PAGE檔案管理5項(xiàng)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本檔案管理5項(xiàng)制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)往來(lái)，確保檔案的完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.便于利用原則：檔案管理應(yīng)遵循方便利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案的查閱效率，滿足公司/組織內(nèi)部各部門及員工對(duì)檔案信息的需求。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立檔案管理部門，作為檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)全公司/組織的檔案管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理負(fù)責(zé)接收、收集公司/組織各部門形成的各類檔案材料，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案的齊全、完整。按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，編制檔案目錄和檢索工具，便于檔案的查找和利用。2.檔案保管負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，確保檔案庫(kù)房的環(huán)境符合檔案保管要求，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，保障檔案的安全。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。3.檔案利用服務(wù)建立檔案利用制度，為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案利用手續(xù)，做好利用登記和跟蹤反饋工作。根據(jù)利用需求，對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制、摘錄等加工處理，為利用者提供便利。4.檔案鑒定與銷毀按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，提出檔案存毀意見。對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，確保銷毀過程的合規(guī)性和檔案信息的安全性。5.檔案信息化管理負(fù)責(zé)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，將檔案目錄和重要檔案信息錄入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索利用。定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、制度、規(guī)定，會(huì)議記錄、紀(jì)要，工作計(jì)劃、總結(jié)，人事檔案、勞動(dòng)合同等。2.財(cái)務(wù)檔案：涵蓋會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，財(cái)務(wù)預(yù)算、決算資料，審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。3.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類，如銷售業(yè)務(wù)檔案包括銷售合同、訂單、客戶資料等；采購(gòu)業(yè)務(wù)檔案包括采購(gòu)合同、供應(yīng)商資料、采購(gòu)訂單等；生產(chǎn)業(yè)務(wù)檔案包括生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、產(chǎn)品質(zhì)量記錄等。4.技術(shù)檔案：包含研發(fā)項(xiàng)目資料、技術(shù)方案、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、專利文件等。5.基建檔案：涉及公司/組織基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等全過程的文件資料，如可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、工程決算等。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用層次分類編號(hào)法，由全宗號(hào)、年度號(hào)、類別號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)組成。2.全宗號(hào)：由公司/組織檔案管理部門統(tǒng)一編制，用于標(biāo)識(shí)本公司/組織的檔案全宗。3.年度號(hào)：采用公元紀(jì)年，以四位數(shù)字表示，如“2023”代表2023年度形成的檔案。4.類別號(hào)：根據(jù)檔案分類方案，用大寫字母或數(shù)字表示各類檔案的類別，如“A”代表行政檔案，“B”代表財(cái)務(wù)檔案等。5.案卷號(hào)：按照檔案整理的順序，對(duì)每一類檔案中的案卷進(jìn)行編號(hào)，用三位數(shù)字表示，不足三位的前面補(bǔ)零。6.件號(hào)：在案卷內(nèi)，對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，用兩位數(shù)字表示，不足兩位的前面補(bǔ)零。例如：某份行政檔案的編號(hào)為：[全宗號(hào)][2023][A][001][01]，表示該檔案屬于本公司/組織全宗，2023年度形成的行政檔案類別下的第1個(gè)案卷中的第1份文件。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案材料的收集工作，按照檔案管理部門規(guī)定的時(shí)間和要求，定期將本部門形成的檔案材料移交至檔案管理部門。2.檔案收集范圍包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像資料等各種形式的材料。各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，都應(yīng)及時(shí)收集歸檔。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案材料，相關(guān)部門應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)整理并移交檔案管理部門，確保檔案的完整性和及時(shí)性。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案材料后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。整理工作包括區(qū)分全宗、年度、類別，對(duì)檔案進(jìn)行分類、裝訂、編頁(yè)、編號(hào)、編目等。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)使用A4規(guī)格的紙張，采用左側(cè)裝訂方式，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件。3.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理存儲(chǔ)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并建立相應(yīng)的電子索引和目錄。4.聲像檔案應(yīng)按照形成時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，同時(shí)編寫文字說(shuō)明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，并進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)。五、檔案的保管與保護(hù)（一）檔案保管場(chǎng)所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮（濕）、防蟲、防火、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、除濕機(jī)、空調(diào)、滅火器、防蟲藥品等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的損害。（二）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本公司/組織、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案，主要是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案。短期保管的檔案：保管期限為5年以下的檔案，主要是反映公司/組織一般性業(yè)務(wù)活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司/組織有參考價(jià)值的檔案。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，并做好記錄。（三）檔案保護(hù)措施1.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)字跡褪色、紙張破損等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施進(jìn)行處理，確保檔案的可讀性和完整性。2.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。同時(shí)，要定期對(duì)電子檔案進(jìn)行病毒查殺和維護(hù)，確保電子檔案的安全性。3.對(duì)聲像檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查，確保磁帶、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)的質(zhì)量和可讀性。對(duì)于重要的聲像檔案，應(yīng)進(jìn)行多套備份，并分別存放于不同的地點(diǎn)。六、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供必要的檔案信息服務(wù)。2.檔案利用應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供準(zhǔn)確、完整的檔案資料，不得故意隱瞞或提供虛假信息。（二）利用方式1.查閱：公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要查閱檔案的，可到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，查閱者不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等，確保檔案的安全和完整。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名（或部門）、利用時(shí)間、利用目的、檔案名稱及數(shù)量、歸還時(shí)間等信息。利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案的存毀意見。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單，并將清單提交給檔案鑒定工作小組。2.檔案鑒定工作小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷（件）審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，提出檔案的存毀意見。3.檔案管理部門根據(jù)檔案鑒定工作小組的鑒定意見，編制檔案鑒定報(bào)告，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀。（四）銷毀程序1.檔案銷毀前，檔案管理部門應(yīng)填寫檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門共同實(shí)施。銷毀過程中，應(yīng)確保檔案信息的徹底銷毀，防止檔案信息泄露