PAGE物業(yè)檔案存放環(huán)境制度一、總則（一）目的物業(yè)檔案是物業(yè)管理活動(dòng)的重要組成部分，它記錄了物業(yè)項(xiàng)目從規(guī)劃建設(shè)到運(yùn)營管理的全過程信息，對(duì)于保障物業(yè)的正常使用、維護(hù)業(yè)主權(quán)益、提升物業(yè)管理水平具有至關(guān)重要的作用。為確保物業(yè)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，特制定本物業(yè)檔案存放環(huán)境制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所管理的各類物業(yè)項(xiàng)目檔案的存放管理，包括但不限于物業(yè)規(guī)劃設(shè)計(jì)資料、建設(shè)工程檔案、業(yè)主及住戶資料、物業(yè)運(yùn)營管理記錄、維修保養(yǎng)檔案、財(cái)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.安全可靠原則：確保檔案存放環(huán)境能夠有效保護(hù)檔案不受損壞、丟失、篡改，防止火災(zāi)、水災(zāi)、蟲災(zāi)、霉變等災(zāi)害以及人為破壞。2.科學(xué)合理原則：依據(jù)檔案的性質(zhì)、特點(diǎn)和保存期限，合理規(guī)劃存放空間，采用科學(xué)的存放方式和設(shè)備，提高檔案管理效率。3.方便利用原則：在保證檔案安全的前提下，便于檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行日常管理、查閱和借閱，滿足公司內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位對(duì)檔案利用的需求。二、檔案存放場所要求（一）選址1.檔案存放場所應(yīng)選擇在地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的位置，避免靠近水源、火源、污染源以及易發(fā)生自然災(zāi)害的區(qū)域。2.場所周邊環(huán)境應(yīng)相對(duì)安靜，減少噪音、灰塵等對(duì)檔案的影響。（二）建筑結(jié)構(gòu)1.檔案庫應(yīng)采用堅(jiān)固耐用的建筑結(jié)構(gòu)，墻體、屋頂、地面等應(yīng)具備良好的密封性和防水性，防止雨水滲漏、地下水侵蝕以及外界灰塵、害蟲等進(jìn)入。2.庫房門應(yīng)采用防火、防盜、防潮性能良好的鐵門或木門，配備門鎖、門栓等安全設(shè)施，并能保證在緊急情況下迅速開啟。3.檔案庫內(nèi)的天花板、墻壁應(yīng)平整光滑，便于清潔和維護(hù)，減少積塵和污垢的附著。（三）面積與空間布局1.根據(jù)公司物業(yè)項(xiàng)目的規(guī)模和檔案數(shù)量，合理確定檔案存放場所的面積。檔案庫應(yīng)劃分出不同的功能區(qū)域，如檔案存儲(chǔ)區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、辦公區(qū)等，各區(qū)域之間應(yīng)保持相對(duì)獨(dú)立，避免相互干擾。2.檔案存儲(chǔ)區(qū)應(yīng)根據(jù)檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)預(yù)留一定的空間用于存放新增檔案和臨時(shí)存放待整理的檔案。3.整理區(qū)應(yīng)配備必要的辦公桌椅、檔案整理設(shè)備（如裝訂機(jī)、裁紙刀、檔案盒等），以便檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行定期整理和裝訂。4.查閱區(qū)應(yīng)設(shè)置舒適、安靜的查閱環(huán)境，配備桌椅及照明設(shè)備，方便公司內(nèi)部人員及外部相關(guān)單位查閱檔案。查閱區(qū)應(yīng)與檔案存儲(chǔ)區(qū)相對(duì)隔離，防止查閱過程中對(duì)檔案造成損壞或丟失。5.辦公區(qū)應(yīng)配備電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備，供檔案管理人員進(jìn)行日常辦公和檔案信息錄入、檢索等操作。三、溫濕度控制（一）溫度要求1.檔案存放環(huán)境的溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，溫度波動(dòng)范圍不應(yīng)超過±2℃。在此溫度范圍內(nèi)，檔案紙張、字跡等材料的物理化學(xué)性質(zhì)相對(duì)穩(wěn)定，能夠有效延長檔案的保存期限。2.夏季氣溫較高時(shí)，應(yīng)采取有效的降溫措施，如安裝空調(diào)設(shè)備、使用通風(fēng)設(shè)備等，確保檔案庫內(nèi)溫度不超過規(guī)定范圍。冬季氣溫較低時(shí)，應(yīng)注意保暖，防止庫內(nèi)溫度過低對(duì)檔案造成凍害。（二）濕度要求1.檔案存放環(huán)境的相對(duì)濕度應(yīng)控制在40%60%之間，濕度波動(dòng)范圍不應(yīng)超過±5%。適宜的濕度能夠防止檔案紙張因干燥而變脆、字跡褪色，同時(shí)避免因潮濕而發(fā)霉、生蟲。2.為保持庫內(nèi)濕度穩(wěn)定，應(yīng)配備濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，如除濕機(jī)（在濕度較高時(shí)使用）、加濕器（在濕度較低時(shí)使用）等。定期對(duì)庫內(nèi)濕度進(jìn)行監(jiān)測，記錄濕度數(shù)據(jù)，根據(jù)濕度變化及時(shí)調(diào)整設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)。（三）溫濕度監(jiān)測與記錄1.在檔案庫內(nèi)安裝溫濕度傳感器，實(shí)時(shí)監(jiān)測庫內(nèi)溫濕度變化情況。溫濕度傳感器應(yīng)安裝在庫內(nèi)不同位置，確保能夠準(zhǔn)確反映庫內(nèi)整體溫濕度狀況。2.檔案管理人員應(yīng)每天定時(shí)查看溫濕度監(jiān)測數(shù)據(jù)，并做好記錄。記錄內(nèi)容包括日期、時(shí)間、溫度、濕度等信息，記錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整。3.溫濕度記錄應(yīng)妥善保存，保存期限不少于檔案的保管期限。通過對(duì)溫濕度記錄的分析，總結(jié)溫濕度變化規(guī)律，以便及時(shí)采取相應(yīng)的調(diào)控措施，確保檔案存放環(huán)境始終處于適宜的溫濕度條件下。四、防火、防盜、防蟲、防霉措施（一）防火措施1.檔案存放場所應(yīng)按照國家相關(guān)消防法規(guī)的要求，配備必要的消防設(shè)施和器材，如滅火器、消火栓、自動(dòng)噴水滅火系統(tǒng)、火災(zāi)報(bào)警裝置等。消防設(shè)施和器材應(yīng)定期進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保其性能完好、隨時(shí)可用。2.檔案庫內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品，嚴(yán)禁使用明火。如需進(jìn)行電氣設(shè)備安裝、維修等動(dòng)火作業(yè)，必須辦理動(dòng)火審批手續(xù)，并采取相應(yīng)的防火措施，確保動(dòng)火作業(yè)安全。3.對(duì)檔案庫內(nèi)的電氣線路進(jìn)行定期檢查，確保線路安全可靠，無老化、破損、短路等現(xiàn)象。嚴(yán)禁私拉亂接電線，嚴(yán)禁使用大功率電器設(shè)備，防止因電氣故障引發(fā)火災(zāi)。4.制定火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，定期組織檔案管理人員進(jìn)行消防知識(shí)培訓(xùn)和火災(zāi)應(yīng)急演練，提高檔案管理人員的火災(zāi)應(yīng)急處置能力。在發(fā)生火災(zāi)時(shí)，能夠迅速、有效地采取措施保護(hù)檔案安全，并及時(shí)報(bào)警。（二）防盜措施1.檔案存放場所的門窗應(yīng)安裝防盜鎖具、防盜網(wǎng)等防護(hù)設(shè)施，確保門窗牢固可靠，防止外部人員非法侵入。2.在檔案庫內(nèi)安裝監(jiān)控?cái)z像頭，對(duì)檔案庫出入口、存儲(chǔ)區(qū)等關(guān)鍵部位進(jìn)行24小時(shí)實(shí)時(shí)監(jiān)控。監(jiān)控錄像應(yīng)保存一定期限，以便在發(fā)生盜竊事件時(shí)能夠提供線索。3.加強(qiáng)對(duì)檔案庫鑰匙的管理，鑰匙應(yīng)由專人保管，嚴(yán)禁隨意轉(zhuǎn)借他人。鑰匙丟失或損壞時(shí)，應(yīng)及時(shí)更換鎖具，并做好記錄。4.建立嚴(yán)格的人員出入登記制度，檔案庫非管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入。如有特殊情況需要進(jìn)入檔案庫，必須經(jīng)過相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記，注明進(jìn)入時(shí)間、事由等信息。（三）防蟲措施1.保持檔案存放環(huán)境的清潔衛(wèi)生，定期對(duì)檔案庫進(jìn)行清掃，清除灰塵、雜物等，減少害蟲滋生的環(huán)境。2.在檔案庫內(nèi)放置防蟲藥品，如樟腦丸、驅(qū)蟲劑等，但應(yīng)注意藥品的放置位置，避免與檔案直接接觸，防止對(duì)檔案造成損害。3.對(duì)新接收的檔案進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，防止攜帶害蟲進(jìn)入檔案庫。如發(fā)現(xiàn)檔案有蟲害跡象，應(yīng)及時(shí)采取隔離、熏蒸等措施進(jìn)行處理，防止蟲害擴(kuò)散。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看是否有蟲蛀現(xiàn)象。如發(fā)現(xiàn)蟲蛀檔案，應(yīng)根據(jù)蟲害的嚴(yán)重程度采取相應(yīng)的修復(fù)和防治措施，如采用物理方法（冷凍、高溫殺蟲等）或化學(xué)方法（使用殺蟲劑等）進(jìn)行處理。（四）防霉措施1.控制檔案存放環(huán)境的濕度，保持庫內(nèi)干燥通風(fēng)，是防止檔案霉變的關(guān)鍵措施。按照溫濕度控制要求，合理調(diào)節(jié)庫內(nèi)濕度，避免檔案因受潮而發(fā)霉。2.對(duì)檔案庫內(nèi)的檔案架、檔案柜等設(shè)備進(jìn)行定期清潔和消毒，防止霉菌滋生?？墒褂脤I(yè)的消毒劑或防霉劑進(jìn)行擦拭、噴灑，確保設(shè)備表面清潔衛(wèi)生。3.對(duì)于易受潮的檔案，如紙質(zhì)檔案、照片檔案等，應(yīng)采用密封包裝或防潮措施進(jìn)行保存。如使用防潮檔案盒、干燥劑等，防止水分侵入檔案。4.定期檢查檔案是否有發(fā)霉現(xiàn)象，如發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。對(duì)于輕度發(fā)霉的檔案，可采用干燥、擦拭等方法進(jìn)行清潔；對(duì)于嚴(yán)重發(fā)霉的檔案，應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和保存價(jià)值，采取修復(fù)、復(fù)制等措施進(jìn)行搶救。五、檔案存放設(shè)備要求（一）檔案架、檔案柜1.檔案架、檔案柜應(yīng)選用堅(jiān)固耐用、防火、防潮、防蟲的材質(zhì)制作，如優(yōu)質(zhì)鋼材、木質(zhì)（經(jīng)過防火、防潮處理）等。2.檔案架、檔案柜的規(guī)格應(yīng)根據(jù)檔案的尺寸和存放要求進(jìn)行合理設(shè)計(jì)，確保檔案能夠整齊、有序地存放。檔案架的層數(shù)、檔案柜的抽屜數(shù)量等應(yīng)便于檔案的分類存放和查找。3.檔案架、檔案柜應(yīng)安裝牢固，穩(wěn)定性好，防止傾倒造成檔案損壞。檔案架之間應(yīng)保持適當(dāng)?shù)拈g距，便于檔案管理人員進(jìn)行日常操作和通風(fēng)換氣。（二）存儲(chǔ)介質(zhì)及設(shè)備1.對(duì)于電子檔案，應(yīng)配備專用的存儲(chǔ)設(shè)備，如硬盤、磁帶、光盤等，并定期進(jìn)行備份。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)存放在專門的存儲(chǔ)柜中，存儲(chǔ)柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等功能。2.電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的使用記錄，記錄設(shè)備的使用情況、維護(hù)情況等信息。3.定期對(duì)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備性能良好，數(shù)據(jù)安全可靠。如發(fā)現(xiàn)存儲(chǔ)設(shè)備出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)和恢復(fù)。六、檔案整理與存放規(guī)范（一）檔案分類1.物業(yè)檔案應(yīng)按照類別進(jìn)行詳細(xì)分類，如可分為物業(yè)規(guī)劃建設(shè)檔案、物業(yè)運(yùn)營管理檔案、業(yè)主及住戶檔案、財(cái)務(wù)檔案等。每個(gè)大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如物業(yè)規(guī)劃建設(shè)檔案可分為項(xiàng)目立項(xiàng)文件、規(guī)劃設(shè)計(jì)圖紙、施工圖紙、竣工驗(yàn)收資料等。2.檔案分類應(yīng)遵循科學(xué)性、系統(tǒng)性、實(shí)用性原則，便于檔案的管理和查找利用。分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，但可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整和完善。（二）檔案編號(hào)1.為便于檔案的識(shí)別和管理，應(yīng)對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性，能夠準(zhǔn)確反映檔案的類別、年度、保管期限等信息。2.檔案編號(hào)可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的編碼方式，編碼規(guī)則應(yīng)簡單明了、易于記憶和操作。例如，可按照“類別代碼+年度+流水號(hào)”的方式進(jìn)行編號(hào)，如“PW2023001”，其中“PW”表示物業(yè)檔案類別代碼，“2023”表示年度，“001”表示流水號(hào)。（三）檔案裝訂1.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照一定的規(guī)格和要求進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱和保存。裝訂材料可選用線、膠水等，不得使用金屬釘?shù)纫咨P的材料。2.檔案裝訂時(shí)，應(yīng)將文件材料整理整齊，去除金屬物、訂書釘?shù)?，按照順序排列，并在左?cè)或左上角進(jìn)行裝訂。裝訂后的檔案應(yīng)在首頁附上檔案封面，封面應(yīng)注明檔案名稱、編號(hào)、類別、年度、保管期限等信息。（四）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序存放在檔案架或檔案柜中，同一類別的檔案應(yīng)集中存放，便于查找和管理。2.對(duì)于不同保管期限的檔案，應(yīng)分別存放，便于區(qū)分和管理。保管期限較長的檔案應(yīng)存放在底層或較為安全的位置，保管期限較短的檔案可存放在上層或易于取用的位置。3.檔案存放應(yīng)遵循“上輕下重、左高右低”的原則，避免檔案因存放不當(dāng)而損壞。同時(shí)，應(yīng)在檔案架或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)范圍等信息，便于快速定位和查找檔案。七、檔案查閱與借閱管理（一）查閱管理1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的及查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《檔案查閱申請(qǐng)表》，在檔案庫內(nèi)查找相應(yīng)檔案，并將檔案提供給查閱人員。查閱人員應(yīng)在檔案查閱區(qū)進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出查閱區(qū)。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。查閱過程中如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。摘錄、復(fù)制的檔案內(nèi)容應(yīng)妥善保管，不得用于與工作無關(guān)的目的。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究查閱人員的責(zé)任。（二）借閱管理1.公司內(nèi)部人員或外部相關(guān)單位因特殊原因需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《檔案借閱申請(qǐng)表》，將借閱的檔案整理好，辦理借閱登記手續(xù)，注明借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、編號(hào)、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，并要求借閱人簽字確認(rèn)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。4.檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、涂改等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求借閱人承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。同時(shí)，應(yīng)將檔案借閱情況記錄在案，作為檔案管理工作的重要參考資料。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)物業(yè)檔案存放環(huán)境制度的貫徹執(zhí)行，確保制度的有效實(shí)施。2.制定檔案管理工作計(jì)劃和目標(biāo)，組織檔案管理人員開展檔案管理工作，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估。3.負(fù)責(zé)檔案存放場所的規(guī)劃、建設(shè)和管理，合理配置檔案管理設(shè)備和資源，保障檔案存放環(huán)境符合要求。4.審核檔案查閱、借閱申請(qǐng)，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，對(duì)檔案管理工作中的違規(guī)行為進(jìn)行糾正和處理。5.組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、存放等日常管理工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.按照溫濕度控制要求，定期監(jiān)測檔案存放環(huán)境的溫濕度情況，及時(shí)調(diào)整溫濕度設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)，做好溫濕度記錄。3.負(fù)責(zé)檔案庫的安全管理，定期檢查消防設(shè)施、防盜設(shè)備、防蟲防霉藥品等的使用情況，并做好記錄。加強(qiáng)對(duì)檔案庫鑰匙的管理，嚴(yán)格執(zhí)行人員出入登記制度。4.根據(jù)檔案查閱、借閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱、借閱登記工作。對(duì)查閱、借閱歸還的檔案進(jìn)行檢查核對(duì)，確保檔案安全完整。5.負(fù)