PAGE巡查整改檔案歸集制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司巡查整改工作的規(guī)范化管理，確保巡查整改檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于查閱、利用和監(jiān)督檢查，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部開展的各類巡查整改工作所涉及檔案資料的歸集、整理、保管和利用。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映巡查整改工作的全過程，確保內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋巡查整改工作各個(gè)環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，不得遺漏重要信息。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行整理、歸檔，保證檔案格式、內(nèi)容等符合要求。4.保密性原則：對涉及公司機(jī)密的檔案資料，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、檔案歸集責(zé)任分工（一）巡查組職責(zé)1.負(fù)責(zé)巡查工作中各類原始記錄、文件、資料的收集和初步整理。2.對巡查過程中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行詳細(xì)記錄，形成巡查問題清單，并及時(shí)提交給被巡查部門或單位。3.跟蹤被巡查部門或單位對巡查問題的整改情況，收集整改過程中的相關(guān)資料，如整改方案、整改報(bào)告、支撐材料等。（二）被巡查部門或單位職責(zé)1.按照巡查組要求，及時(shí)提供與巡查問題相關(guān)的各類文件、資料、數(shù)據(jù)等。2.制定切實(shí)可行的整改方案，明確整改措施、責(zé)任人和整改期限，并報(bào)巡查組備案。3.在整改過程中，定期向巡查組匯報(bào)整改進(jìn)展情況，提交整改報(bào)告及相關(guān)支撐材料。4.負(fù)責(zé)本部門或單位整改檔案資料的整理、分類和初步歸集工作，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。（三）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定巡查整改檔案歸集的具體標(biāo)準(zhǔn)和流程，并指導(dǎo)巡查組和被巡查部門或單位做好檔案資料的收集和整理工作。2.對巡查組和被巡查部門或單位提交的檔案資料進(jìn)行審核，確保資料符合歸檔要求。3.負(fù)責(zé)巡查整改檔案的集中統(tǒng)一保管，建立健全檔案管理制度，確保檔案安全。4.按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。三、檔案歸集范圍（一）巡查工作文件1.巡查工作方案、計(jì)劃、通知等。2.巡查組人員組成及分工文件。（二）巡查原始記錄1.巡查工作記錄，包括巡查時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題等詳細(xì)情況。2.與被巡查部門或單位人員的談話記錄、會(huì)議記錄等。（三）巡查問題清單1.經(jīng)巡查組梳理形成的問題清單，明確問題描述、問題性質(zhì)、涉及部門或單位等。2.對問題清單的審核、確認(rèn)文件。（四）被巡查部門或單位整改資料1.整改方案，包括整改目標(biāo)、整改措施、責(zé)任分工、整改期限等。2.整改報(bào)告，詳細(xì)說明整改完成情況、取得的成效、未完成整改問題的原因及下一步計(jì)劃等。3.整改支撐材料，如文件、報(bào)表、數(shù)據(jù)、圖片、證明材料等，用于佐證整改措施的落實(shí)和整改效果。（五）整改過程中的其他重要資料1.整改工作中的會(huì)議紀(jì)要、工作簡報(bào)等。2.整改過程中的監(jiān)督檢查記錄，包括對整改工作的跟蹤檢查情況、發(fā)現(xiàn)的新問題及處理結(jié)果等。3.與整改工作相關(guān)的往來文件、函件等。四、檔案歸集流程（一）資料收集1.巡查組在巡查工作結(jié)束后，及時(shí)將巡查過程中形成的各類原始記錄、文件、資料進(jìn)行收集整理。2.被巡查部門或單位在接到巡查問題清單后，按照整改工作要求，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)收集、整理與整改相關(guān)的各類資料，并提交給巡查組。（二）初步整理1.巡查組對收集到的資料進(jìn)行初步分類、排序，剔除無關(guān)資料，確保資料的關(guān)聯(lián)性和有效性。2.被巡查部門或單位對本部門或單位的整改資料進(jìn)行分類整理，按照整改方案、整改報(bào)告、支撐材料等類別進(jìn)行歸集，并編制資料目錄。（三）審核提交1.巡查組將初步整理后的資料提交給檔案管理部門進(jìn)行審核。檔案管理部門按照檔案歸集標(biāo)準(zhǔn)和要求，對資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性進(jìn)行審核，對不符合要求的資料及時(shí)反饋給巡查組，要求補(bǔ)充或完善。2.被巡查部門或單位在完成整改資料的初步整理后，將整理好的資料提交給巡查組，由巡查組統(tǒng)一提交給檔案管理部門審核。（四）集中歸檔1.經(jīng)審核合格的檔案資料，由檔案管理部門按照檔案保管期限、類別等進(jìn)行集中統(tǒng)一歸檔。2.檔案管理部門建立巡查整改檔案目錄索引，便于快速查找和利用檔案資料。五、檔案整理規(guī)范（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照巡查工作階段分為巡查準(zhǔn)備、巡查實(shí)施、巡查結(jié)果反饋、整改落實(shí)等類別。2.按照問題性質(zhì)分為黨風(fēng)廉政建設(shè)、財(cái)務(wù)管理、業(yè)務(wù)管理、內(nèi)部管理等類別。3.按照資料類型分為文件、記錄、報(bào)表、圖片等類別。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“年度+類別+順序號(hào)”的方式。例如，2023年黨風(fēng)廉政建設(shè)類的第一份檔案編號(hào)為2023DF001。2.類別代碼按照上述分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行設(shè)定，如DF代表黨風(fēng)廉政建設(shè)，CW代表財(cái)務(wù)管理等。（三）裝訂要求1.紙質(zhì)檔案資料應(yīng)采用A4紙張打印或復(fù)印，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不缺頁。2.對于大于A4紙張的資料，應(yīng)折疊成A4大小后裝訂；對于小于A4紙張的資料，應(yīng)粘貼在A4紙上后裝訂。（四）編目要求1.檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)、頁數(shù)等內(nèi)容。2.題名應(yīng)準(zhǔn)確概括檔案資料的主要內(nèi)容，日期應(yīng)填寫檔案資料形成的具體日期，保管期限應(yīng)按照規(guī)定確定，密級(jí)應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容的敏感程度標(biāo)注。六、檔案保管期限（一）永久保管1.涉及公司重大決策、重要資產(chǎn)處置、關(guān)鍵人事任免等具有長遠(yuǎn)歷史價(jià)值和查考利用價(jià)值的檔案資料。2.反映公司巡查整改工作全貌，對公司未來發(fā)展具有重要指導(dǎo)意義的檔案資料。（二）定期保管1.保管期限為30年的檔案資料，主要包括公司一般性巡查整改工作中形成的具有一定歷史價(jià)值和查考利用價(jià)值的文件、記錄等。2.保管期限為10年的檔案資料，主要包括巡查整改工作中形成的時(shí)效性較強(qiáng)、查考利用價(jià)值相對較低的文件、記錄等。（三）保管期限的確定與調(diào)整1.檔案管理部門根據(jù)檔案資料的性質(zhì)、內(nèi)容和重要程度，按照本制度規(guī)定的保管期限標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的保管期限。2.對于保管期限已屆滿的檔案資料，檔案管理部門應(yīng)定期進(jìn)行鑒定，根據(jù)鑒定結(jié)果決定是否繼續(xù)保存或銷毀。如需調(diào)整保管期限，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行審批。七、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱巡查整改檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給檔案管理部門。2.涉及公司機(jī)密的檔案資料，查閱申請人還需經(jīng)公司保密管理部門審批同意。（二）查閱流程1.檔案管理部門收到《檔案查閱申請表》后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，符合查閱條件的，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。2.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定場所。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用限制1.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。如需引用檔案資料，應(yīng)注明檔案來源。2.檔案資料僅供查閱人員在本次查閱目的范圍內(nèi)使用，不得用于其他任何目的。未經(jīng)檔案管理部門同意，查閱人員不得擅自復(fù)制、傳播、轉(zhuǎn)讓檔案資料。八、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)。2.對涉及公司機(jī)密的檔案資料，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管、限制查閱權(quán)限等措施，防止信息泄露。3.在檔案查閱、利用過程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱人員遵守保密規(guī)定，對違反保密制度的行為及時(shí)進(jìn)行制止和糾正。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案資料的安全存放。2.定期對檔案保管設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施正常運(yùn)行。3.加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案資料的安全。九、檔案銷毀（一）銷毀條件1.保管期限屆滿且已失去保存價(jià)值的檔案資料。2.因保管不善等原因?qū)е聶n案資料損壞、變質(zhì)，無法繼續(xù)保存的。3.按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定需要銷毀的檔案資料。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對保管期限屆滿的檔案資料進(jìn)行清理，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)同