充記錄特定經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度財(cái)務(wù)報(bào)表：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等，反映食堂月度財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果。2.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：包括年度資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表以及附注等，全面反映食堂年度財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量情況。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行對(duì)賬單：食堂銀行賬戶的收支明細(xì)記錄。2.銀行存款余額調(diào)節(jié)表：用于核對(duì)銀行存款日記賬與銀行對(duì)賬單余額差異的調(diào)節(jié)表。3.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)：記錄會(huì)計(jì)檔案移交情況的清單。4.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)：記錄會(huì)計(jì)檔案保管情況的清單。5.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)：記錄會(huì)計(jì)檔案銷毀情況的清單。6.其他與食堂財(cái)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的重要資料，如財(cái)務(wù)分析報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等。三、會(huì)計(jì)檔案的收集與整理（一）收集要求1.各崗位人員應(yīng)及時(shí)將各自工作中形成的會(huì)計(jì)檔案資料收集齊全，不得遺漏。2.對(duì)于外來的會(huì)計(jì)檔案資料，如發(fā)票、收據(jù)等，應(yīng)在收到后及時(shí)進(jìn)行登記，并妥善保管。（二）整理方法1.會(huì)計(jì)憑證的整理按照記賬憑證的編號(hào)順序，將原始憑證附在相應(yīng)的記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明所附原始憑證的張數(shù)。對(duì)于紙張規(guī)格不一致的原始憑證，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。將整理好的會(huì)計(jì)憑證，按照月份順序排列，每本憑證厚度應(yīng)適中，一般不超過2厘米。2.會(huì)計(jì)賬簿的整理拆除賬簿的封皮、封底，將賬頁(yè)取出。檢查賬頁(yè)是否有破損、缺頁(yè)等情況，如有應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)或更換。按照賬簿的種類和編號(hào)順序，將賬頁(yè)重新裝訂成冊(cè)，并在每?jī)?cè)賬頁(yè)的首頁(yè)和末頁(yè)分別貼上封面和封底。在封面上注明賬簿名稱（如總賬、明細(xì)賬等）、年度、月份、冊(cè)數(shù)等信息。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的整理將月度和年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告按照順序整理，加上封面和封底。在封面上注明報(bào)告名稱、年度、月份、單位名稱等信息。4.其他會(huì)計(jì)資料的整理銀行對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等應(yīng)按照時(shí)間順序整理，并裝訂成冊(cè)。會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)等應(yīng)按照規(guī)定格式填寫，并加蓋相關(guān)人員印章。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿保管期限為30年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告中，月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管。其他會(huì)計(jì)資料的保管期限按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)立專門的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別、年度、月份等順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。（三）保管要求1.建立健全會(huì)計(jì)檔案保管制度，明確專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的保管工作。2.定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保會(huì)計(jì)檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房，確需查閱、借閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.會(huì)計(jì)檔案保管人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理和核對(duì)，防止會(huì)計(jì)檔案丟失、混亂或損壞。五、會(huì)計(jì)檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.外部單位查閱會(huì)計(jì)檔案，需持有單位介紹信，并經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，填寫查閱申請(qǐng)表。查閱申請(qǐng)表應(yīng)注明查閱單位名稱、查閱人員姓名、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。3.查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將會(huì)計(jì)檔案帶出保管庫(kù)房或進(jìn)行拍照、復(fù)印、拷貝等操作。如需復(fù)印或拷貝會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱手續(xù)1.公司內(nèi)部人員借閱會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息。借閱申請(qǐng)表應(yīng)提交給會(huì)計(jì)檔案保管人員，由保管人員進(jìn)行登記，并按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。2.外部單位借閱會(huì)計(jì)檔案，需持有單位介紹信，并經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，填寫借閱申請(qǐng)表。借閱申請(qǐng)表應(yīng)提交給會(huì)計(jì)檔案保管人員，由保管人員進(jìn)行登記，并按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的會(huì)計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在會(huì)計(jì)檔案上涂改、標(biāo)記、拆封等。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還會(huì)計(jì)檔案，由保管人員進(jìn)行核對(duì)和注銷登記。（三）利用登記會(huì)計(jì)檔案保管人員應(yīng)對(duì)查閱、借閱會(huì)計(jì)檔案的情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）單位名稱及人員姓名、查閱（借閱）內(nèi)容、查閱（借閱）目的、歸還日期等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證外，可以按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.對(duì)于保管期滿但涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要信息的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)保管，不得銷毀。（二）銷毀程序1.由公司財(cái)務(wù)部門提出會(huì)計(jì)檔案銷毀申請(qǐng)，填寫會(huì)計(jì)檔案銷毀申請(qǐng)表，注明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等信息，并附上需銷毀會(huì)計(jì)檔案的清單。2.公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審核，簽署意見后報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)部門會(huì)同檔案管理部門共同組織會(huì)計(jì)檔案銷毀工作。銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀前對(duì)擬銷毀的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保銷毀的會(huì)計(jì)檔案與銷毀清單一致。4.銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保會(huì)計(jì)檔案無法恢復(fù)。銷毀過程中，監(jiān)銷人員應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章。5.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)一式三份，分別由財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門和公司留存歸檔。會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括銷毀日期、銷毀