PAGE學(xué)校檔案移交進(jìn)館制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，確保學(xué)校檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的保管、利用和移交進(jìn)館，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各單位在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)校綜合檔案室負(fù)責(zé)全校檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。各部門、各單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理和移交工作，并接受學(xué)校綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。2.完整準(zhǔn)確原則各部門、各單位應(yīng)按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，及時(shí)、全面、系統(tǒng)地收集本部門、本單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的檔案，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。3.安全保密原則學(xué)校檔案工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)安全保密的法律法規(guī)，確保檔案的安全保管和利用。對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。4.便于利用原則學(xué)校檔案工作應(yīng)充分考慮檔案利用的需求，建立健全檔案管理制度和檢索體系，提高檔案的利用效率，為學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等工作提供有效的服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）學(xué)校綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案工作規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全校檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，對各部門、各單位檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。3.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，建立健全檔案信息資源共享平臺(tái)。4.負(fù)責(zé)學(xué)校檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全。5.組織開展檔案編研工作，編輯出版檔案資料，為學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等工作提供參考依據(jù)。6.負(fù)責(zé)學(xué)校檔案的移交進(jìn)館工作，按照國家有關(guān)規(guī)定，定期將學(xué)校檔案移交至檔案館，并做好交接手續(xù)。（二）各部門、各單位職責(zé)1.貫徹執(zhí)行學(xué)校檔案工作規(guī)章制度，指定專人負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理和移交工作。2.按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，及時(shí)、全面、系統(tǒng)地收集本部門、本單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的檔案，并進(jìn)行分類整理，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。3.負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的臨時(shí)保管，做好檔案的安全保密工作，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.定期將本部門、本單位整理好的檔案移交至學(xué)校綜合檔案室，并辦理移交手續(xù)。5.積極配合學(xué)校綜合檔案室開展檔案信息化建設(shè)，提供本部門、本單位的電子檔案數(shù)據(jù)，并協(xié)助做好檔案數(shù)字化處理工作。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍學(xué)校各部門、各單位應(yīng)按照以下范圍收集檔案：1.黨群工作類：包括學(xué)校黨委、紀(jì)委、工會(huì)、團(tuán)委等組織在工作中形成的文件材料。2.行政管理類：包括學(xué)校行政機(jī)關(guān)在行政管理工作中形成的文件材料。3.教學(xué)管理類：包括學(xué)校教學(xué)管理部門在教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)改革、教學(xué)評(píng)估、學(xué)籍管理、考試管理等工作中形成的文件材料。4.學(xué)生管理類：包括學(xué)校學(xué)生管理部門在招生、就業(yè)、學(xué)生思想政治教育、學(xué)生獎(jiǎng)懲等工作中形成的文件材料。5.科學(xué)研究類：包括學(xué)校科研管理部門在科研項(xiàng)目申報(bào)、立項(xiàng)、研究過程、成果鑒定、推廣應(yīng)用等工作中形成的文件材料。6.財(cái)務(wù)管理類：包括學(xué)校財(cái)務(wù)部門在財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)核算、資金管理等工作中形成的文件材料。7.后勤管理類：包括學(xué)校后勤管理部門在校園建設(shè)、物業(yè)管理、物資采購、餐飲服務(wù)等工作中形成的文件材料。8.儀器設(shè)備類：包括學(xué)校儀器設(shè)備管理部門在儀器設(shè)備購置、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、報(bào)廢等工作中形成的文件材料。9.基本建設(shè)類：包括學(xué)?；窘ㄔO(shè)管理部門在校園規(guī)劃、建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等工作中形成的文件材料。10.聲像檔案類：包括學(xué)校在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像材料。11.電子檔案類：包括學(xué)校各部門、各單位在工作中形成的電子文件、數(shù)據(jù)等。（二）檔案收集要求1.各部門、各單位應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集工作。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)、全面、系統(tǒng)地收集本部門、本單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的檔案，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。3.對收集到的檔案，應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無用的文件材料，并按照檔案分類方案進(jìn)行分類。4.對重要的檔案，應(yīng)進(jìn)行備份，確保檔案的安全。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的要求，便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）檔案整理方法1.文書檔案整理文書檔案應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理。具體步驟如下：收集齊全本年度的文件材料，并進(jìn)行分類。按照保管期限將文件材料分為永久、長期、短期三類。按照機(jī)構(gòu)（問題）將文件材料分為黨群工作、行政管理、教學(xué)管理、學(xué)生管理、科學(xué)研究、財(cái)務(wù)管理、后勤管理、儀器設(shè)備、基本建設(shè)等類別。對每一類文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂，形成案卷。將整理好的案卷按照分類方案進(jìn)行排列上架。2.科技檔案整理科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目進(jìn)行分類整理。具體步驟如下：收集齊全項(xiàng)目在研究、設(shè)計(jì)、施工、生產(chǎn)等過程中形成的文件材料，并進(jìn)行分類。按照項(xiàng)目的不同階段將文件材料分為項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目施工文件、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件、項(xiàng)目科研成果文件等類別。對每一類文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂，形成案卷。將整理好的案卷按照項(xiàng)目進(jìn)行排列上架。3.會(huì)計(jì)檔案整理會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)年度進(jìn)行分類整理。具體步驟如下：收集齊全本年度的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等文件材料，并進(jìn)行分類。按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別將文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂，形成案卷。將整理好的案卷按照會(huì)計(jì)年度進(jìn)行排列上架。4.聲像檔案整理聲像檔案應(yīng)按照載體形式、時(shí)間順序進(jìn)行分類整理。具體步驟如下：收集齊全照片、錄音、錄像等聲像材料，并進(jìn)行分類。按照載體形式將聲像材料分為照片、錄音帶、錄像帶等類別。按照時(shí)間順序?qū)γ恳活惵曄癫牧线M(jìn)行編號(hào)、編目，并注明拍攝（錄制）時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。將整理好的聲像材料按照分類方案進(jìn)行排列上架。5.電子檔案整理電子檔案應(yīng)按照文件類別、時(shí)間順序進(jìn)行分類整理。具體步驟如下：收集齊全電子文件，并進(jìn)行分類。按照文件類別將電子文件分為文書文件、科技文件、會(huì)計(jì)文件、聲像文件等類別。按照時(shí)間順序?qū)γ恳活愲娮游募M(jìn)行編號(hào)、編目，并注明文件名稱、日期、來源等信息。將整理好的電子文件按照分類方案進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。四、檔案保管與保護(hù)（一）檔案保管要求1.學(xué)校綜合檔案室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防盜設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防鼠設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行排列上架，便于查找和利用。4.對重要的檔案，應(yīng)進(jìn)行專柜保管，并采取必要的安全防護(hù)措施。（二）檔案保護(hù)措施1.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。3.對電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并采取必要的安全防護(hù)措施，防止電子檔案的丟失、損壞和泄密。4.對聲像檔案，應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保聲像檔案的質(zhì)量。5.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房管理制度，防止檔案的丟失、損壞和泄密。五、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校檔案工作規(guī)章制度為依據(jù)，對檔案進(jìn)行鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。3.遵循保密原則，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行鑒定和處理。（二）檔案鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門、各單位檔案工作負(fù)責(zé)人等為成員。檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織開展檔案鑒定工作。（三）檔案鑒定方法1.直接鑒定法檔案鑒定人員應(yīng)逐件審查檔案，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面的情況，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。2.分析比較法檔案鑒定人員應(yīng)將待鑒定的檔案與同類檔案進(jìn)行分析比較，找出其異同點(diǎn)，從而準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。3.效益評(píng)估法檔案鑒定人員應(yīng)從檔案的利用效益、社會(huì)效益等方面進(jìn)行評(píng)估，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（四）檔案鑒定程序1.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，并組織檔案鑒定人員學(xué)習(xí)。2.檔案鑒定人員按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，對檔案進(jìn)行逐件審查，提出鑒定意見。3.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組對檔案鑒定人員提出的鑒定意見進(jìn)行審核，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。4.對確定銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。5.經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由學(xué)校綜合檔案室組織實(shí)施檔案銷毀工作，并在檔案銷毀清冊上簽字。（五）檔案銷毀要求1.檔案銷毀工作應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。2.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息的徹底銷毀。3.檔案銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀清冊上注明銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字。4.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。六、檔案統(tǒng)計(jì)與檢索（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.學(xué)校綜合檔案室應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、全面，定期向上級(jí)主管部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)作為學(xué)校檔案工作決策和管理的重要依據(jù)。（二）檔案檢索1.學(xué)校綜合檔案室應(yīng)建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，如案卷目錄、全宗指南、分類目錄、主題目錄、專題目錄等，便于檔案的查找和利用。2.檔案檢索工具應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行編制，并定期進(jìn)行更新和維護(hù)。3.學(xué)校綜合檔案室應(yīng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立檔案信息資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線檢索和利用。七、檔案利用與服務(wù)（一）檔案利用原則1.依法利用原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校檔案工作規(guī)章制度，確保檔案利用的合法性。2.服務(wù)為本原則檔案利用應(yīng)堅(jiān)持服務(wù)為本的宗旨，為學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等工作提供有效的服務(wù)。3.安全保密原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)安全保密的法律法規(guī)，確保檔案的安全保管和利用。對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。（二）檔案利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部人員利用學(xué)校內(nèi)部人員因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可以查閱、借閱本部門、本單位的檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱、借閱登記表，并經(jīng)本部門、本單位負(fù)責(zé)人簽字同意。2.校外單位利用校外單位因工作需要查閱、借閱學(xué)校檔案，應(yīng)提前向?qū)W校綜合檔案室提出申請，并提交單位介紹信、查閱、借閱檔案的目的和范圍等材料。經(jīng)學(xué)校綜合檔案室審核同意后，填寫檔案查閱、借閱登記表，并經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。3.社會(huì)利用社會(huì)利用學(xué)校檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。具體辦法另行制定。（三）檔案利用方式1.查閱學(xué)校內(nèi)部人員和校外單位人員因工作需要查閱檔案，可以到學(xué)校綜合檔案室查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案查閱室。2.借閱學(xué)校內(nèi)部人員和校外單位人員因工作需要借閱檔案，可以辦理借閱手續(xù)。借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。3.復(fù)制學(xué)校內(nèi)部人員和校外單位人員因工作需要復(fù)制檔案，可以辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行收費(fèi)。（四）檔案利用服務(wù)1.學(xué)校綜合檔案室應(yīng)積極為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供檔案信息。2.檔案利用者在利用檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或需要幫助，學(xué)校綜合檔案室應(yīng)及時(shí)給予解答和指導(dǎo)。3.學(xué)校綜合檔案室應(yīng)定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷改進(jìn)檔案利用服務(wù)工作。八、檔案移交進(jìn)館（一）移交進(jìn)館范圍學(xué)校應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，定期將學(xué)校檔案移交至檔案館。移交進(jìn)館的檔案范圍包括：1.具有永久保存價(jià)值的檔案。2.學(xué)校歷史上形成的重要檔案。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案。4.其他需要移交進(jìn)館的檔案。（二）移交進(jìn)館時(shí)間學(xué)校應(yīng)在每年的[具體