PAGE團員發(fā)展檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司/組織團員隊伍建設，規(guī)范團員發(fā)展檔案管理工作，確保團員發(fā)展工作的嚴肅性、公正性和規(guī)范性，依據(jù)相關法律法規(guī)及共青團組織的有關規(guī)定，結合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內團員發(fā)展檔案的建立、管理、查閱、借閱及銷毀等工作。（三）基本原則1.真實性原則：團員發(fā)展檔案應如實記錄團員發(fā)展過程中的各項信息，確保檔案內容真實可靠。2.完整性原則：檔案應涵蓋團員發(fā)展的各個環(huán)節(jié)，包括入團申請書、團組織推薦意見、培養(yǎng)考察記錄、入團志愿書等，保證檔案資料完整。3.保密性原則：嚴格保護團員個人信息及檔案內容，未經授權不得泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范，確保檔案格式、內容填寫等符合要求。二、檔案內容（一）入團申請書申請人應如實填寫個人基本情況、對團的認識、入團動機、本人經歷及家庭主要成員情況等，表達自己加入共青團的決心和愿望。（二）團組織推薦意見團支部應認真考察申請人的政治素質、思想品德、學習工作表現(xiàn)等，對其是否具備入團條件提出推薦意見，并注明推薦時間。（三）培養(yǎng)考察記錄1.培養(yǎng)聯(lián)系人意見：培養(yǎng)聯(lián)系人應定期與申請人進行談話，了解其思想、學習和工作情況，填寫培養(yǎng)考察意見，記錄培養(yǎng)過程中的表現(xiàn)及發(fā)展變化。2.團支部考察意見：團支部應定期對申請人進行全面考察，綜合培養(yǎng)聯(lián)系人意見及其他方面表現(xiàn)，形成團支部考察意見，明確是否同意其入團。（四）入團志愿書1.個人基本信息：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、家庭出身、本人成分、文化程度、職業(yè)、現(xiàn)所在單位、入團介紹人等。2.入團志愿：申請人應再次闡述入團動機、對團的認識及今后努力方向等。3.支部大會決議：團支部召開支部大會，討論申請人入團問題，應如實記錄會議情況及決議內容，包括應到會人數(shù)、實到會人數(shù)、表決結果等。4.上級團委審批意見：上級團委對團支部上報的入團材料進行審批，簽署審批意見，明確是否批準其入團。（五）其他相關材料如團員證、團內獎勵證書復印件、參加團的活動記錄等，可作為團員發(fā)展檔案的補充材料，豐富檔案內容。三、檔案建立與整理（一）檔案建立1.申請人向團支部提交入團申請書后，團支部應及時將其納入培養(yǎng)考察對象，并指定培養(yǎng)聯(lián)系人。2.培養(yǎng)聯(lián)系人按照要求定期填寫培養(yǎng)考察記錄，團支部根據(jù)培養(yǎng)情況形成考察意見。3.經團支部大會討論通過后，申請人填寫入團志愿書，支部大會決議及相關材料一并上報上級團委審批。4.上級團委批準入團后，團支部應及時將入團志愿書及相關材料整理歸檔，建立團員發(fā)展檔案。（二）檔案整理1.檔案材料應按照上述內容順序進行排列，確保檔案資料的邏輯性和連貫性。2.每份材料應使用A4紙打印或復印，左側裝訂，裝訂應牢固整齊。3.檔案應編制頁碼，標注在每頁材料的右下角，便于查閱和管理。4.建立檔案目錄，清晰記錄檔案內容的類別、名稱、日期等信息，方便查找和核對。四、檔案管理職責（一）團支部職責1.負責團員發(fā)展檔案的收集整理工作，確保檔案材料齊全、完整。按照規(guī)定的時間和要求，將檔案材料及時上報上級團委。2.對團員發(fā)展檔案進行日常管理，妥善保管檔案，防止檔案丟失、損壞或泄密。3.根據(jù)工作需要，配合上級團委查閱、借閱團員發(fā)展檔案。（二）上級團委職責1.負責指導團支部做好團員發(fā)展檔案管理工作，制定相關管理制度和工作流程。2.審核團支部上報的團員發(fā)展檔案，對不符合要求的檔案提出整改意見。3.負責團員發(fā)展檔案的集中保管和統(tǒng)一管理，建立檔案管理臺賬，記錄檔案的接收、查閱、借閱、銷毀等情況。4.定期對團員發(fā)展檔案管理工作進行檢查和評估，總結經驗，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。五、檔案查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱團員發(fā)展檔案的，應填寫《團員發(fā)展檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等，經所在部門負責人簽字同意后，報上級團委審批。2.上級團委批準后，查閱人應在指定地點查閱檔案，查閱過程中不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱結束后，查閱人應及時將檔案歸還，并在《團員發(fā)展檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱團員發(fā)展檔案的，應填寫《團員發(fā)展檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經所在部門負責人和上級團委負責人簽字批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱人應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損或擅自復制。3.借閱期限屆滿，借閱人應按時歸還檔案，如因特殊情況需要延期借閱的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。六工作流程（一）團員發(fā)展流程1.宣傳動員：通過公司/組織內部公告、會議等形式，宣傳共青團的性質、宗旨和任務，動員符合條件的青年積極申請入團。2.申請人提交資料：申請人向所在團支部提交入團申請書，同時提供個人基本信息及相關證明材料。3.團支部審核推薦：團支部對申請人的資料進行審核，了解其基本情況和入團動機。認為符合條件的，確定為入團積極分子，并指定培養(yǎng)聯(lián)系人，填寫團組織推薦意見。4.培養(yǎng)考察：培養(yǎng)聯(lián)系人定期與入團積極分子進行談話，了解其思想、學習和工作情況，填寫培養(yǎng)考察記錄。團支部每季度對入團積極分子進行一次考察，形成考察意見。5.確定發(fā)展對象：經過一段時間的培養(yǎng)考察，團支部認為入團積極分子具備入團條件的，確定為發(fā)展對象，并進行公示，公示期不少于[X]個工作日。6.填寫入團志愿書：發(fā)展對象在入團介紹人的指導下，認真填寫入團志愿書，如實反映個人情況和入團志愿。7.支部大會討論：團支部召開支部大會，討論發(fā)展對象的入團問題。應到會有表決權的團員人數(shù)超過半數(shù)方可召開會議。會議主要議程包括：發(fā)展對象匯報個人情況、入團介紹人介紹發(fā)展對象情況、支部委員會報告對發(fā)展對象的審查情況、團員發(fā)表意見、進行表決等。支部大會應形成支部大會決議，注明應到會人數(shù)、實到會人數(shù)、表決結果等。8.上級團委審批：團支部將支部大會決議及相關材料上報上級團委審批。上級團委在收到材料后[X]個工作日內進行審批，審批通過的批準其入團，審批不通過的說明理由。9.入團宣誓：經上級團委批準入團的青年，由團支部組織進行入團宣誓儀式，頒發(fā)團員證。10.檔案建立：團支部將入團申請書、團組織推薦意見、培養(yǎng)考察記錄、入團志愿書、支部大會決議、上級團委審批意見等材料整理歸檔，建立團員發(fā)展檔案。（二）檔案管理流程1.檔案收集：團支部按照團員發(fā)展流程，及時收集團員發(fā)展過程中的各項材料，確保檔案資料齊全。2.檔案整理：對收集到的檔案材料進行分類、排序、裝訂，編制頁碼和目錄，使其符合檔案管理要求。3.檔案移交：團支部將整理好的團員發(fā)展檔案定期移交上級團委，辦理移交手續(xù)，填寫《團員發(fā)展檔案移交登記表》。4.檔案保管：上級團委設立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設備，對團員發(fā)展檔案進行妥善保管，確保檔案安全。5.檔案查閱與借閱：因工作需要查閱或借閱團員發(fā)展檔案的，按照本制度規(guī)定的查閱與借閱流程辦理相關手續(xù)。查閱或借閱結束后，及時歸還檔案，并做好記錄。6.檔案檢查與評估：上級團委定期對團員發(fā)展檔案管理工作進行檢查，檢查內容包括檔案資料的完整性、準確性、規(guī)范性，檔案保管情況，查閱與借閱手續(xù)執(zhí)行情況等。同時，對檔案管理工作進行評估，總結經驗，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。7.檔案銷毀：對于超過保管期限、失去保存價值或因其他原因需要銷毀的團員發(fā)展檔案，由上級團委提出銷毀意見，報公司/組織相關領導批準后，按照規(guī)定的程序進行銷毀，并填寫《團員發(fā)展檔案銷毀登記表》。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.嚴格限制接觸團員發(fā)展檔案的人員范圍，只有經過授權的人員才能查閱、借閱檔案。2.對檔案管理人員進行保密教育，明確保密責任，簽訂保密協(xié)議，防止檔案信息泄露。3.在檔案查閱、借閱過程中，采取必要的保密措施，如限制查閱地點、要求查閱人不得泄露檔案內容等。（二）安全管理1.檔案保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保檔案安全。2.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如檔案損壞、字跡褪色等，應及時采取修復或復制等措施。3.加強對檔案管理人員的安全意識教育，提高其安全防范能力，防止因人為疏忽導致檔案安全事故。八、檔案信息化管理（一）建立電子檔案逐步建立團員發(fā)展檔案電子數(shù)據(jù)庫，將紙質檔案內容進行數(shù)字化掃描錄入，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲和管理。電子檔案應與紙質檔案內容一致，并按照檔案管理要求進行分類、編號、存儲。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入與編輯：檔案管理人員可通過系統(tǒng)錄入、編輯團員發(fā)展檔案信息，確保信息準確、完整。2.查詢與統(tǒng)計：授權人員可通過系統(tǒng)查詢團員發(fā)展檔案信息，并進行相關統(tǒng)計分析，如團員發(fā)展數(shù)量、年齡結構、分布情況等，為團員隊伍建設提供數(shù)據(jù)支持。3.權限管理：設置不同的用戶權限，對檔案查閱、借閱、修改等操作進行嚴格控制，確保檔案信息安全。4.備份與恢復：定期對電子檔案進行備份，存儲在安全的存儲介質上，并制定數(shù)據(jù)恢復計劃，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）與紙質檔案的銜接1.電子檔案應與紙質檔案相互對應，在檔案查閱、借閱等工作中，可根據(jù)實際情況同時提供紙質檔案和電子檔案。2.檔案管理人員應定期核對紙質檔案與電子檔案的一致性，發(fā)現(xiàn)問題及時進行調整和修正。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司/組織內部設立監(jiān)督機構，定期對團員發(fā)展檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合相關規(guī)定和要求。2.接受團員及群眾的監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行調查處理，并將處理結果向相關