PAGE檔案保存規(guī)則制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護，特制定本規(guī)則制度規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)則制度規(guī)范適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、歸檔、保管、利用、銷毀等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映公司/組織各項活動的真實情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集公司/組織在各項工作中形成的具有保存價值的文件材料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則在確保檔案安全和保密的前提下，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司/組織各項工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實施公司/組織檔案管理制度規(guī)范。2.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等日常管理工作。3.指導和監(jiān)督各部門的檔案工作，對兼職檔案員進行業(yè)務(wù)培訓。4.開發(fā)檔案信息資源，編制檔案檢索工具和參考資料，為公司/組織提供檔案信息服務(wù)。5.負責檔案庫房的安全管理，確保檔案實體安全。6.參與公司/組織重大活動和重要項目的文件材料收集、整理和歸檔工作。（二）各部門職責1.各部門負責人為本部門檔案管理工作的第一責任人，負責組織本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作，并指定專人作為兼職檔案員，負責具體實施。2.兼職檔案員應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時將本部門形成的文件材料進行分類整理，定期移交檔案管理部門歸檔。3.各部門在工作中應(yīng)嚴格遵守檔案管理制度規(guī)范，確保文件材料的形成、流轉(zhuǎn)符合要求，為檔案管理工作提供準確、完整的原始資料。（三）員工職責1.員工應(yīng)積極配合檔案管理工作，妥善保管好自己在工作中形成的文件材料，按照規(guī)定及時移交。2.在檔案利用過程中，應(yīng)嚴格遵守檔案借閱、使用規(guī)定，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。3.發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或隱患時，應(yīng)及時向檔案管理部門報告。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、終止過程中形成的各類文件材料，包括章程、協(xié)議、批復、決議等。2.公司/組織各項業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料，如合同、訂單、報告、報表、計劃、總結(jié)等。3.公司/組織行政管理活動中形成的文件材料，如公文、會議紀要、通知、通報、請示、批復等。4.公司/組織財務(wù)活動中形成的文件材料，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。5.公司/組織人力資源管理活動中形成的文件材料，如員工檔案、招聘資料、培訓記錄、考核結(jié)果等。6.公司/組織科研、技術(shù)開發(fā)活動中形成的文件材料，如項目立項報告、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、技術(shù)成果等。7.公司/組織基本建設(shè)活動中形成的文件材料，如工程規(guī)劃、設(shè)計圖紙、施工文件、竣工驗收報告等。8.公司/組織對外宣傳、文化活動中形成的文件材料，如宣傳資料、影像資料、活動記錄等。9.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確文件材料的收集范圍和責任人，確保文件材料及時、完整地收集。2.對于重要會議、重大活動、重要項目等形成的文件材料，應(yīng)在活動結(jié)束后及時收集整理，確保文件材料的準確性和完整性。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。4.電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的分類、編號、排列和編目等管理工作。（四）整理方法1.分類根據(jù)檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案劃分為不同的類別。一般可分為文書檔案、科技檔案、會計檔案人力資源檔案、聲像檔案等。2.編號為便于檔案的管理和查找，對每一類檔案進行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴展性的原則。3.排列按照一定的順序?qū)n案進行排列，如時間順序、重要程度等。4.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，以便快速查找和利用檔案。四、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.科技檔案應(yīng)在項目結(jié)束后三個月內(nèi)完成歸檔工作。3.會計檔案應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定定期歸檔。4.人力資源檔案應(yīng)隨時歸檔。5.聲像檔案應(yīng)在活動結(jié)束后及時整理歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對整理好的檔案進行初步審核，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.填寫檔案移交清單，注明檔案的類別、數(shù)量、起止時間等信息。3.將檔案移交清單及檔案一并送交檔案管理部門。4.檔案管理部門對接收的檔案進行再次審核，核對無誤后辦理簽收手續(xù)，并將檔案入庫保管。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合國家標準的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。2.檔案裝具應(yīng)堅固耐用，便于存放和查找檔案。3.檔案盒應(yīng)按照檔案分類編號順序排列，在盒脊上標明檔案類別、編號、起止時間等信息。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、編號順序存放，便于查找和利用。2.對重要、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復制備份等。3.定期對檔案進行清查核對，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準確無誤。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復或復制，保證檔案的完整和可讀。5.嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織檔案管理制度規(guī)范。2.服務(wù)公司/組織原則檔案利用工作應(yīng)圍繞公司/組織的中心工作，為公司決策、業(yè)務(wù)開展、歷史研究等提供支持。3.安全保密原則在檔案利用過程中，應(yīng)確保檔案信息的安全保密，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人、檔案管理部門負責人和公司/組織分管領(lǐng)導審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可為其提供檔案復制服務(wù)。復制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人審批，并注明復制用途。復制的檔案應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用要求1.利用者應(yīng)在檔案管理部門指定的場所查閱、借閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定場所。2.查閱、借閱檔案時，應(yīng)愛護檔案，不得涂改、損毀、標記、抽換、轉(zhuǎn)借檔案。3.如需摘錄、引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明出處。4.檔案利用完畢后，應(yīng)及時歸還檔案管理部門，辦理歸還手續(xù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，一般每[X]年進行一次全面鑒定。2.價值評估原則根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，對檔案的保存價值進行綜合評估。3.慎重銷毀原則對經(jīng)過鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)嚴格按照規(guī)定程序進行銷毀，確保檔案信息不被泄露。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成。鑒定小組負責對檔案進行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實性、完整性和準確性。2.檔案與公司/組織當前工作和未來發(fā)展的關(guān)系。3.檔案的歷史價值和現(xiàn)實意義。4.檔案的密級和保密期限。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負責人、公司/組織分管領(lǐng)導審批后，報上級主管部門備案。3.按照審批后的《檔案銷毀清冊》，對檔案進行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。八、檔案的統(tǒng)計與信息化管理（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和公司/組織領(lǐng)導報送，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準確、完整，不得虛報、瞞報、漏報。（二）信息化管理1.推進檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。2.對