PAGE案件檔案管理相關(guān)制度一、總則（一）目的為加強公司案件檔案的管理，確保案件檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于案件的查詢、利用和后續(xù)處理，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及案件的部門和人員在案件處理過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的案件檔案管理部門或指定專人負責(zé)案件檔案的集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實準(zhǔn)確原則案件檔案應(yīng)如實反映案件處理的全過程，內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，不得擅自篡改或偽造。3.完整齊全原則涵蓋案件從受理、調(diào)查、處理到結(jié)案等各個環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，保證檔案的完整性。4.安全保密原則采取必要的安全保密措施，防止案件檔案泄露、丟失或損壞，確保檔案信息安全。二、案件檔案的分類與編號（一）分類1.民事案件檔案包括各類合同糾紛、侵權(quán)糾紛、婚姻家庭糾紛等民事案件的相關(guān)材料。2.刑事案件檔案涉及公司員工或與公司相關(guān)的刑事犯罪案件的卷宗資料。3.行政案件檔案如公司面臨的行政處罰、行政復(fù)議等行政案件的文件記錄。4.勞動爭議案件檔案有關(guān)勞動糾紛、勞動仲裁等方面的檔案材料。（二）編號1.編號規(guī)則采用年份+案件類別代碼+流水號的方式進行編號。例如，2023M001表示2023年的民事案件，流水號為001。2.具體說明年份：取案件發(fā)生年份的后兩位數(shù)字。案件類別代碼：M代表民事案件，C代表刑事案件，A代表行政案件，L代表勞動爭議案件。流水號：按照案件受理的先后順序依次編排，從001開始遞增。三、案件檔案的收集與整理（一）收集要求1.各案件承辦部門在案件處理過程中，應(yīng)及時收集與案件相關(guān)的各種文件、資料、證據(jù)等，并按照檔案管理的要求進行整理。2.收集的材料應(yīng)包括但不限于：案件受理通知書、起訴狀（或起訴書）、答辯狀、證據(jù)材料、庭審記錄、裁判文書、執(zhí)行文書等。3.對于涉及電子文件的案件，承辦部門應(yīng)確保電子文件的完整性和可讀性，并按照規(guī)定進行存儲和備份。（二）整理方法1.分類整理按照案件類別和時間順序，對收集到的材料進行分類，確保同一案件的材料集中在一起。2.編目排序?qū)γ恳活惏讣n案進行編目，編制目錄清單，注明文件名稱、日期、頁碼等信息，并按照重要性和時間順序?qū)ξ募M行排序。3.裝訂成冊對于紙張材料較多的案件，應(yīng)進行裝訂成冊，確保整齊、牢固，便于查閱和保管。四、案件檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.案件承辦部門在案件處理完畢后，應(yīng)及時將整理好的案件檔案移交至公司案件檔案管理部門。2.檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)對檔案的完整性、準(zhǔn)確性進行檢查，核對無誤后辦理歸檔手續(xù)。3.歸檔時，應(yīng)在檔案封面和目錄上注明案件編號、案件名稱、當(dāng)事人信息、歸檔日期等內(nèi)容，并將檔案存放在專門的檔案柜中。（二）保管期限1.民事案件檔案一般保管期限為[X]年，涉及重大經(jīng)濟糾紛或可能對公司產(chǎn)生長期影響的案件，保管期限為[X]年。2.刑事案件檔案保管期限為[X]年，對于涉及公司核心機密或可能引發(fā)后續(xù)法律問題的案件，保管期限為[X]年。3.行政案件檔案保管期限為[X]年，重要行政案件的保管期限為[X]年。4.勞動爭議案件檔案保管期限為[X]年，涉及集體勞動爭議或?qū)緞趧庸芾碛兄匾獏⒖純r值的案件，保管期限為[X]年。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)配備專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管的要求。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照編號順序排列，便于查找和管理。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。4.對于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備進行備份，并定期進行數(shù)據(jù)恢復(fù)測試，防止數(shù)據(jù)丟失。五、案件檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱案件檔案的，應(yīng)填寫《案件檔案查閱申請表》，注明查閱目的、案件編號、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的查閱場所，為查閱人員提供必要的查閱條件，并對查閱過程進行監(jiān)督。3.查閱人員只能查閱與本人工作相關(guān)的案件檔案內(nèi)容，不得擅自摘抄、復(fù)制或傳播檔案信息。如需摘抄或復(fù)制部分內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并在指定地點進行。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱案件檔案的，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并填寫《案件檔案借閱申請表》，注明借閱單位或個人信息、借閱目的、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的案件檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換文件。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案。4.檔案管理部門應(yīng)對借閱情況進行登記，跟蹤檔案的歸還情況，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、案件檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)與接觸案件檔案的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對案件檔案的查閱、借閱等情況進行嚴(yán)格登記，記錄查閱和借閱人員的信息、時間、內(nèi)容等，以便進行監(jiān)控和追溯。3.在檔案整理、存儲和傳輸過程中，采取加密、備份等技術(shù)手段，防止檔案信息泄露。4.對涉及公司商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的案件檔案，應(yīng)進行特殊標(biāo)識和管理，嚴(yán)格限制知悉范圍。（二）安全管理1.檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全存儲。2.定期對檔案管理設(shè)備和設(shè)施進行檢查和維護，確保其正常運行。3.加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案安全事故的發(fā)生。4.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等緊急情況時的應(yīng)對措施，確保能夠及時有效地保護檔案安全。七、案件檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的案件檔案進行鑒定，根據(jù)案件的性質(zhì)、重要程度、后續(xù)影響等因素，確定檔案的存毀價值。2.對于仍具有查考利用價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對于已失去保存意義的檔案，應(yīng)及時進行銷毀。（二）鑒定程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和法律專業(yè)人員組成。2.鑒定小組對擬銷毀的案件檔案進行逐一審查，提出鑒定意見，并填寫《案件檔案鑒定表》。3.經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，確定最終的銷毀檔案清單。（三）銷毀方法1.對確定銷毀的案件檔案，應(yīng)采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。