PAGE根據(jù)檔案管理制度[公司/組織名稱]檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實完整原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織各項工作的歷史過程和實際情況，確保檔案的真實性和完整性。3.分類科學(xué)原則：根據(jù)檔案的形成規(guī)律和特點，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進行分類，便于管理和查找。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)遵循方便利用的原則，建立健全檔案檢索體系，提高檔案的利用效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以公司/組織負(fù)責(zé)人為組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)公司/組織檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問題。（二）綜合管理部門綜合管理部門是公司/組織檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實施公司/組織檔案管理制度；負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等日常工作；指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作；組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動。（三）各部門兼職檔案員各部門指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，并協(xié)助綜合管理部門做好檔案管理的其他相關(guān)工作。兼職檔案員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，如有變動應(yīng)及時報綜合管理部門備案。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.公司/組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種載體的材料，均屬收集范圍。2.具體包括但不限于以下幾類：行政管理類：公司/組織的各類文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)報表等。業(yè)務(wù)管理類：項目文件、合同協(xié)議、市場調(diào)研資料、客戶檔案、生產(chǎn)技術(shù)文件等?；窘ㄔO(shè)類：工程規(guī)劃、設(shè)計圖紙、施工文件、竣工驗收資料等?？蒲虚_發(fā)類：科研項目立項報告、研究成果報告、實驗數(shù)據(jù)等。設(shè)備儀器類：設(shè)備采購合同、使用說明書、維修記錄等。會計檔案類：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。聲像檔案類：照片、錄音、錄像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案形成的規(guī)律和特點，及時收集本部門在工作活動中產(chǎn)生的各類檔案材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，簽字蓋章手續(xù)齊全，字跡清晰，載體完好。3.對歸檔的電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進行有效的備份存儲。（三）歸檔時間1.當(dāng)年形成的檔案，在次年上半年完成歸檔工作。2.對于重大活動、重要項目等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后及時歸檔。（四）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對收集到的檔案材料進行初步整理，按照分類方案進行分類、編號，編制檔案目錄。2.整理完畢后，將檔案材料移交綜合管理部門。綜合管理部門檔案管理人員對移交的檔案進行審核，對不符合要求的檔案，退回原部門進行補充完善。3.審核通過后，檔案管理人員將檔案進行正式整理、編目、上架，建立檔案檢索體系。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法根據(jù)公司/組織檔案的實際情況，采用年度機構(gòu)（問題）保管期限分類法進行分類。1.年度：按照文件形成的年度進行分類。2.機構(gòu)（問題）：按照公司/組織的內(nèi)部機構(gòu)或問題進行分類。3.保管期限：根據(jù)檔案的保存價值，將檔案劃分為永久、定期（[X]年、[X]年）三種保管期限。（三）編號規(guī)則1.檔案編號采用“全宗號年度保管期限流水號”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號：由綜合管理部門統(tǒng)一編制，代表公司/組織檔案的整體編號。3.年度：采用公元紀(jì)年，用四位數(shù)字表示，如“20XX”。4.保管期限：分別用“永久”“長期”“短期”表示。5.流水號：按照檔案整理的先后順序依次編號，用四位數(shù)字表示，不足四位的前面補零。（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。2.案卷目錄應(yīng)包括案卷號、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等項目。3.卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包括順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等項目。4.編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于查找和利用。五、檔案的保管（一）保管場所1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）檔案裝具1.檔案應(yīng)存放在符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。2.對特殊載體的檔案，如聲像檔案、電子檔案等，應(yīng)采用專門的保管設(shè)備進行保管，并做好標(biāo)識和防護措施。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。發(fā)現(xiàn)檔案有破損、變質(zhì)等情況時，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)或復(fù)制。2.對電子檔案應(yīng)定期進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)定期對電子檔案進行維護和更新，確保其可讀性和可用性。3.嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自進入檔案庫房。檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫房的安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司/組織的實際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.鑒定檔案時，應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進行綜合分析，判斷其保存價值。（三）鑒定程序1.檔案管理人員對到期檔案進行初步整理，提出銷毀意見，填寫《檔案鑒定銷毀清冊》。2.檔案鑒定小組對《檔案鑒定銷毀清冊》進行審核，確定銷毀檔案的范圍和數(shù)量。3.經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，對擬銷毀的檔案進行銷毀。（四）銷毀方法1.對紙質(zhì)檔案采用焚燒或粉碎等方法進行銷毀。2.對電子檔案應(yīng)進行徹底刪除，并在存儲介質(zhì)上進行物理銷毀。3.對聲像檔案等特殊載體檔案，應(yīng)根據(jù)其特點采用相應(yīng)的銷毀方法。（五）銷毀記錄銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在《檔案鑒定銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。同時，應(yīng)對銷毀過程進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、數(shù)量等，以備查考。七、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等情況。（二）統(tǒng)計方法1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時，如實反映檔案管理工作的實際情況。（三）統(tǒng)計報表1.定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作情況。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)包括檔案數(shù)量統(tǒng)計、檔案利用情況統(tǒng)計等內(nèi)容，報表格式應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一。八、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案的安全和完整。2.嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱檔案。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱、借閱公司/組織檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱、借閱。查閱、借閱檔案時，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并由綜合管理部門指定專人陪同。（三）利用方式1.查閱檔案：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。查閱人不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。2.借閱檔案：借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性。（四）檔案利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括查閱人姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容、借閱期限等。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查考。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.通過檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索、遠程查詢和共享利用。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司/組織現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司/組織的檔案管理信息系統(tǒng)，并進行系統(tǒng)的安裝、調(diào)試和應(yīng)用培訓(xùn)。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立健全檔案信息化數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）電子檔案管理1.電子