PAGE酒店保安檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)酒店保安隊(duì)伍建設(shè)，規(guī)范保安檔案管理，確保保安人員信息準(zhǔn)確、完整，便于工作開(kāi)展與管理決策，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店全體保安人員檔案的管理。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映保安人員的實(shí)際情況。2.完整性原則：涵蓋保安人員從入職到離職的各類(lèi)相關(guān)信息。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)保安人員的個(gè)人隱私和敏感信息。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)保安人員的工作變動(dòng)和發(fā)展情況及時(shí)更新檔案。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫。2.身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式（手機(jī)號(hào)碼、電子郵箱）。3.家庭住址、緊急聯(lián)系人姓名及聯(lián)系方式。（二）入職信息1.入職申請(qǐng)表：包括應(yīng)聘崗位、期望薪資、到崗時(shí)間等。2.入職登記表：詳細(xì)記錄入職日期、入職渠道、學(xué)歷、畢業(yè)院校、專(zhuān)業(yè)等。3.入職體檢報(bào)告：確保保安人員身體健康，符合工作崗位要求。（三）培訓(xùn)記錄1.新員工入職培訓(xùn)：培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間、考核成績(jī)等。2.崗位技能培訓(xùn)：如消防安全培訓(xùn)、應(yīng)急處置培訓(xùn)等，記錄培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)講師、培訓(xùn)效果評(píng)估。3.外部培訓(xùn)記錄：參加外部專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)的相關(guān)資料，包括培訓(xùn)證書(shū)、培訓(xùn)總結(jié)等。（四）工作經(jīng)歷1.酒店內(nèi)部工作崗位變動(dòng)記錄：起始時(shí)間、崗位名稱(chēng)、變動(dòng)原因等。2.工作表現(xiàn)記錄：包括日常工作任務(wù)完成情況、工作失誤及處理結(jié)果、受到的表?yè)P(yáng)與獎(jiǎng)勵(lì)等。3.考勤記錄：詳細(xì)記錄出勤、遲到、早退、曠工等情況。（五）考核評(píng)價(jià)1.月度考核：考核時(shí)間、考核項(xiàng)目（工作態(tài)度、工作能力、工作業(yè)績(jī)等）、考核得分、考核評(píng)語(yǔ)。2.年度考核：年度綜合考核結(jié)果、優(yōu)秀/合格/不合格評(píng)定、績(jī)效獎(jiǎng)金發(fā)放依據(jù)。（六）獎(jiǎng)懲記錄1.獎(jiǎng)勵(lì)記錄：獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)間、獎(jiǎng)勵(lì)原因、獎(jiǎng)勵(lì)類(lèi)型（如口頭表?yè)P(yáng)、書(shū)面表彰、獎(jiǎng)金獎(jiǎng)勵(lì)等）。2.處罰記錄：處罰時(shí)間、處罰原因、處罰類(lèi)型（警告、罰款、停職等）。（七）證件資料1.身份證復(fù)印件。2.學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件。3.保安從業(yè)資格證書(shū)復(fù)印件。4.其他相關(guān)證書(shū)復(fù)印件（如消防培訓(xùn)合格證等）。（八）勞動(dòng)合同及協(xié)議1.勞動(dòng)合同文本：包括合同期限、工作內(nèi)容、勞動(dòng)報(bào)酬、社會(huì)保險(xiǎn)等條款。2.保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議（如有）。（九）離職信息1.離職申請(qǐng)表：離職原因、預(yù)計(jì)離職日期等。2.離職交接記錄：交接時(shí)間、交接內(nèi)容、交接人及接收人簽字。3.離職證明：注明離職日期、工作崗位等信息。三、檔案建立與收集（一）建立流程1.新保安人員入職時(shí)，人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)發(fā)放入職申請(qǐng)表和入職登記表，保安人員應(yīng)如實(shí)填寫(xiě)。2.入職人員將填寫(xiě)完整的表格及相關(guān)證件資料一并提交給人力資源部門(mén)，人力資源部門(mén)進(jìn)行初步審核，確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤后，將相關(guān)資料移交至保安檔案管理部門(mén)。3.保安檔案管理部門(mén)收到資料后，按照檔案內(nèi)容分類(lèi)整理，建立個(gè)人檔案，并為每個(gè)檔案編號(hào)，確保檔案編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將涉及保安人員的相關(guān)資料提交至保安檔案管理部門(mén)，如培訓(xùn)記錄、工作表現(xiàn)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。2.資料提交應(yīng)注明日期、事件詳情等關(guān)鍵信息，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.保安人員個(gè)人如有新的證書(shū)獲取、工作變動(dòng)等情況，應(yīng)主動(dòng)向保安檔案管理部門(mén)提交相關(guān)資料，以便及時(shí)更新檔案。四、檔案整理與歸檔（一）整理原則1.根據(jù)檔案內(nèi)容的類(lèi)別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，確保檔案資料有序排列。2.對(duì)于同一類(lèi)別的資料，應(yīng)按照重要程度和時(shí)間先后順序依次排列。3.每份資料應(yīng)清晰標(biāo)注日期、標(biāo)題、來(lái)源等關(guān)鍵信息，便于查找和查閱。（二）歸檔方式1.紙質(zhì)檔案：按照檔案編號(hào)順序依次裝入檔案盒，在檔案盒封面標(biāo)注檔案類(lèi)別、年份等信息。2.電子檔案：建立電子檔案庫(kù)，按照檔案編號(hào)建立文件夾，將每份檔案資料的電子版本存儲(chǔ)在相應(yīng)文件夾中，并命名清晰，便于檢索。同時(shí)，建立電子檔案索引目錄，記錄檔案編號(hào)、檔案名稱(chēng)、存儲(chǔ)路徑等信息，方便快速查找電子檔案。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.保安檔案管理部門(mén)工作人員可根據(jù)工作需要查閱保安人員檔案。2.酒店人力資源部門(mén)、安全管理部門(mén)負(fù)責(zé)人因工作原因可查閱相關(guān)保安人員檔案，但需填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱原因和查閱范圍。3.酒店高層管理人員因特殊工作需要查閱保安人員檔案時(shí)，需經(jīng)保安檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，并填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表。（二）查閱流程1.查閱人員填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱原因、查閱檔案編號(hào)及范圍等信息。2.將申請(qǐng)表提交至保安檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。3.審批通過(guò)后，查閱人員在保安檔案管理部門(mén)工作人員的陪同下查閱檔案，查閱過(guò)程中不得擅自涂改、抽取、損壞檔案資料。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)在查閱登記表上簽字確認(rèn)查閱情況。（三）借閱權(quán)限1.因工作需要借閱保安人員檔案的，僅限于酒店內(nèi)部相關(guān)部門(mén)，且需經(jīng)保安檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，需提前向保安檔案管理部門(mén)申請(qǐng)并說(shuō)明原因。（四）借閱流程1.借閱人員填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱原因、借閱檔案編號(hào)及范圍、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.將申請(qǐng)表提交至保安檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。3.審批通過(guò)后，借閱人員在保安檔案管理部門(mén)工作人員處辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案，并在借閱登記表上簽字確認(rèn)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上進(jìn)行任何標(biāo)記或損壞。5.借閱期滿(mǎn)，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，保安檔案管理部門(mén)工作人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員責(zé)任。六、檔案保管與保密（一）保管要求1.保安檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案保管場(chǎng)所，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。3.對(duì)于超過(guò)保管期限的檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行妥善處理，不得隨意丟棄或銷(xiāo)毀。（二）保密措施1.保安檔案管理部門(mén)工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露保安人員的個(gè)人隱私和敏感信息。2.檔案查閱和借閱過(guò)程中，查閱人員和借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員。3.對(duì)于涉及保安人員隱私的檔案資料，如個(gè)人聯(lián)系方式、家庭住址等，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱和使用范圍，確需使用的，應(yīng)經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審批。4.如因工作需要對(duì)外提供保安人員相關(guān)信息的，必須經(jīng)過(guò)保安檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，并報(bào)酒店高層管理人員批準(zhǔn)，同時(shí)確保信息提供符合法律法規(guī)要求。七、檔案更新與維護(hù)（一）定期更新1.保安檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行更新，確保檔案內(nèi)容的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。一般每季度對(duì)檔案進(jìn)行一次全面檢查和更新。2.對(duì)于保安人員的工作變動(dòng)、培訓(xùn)情況、考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲記錄等信息，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更新，確保檔案與實(shí)際情況相符。（二）動(dòng)態(tài)維護(hù)1.各部門(mén)在日常工作中發(fā)現(xiàn)保安人員有新的工作表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況等信息時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知保安檔案管理部門(mén)進(jìn)行更新。2.保安人員個(gè)人如有信息變更，如聯(lián)系方式、家庭住址等，應(yīng)在變更后[X]個(gè)工作日內(nèi)通知保安檔案管理部門(mén)，以便及時(shí)更新檔案。3.保安檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)酒店的發(fā)展和管理需要，適時(shí)調(diào)整檔案內(nèi)容和管理方式，確保檔案管理工作與酒店整體運(yùn)營(yíng)相適應(yīng)。八、檔案銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.檔案保管期限屆滿(mǎn)，且已無(wú)保存價(jià)值的。2.因不可抗力等原因?qū)е聶n案損壞、丟失，無(wú)法修復(fù)且已無(wú)利用價(jià)值的。3.經(jīng)酒店高層管理人員批準(zhǔn)，需要銷(xiāo)毀的其他檔案。（二）銷(xiāo)毀流程1.保安檔案管理部門(mén)提出檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)，注明銷(xiāo)毀檔案的類(lèi)別、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息。2.將申請(qǐng)?zhí)峤恢辆频隀n案管理委員會(huì)審批，檔案管理委員會(huì)應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)銷(xiāo)毀申請(qǐng)進(jìn)行審核，確保銷(xiāo)毀檔案符合銷(xiāo)